Operation Assistant for CEO

1. Mục tiêu vị trí:

Đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, hỗ trợ CEO ra quyết định nhanh và đúng, quản lý hệ thống báo giá chuyên nghiệp – phản ánh đúng chất lượng dịch vụ Mars Group.

2. Trách nhiệm chính

Function 1 – Quản lý Hệ thống Báo giá (Pricing Management)

• Xây dựng & vận hành: Database báo giá chuẩn hóa cho toàn bộ sản phẩm/dịch vụ Mars Group

• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo mọi báo giá đúng giá, đúng mô tả, đúng điều khoản theo chuẩn Mars Group

• Cập nhật liên tục: Theo dõi biến động giá thị trường, cập nhật pricing kịp thời

Function 2 – Vận hành Hệ thống Báo giá & Hỗ trợ Sales

• Xử lý báo giá: Tiếp nhận yêu cầu từ Sales, tra cứu hệ thống & xuất báo giá nhanh – đúng – chuẩn theo hệ thống Mars Group

• Follow đến khi WIN: Theo dõi vòng lặp báo giá với Sales team, đảm bảo không có inquiry nào bị “rợi”

• Báo cáo tăng trưởng: Tổng hợp số liệu Sales định kỳ, cung cấp báo cáo phân tích cho CEO ra quyết định

Function 3 – Hỗ trợ CEO & Điều phối nội bộ

• Quản lý lịch & tài liệu: Chuẩn bị tài liệu họp, ghi chép, follow-up quyết định CEO

• Kết nối nội bộ: Là cầu nối giữa CEO và các bộ phận theo tinh thần CREATE CONNECTION

• Báo cáo định kỳ: Tổng hợp số liệu báo giá, tỷ lệ chốt deal, doanh thu cho CEO

Function 4 – Cải tiến Quy trình (Kaizen)

• SOP hóa: Chuẩn hóa quy trình báo giá, proposal, customer care

• Đề xuất cải tiến: Theo phương pháp Kaizen/Yokoten của Mars Group

• Quản lý tài liệu: Lưu trữ hợp đồng, báo giá, SOP theo hệ thống dễ truy xuất

• Kiến thức : Tốt Nghiêp loại Khá Giỏi – Ưu tiên loại giỏi các ngành Quản Tri Kinh Doanh, Maketing, phân tich dữ liệu, Supply chain

• Kinh nghiệm: 2+ năm ở vị trí Operation, Admin, hoặc Coordinator trong môi trường doanh nghiệp

• Production & Pricing: Có kinh nghiệm xử lý báo giá hoặc production management (bất kỳ ngành nào)

• Excel/Google Sheets: Thành thạo – xây dựng database, formula, pivot table

• Tư duy hệ thống: Làm việc có quy trình, biết SOP hóa công việc

• Tiếng Anh: Đọc hiểu email và tài liệu doanh nghiệp

Ưu tiên cộng điểm

•      Từng làm việc với khách hàng B2B (Insurance, Banking, Corporate)

•      Có kinh nghiệm hỗ trợ CEO / C-level executives

•      Biết sử dụng phần mềm CRM hoặc hệ thống quản lý đơn hàng

•      Có tư duy và đã làm trong ngành dịch vụ Khách Hàng

•      Thành Thạo sử dụng các công cụ AIO, Claude…

Tính cách & Phong cách làm việc phù hợp

•      Cẩn thận & tỉ mỉ – không để sót lỗi trong báo giá, tài liệu

•      Kiên nhẫn & ổn định – làm tốt cả công việc lặp đi lặp lại

•      Có cấu trúc – sắp xếp công việc rõ ràng, deadline không bị trễ

•      Chủ động – không chờ được giao việc, tự nhìn thấy vấn đề và giải quyết

•      Kín đáo & đáng tin cậy – xử lý thông tin nhạy cảm có trách nhiệm

•      Chịu áp lực công việc và luôn có tư duy Học hỏi cầu tiếBạn KHÔNG phù hợp nếu...

•      Thích công việc sáng tạo tự do, không thích quy trình

•      Làm việc theo cảm hứng, thiếu tính kỷ luật

•      Cần được nhắc việc thường xuyên

•      Không thoải mái với môi trường làm việc có áp lực tốc độ