Phó Giám Đốc phụ trách Văn phòng Nội nghiệp (công ty tổng thầu)

Chức danh: Phó Giám Đốc phụ trách Văn phòng Nội nghiệp

Bộ phận: Nội nghiệp của Công ty tổng thầu (thuộc chủ đầu tư Tân Á Đại Thành)

Báo cáo cho: Ban Giám đốc

Địa điểm làm việc: Tại văn phòng công ty Tòa nhà Tân Á Đại Thành - ngõ 207 Lạc Long Quân, Tây Hồ, HN

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Quản lý công tác hồ sơ – nội nghiệp dự án

• Tổ chức quản lý toàn bộ hồ sơ dự án: pháp lý, kỹ thuật, chất lượng, hợp đồng
• Kiểm soát việc lập, lưu trữ, cập nhật hồ sơ nội nghiệp từ các dự án
• Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và đồng bộ của hồ sơ phục vụ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán
• Chuẩn hóa biểu mẫu hồ sơ nội nghiệp

2. Quản lý công tác thanh quyết toán

• Kiểm soát hồ sơ thanh toán, quyết toán với chủ đầu tư
• Tổng hợp khối lượng, giá trị thanh toán từ các dự án
• Phối hợp với Ban Kinh tế – Đấu thầu và Tài chính để đảm bảo dòng tiền
• Theo dõi công nợ, tiến độ thanh toán

3. Quản lý hợp đồng & pháp lý nội bộ

• Kiểm soát hệ thống hợp đồng kinh tế (chủ đầu tư, thầu phụ, nhà cung cấp)
• Rà soát điều khoản hợp đồng, đảm bảo tuân thủ
• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, cảnh báo rủi ro
• Phối hợp xử lý phát sinh, tranh chấp hợp đồng

4. Tổng hợp & báo cáo điều hành

• Tổng hợp báo cáo từ các dự án: tiến độ, chi phí, chất lượng, thanh toán
• Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị (dashboard)
• Cung cấp dữ liệu phục vụ Ban lãnh đạo ra quyết định
• Đảm bảo tính chính xác và kịp thời của số liệu

5. Quản lý hệ thống & quy trình nội nghiệp

• Xây dựng, hoàn thiện quy trình nội nghiệp
• Chuẩn hóa hệ thống dữ liệu, biểu mẫu
• Triển khai các công cụ quản lý (ERP, DMS…)
• Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy trình tại các dự án

6. Điều phối hỗ trợ Ban điều hành dự án

• Là đầu mối hỗ trợ nội nghiệp cho các Ban điều hành tại công trường
• Giải quyết các vướng mắc về hồ sơ, thủ tục
• Phối hợp với các Ban: Kế hoạch tiến độ, Kinh tế đấu thầu, QA/QC

1. YÊU CẦU:

Trình độ

• Đại học trở lên chuyên ngành: Xây dựng, Kinh tế xây dựng, Quản lý dự án, Luật

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 8–10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng
• Ít nhất 3–5 năm ở vị trí quản lý nội nghiệp/QAQC/QS/hợp đồng
• Ưu tiên đã làm tại tổng thầu hoặc chủ đầu tư BĐS

Kiến thức

• Am hiểu hồ sơ pháp lý, hồ sơ chất lượng, hồ sơ thanh quyết toán
• Nắm vững hợp đồng xây dựng, quy định pháp luật
• Hiểu quy trình thi công và quản lý dự án

Kỹ năng

• Tổ chức, quản lý hệ thống hồ sơ
• Phân tích, tổng hợp dữ liệu
• Kiểm soát chi tiết và tuân thủ
• Điều phối đa phòng ban
• Lãnh đạo đội nhóm
• Thành thạo: Excel, Word, PowerPoint, phần mềm chuyên môn

2. QUYỀN LỢI:

-          Mức lương đánh giá theo năng lực của ứng viên

-          Hỗ trợ chi phí ăn trưa

-          Thưởng tháng lương 13, thưởng theo kết quả làm việc, thưởng các ngày Lễ trong năm.

-          Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN

-          Đầy đủ các chế độ: hiếu hỉ, ốm đau, thai sản,…

-          Được khám sức khỏe định kỳ hàng năm và tham gia các sự kiện của Tập đoàn

-          Được chiết khấu cao khi mua các sản phẩm của Tập đoàn

-          Được tài trợ chi phí (vé máy bay, lưu trú, ăn uống, đi lại) khi đi công tác nếu có

-          Chính sách thưởng dành cho con CBNV khi đạt thành tích học tập tốt

-          Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và nhiều cơ hội thăng tiến

-          Thời gian làm việc: 8h-17h từ thứ 2 – sáng thứ 7