Office Admin

• Giám sát thực hiện kế hoạch bảo trì định kỳ cho các thiết bị, máy móc văn phòng: Máy lạnh, máy phát điện dự phòng, máy in, TV, Tủ lạnh, tủ mát, hệ thống mạng, nhận diện  gương mặt, hệ thống điện nước văn phòng (sử dụng dịch vụ bảo trì từ các nhà cung cấp)
• Chủ động giám sát tình trạng vật lý của văn phòng (sơn tường, điện nước, khu nhà vệ sinh, không gian sinh hoạt chung: bếp, phòng họp, kho…, nội thất văn phòng: bàn ghế..) và trực tiếp điều phối các đơn vị sửa chữa khi có sự cố phát sinh.
• Lập checklist theo dõi; dán nhãn, cập nhật mã tài sản phục vụ việc kiểm kê tài sản công ty hằng năm.
• Giám sát Bảo vệ Đêm: Kiểm tra nhật ký ca trực, sổ bàn giao tài sản và đảm bảo quy trình tuần tra an ninh buổi tối tại văn phòng được thực hiện nghiêm túc.
• Giám sát Vệ sinh: Thiết lập và kiểm soát việc thực hiện checklist vệ sinh hàng ngày. Đảm bảo khu vực làm việc, khu vực công cộng, toilet luôn đạt tiêu chuẩn sạch sẽ cao nhất. Quản lý định mức vật tư tiêu hao (giấy, nước rửa tay, hóa chất vệ sinh).
• Quản lý và thực hiện các quy trình cấp phát và thu hồi tài sản (Laptop, thiết bị phục vụ công việc) cho nhân viên mới và nhân viên thôi việc
• Dán nhãn, cập nhật mã tài sản và thực hiện kiểm kê thực tế định kỳ 6 tháng/ lần để đảm bảo không thất thoát; đề xuất sửa chữa để đảm bảo trang thiết bị trong tình trạng sử dụng tốt
• Quản lý kho đồng phục: Đăng ký size, cấp phát cho nhân viên khi thực hiện dự án và thu hồi đồng phục khi kết thúc dự án. Sử dụng dịch vụ giặt ủi để đảm bảo đồng phục trong tình trạng sạch sẽ
• Quản lý cấp phát kho vật dụng: Văn phòng phẩm phục vụ công việc; nón, khăn lạnh: phục vụ dự án.
• Phối hợp HR team tổ chức tiệc mừng sinh nhật hàng tháng cho nhân viên.
• Chủ trì việc trang trí văn phòng theo các chủ đề mùa (Tết Nguyên Đán, Giáng Sinh, Trung Thu) nhằm tạo không khí làm việc hứng khởi.
• Quản lý và sắp xếp phòng họp;
• Hậu cần cho các cuộc họp nội bộ, hội thảo và các sự kiện tại văn phòng công ty.
• Quản lý thư từ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát công văn bưu phẩm đi/đến và lưu trữ hồ sơ; trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại đến và kết nối đúng phòng ban
• Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại văn phòng: ứng viên phỏng vấn, khách hàng, nhà cung cấp...
• Chịu trách nhiệm kiểm tra và quản lý chi phí hành chính văn phòng: điện, nước, điện thoại, chuyển phát nhanh, grab, taxi, nước uống……
• Quản lý dịch vụ di chuyển: Quản trị tài khoản Grab for Business: Thêm/xóa nhân viên, cài đặt hạn mức, đối soát chuyến đi và xuất hóa đơn VAT hàng tháng.
• Thực hiện công tác nhân sự cơ bản: Tổng hợp chấm công; thao tác FaceID Thêm/xóa nhân viên; post các thông báo liên quan đến văn phòng: group nội bộ và email; Hỗ trợ các công việc khác trong khả năng khi có yêu cầu từ quản lý trực tiếp.

●      Trình độ học vấn: Trung cấp trở lên

●      Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự

●      Năng động, nhiệt huyết, hoà đồng và có trách nhiệm với công việc

●      Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng

QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

●      Được thưởng hiệu xuất làm việc nếu hoàn thành công việc/ KPI cá nhân

●      Được đi du lịch hàng năm/ chương trình Teambuilding

●      Được tham gia BHXH, BHYT, Bảo hiểm tai nạn 24/24, Bảo hiểm sức khỏe và các chế độ phúc lợi khác của Công ty

●      Được hưởng các chế độ phúc lợi theo luật quy định và các chế độ khác như: sinh nhật, quà 8/3, đám cưới, sinh con, quà quốc tế thiếu nhi và giáng sinh cho trẻ em…

●      Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và năng động.