PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (mạnh về quản trị hành chính - UP 50M)

Job Description

Báo cáo trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

1. Hỗ trợ công tác tham mưu tư vấn chung toàn phòng (20%)

• Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc lập kế hoạch, điều phối và theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các nhóm (Hành chính- lễ tân, Pháp chế, Phát triển mặt bằng, Vận chuyển, ...).

• Giám sát chất lượng, tính tuân thủ, chi phí và rủi ro vận hành của từng nhóm; chủ động đề xuất biện pháp điều chỉnh, cải tiến kịp thời.

• Tham mưu xây dựng, cập nhật hệ thống quy trình, quy chế, định mức chi phí và chuẩn hóa biểu mẫu hành chính – nhân sự toàn hệ thống.

• Tham mưu phương án xử lý các vấn đề phát sinh mang tính liên phòng ban hoặc hệ thống, đặc biệt trong các hoạt động hành chính chuỗi (tài sản, vận chuyển, mặt bằng, PCCC…).

2. Phụ trách quản lý hoạt động hành chính chung (80%)

a. Hành chính tổng hợp

• Giám sát và thúc đẩy tiến độ công việc của các nhóm trong phòng như: tài sản, đội xe – vận chuyển, lễ tân, văn thư, hợp đồng dịch vụ, an ninh – vệ sinh – PCCC.

• Phối hợp kiểm soát chi phí hành chính, đảm bảo hoạt động tiết kiệm – minh bạch – đúng quy trình.

• Tham gia thẩm định các đề xuất mua sắm, thuê – cải tạo – nghiệm thu mặt bằng văn phòng & cửa hàng.

b. Quan hệ lao động & pháp chế

• Tham gia tư vấn, xử lý các tình huống liên quan đến kỷ luật, khiếu nại, tranh chấp lao động.

• Phối hợp pháp chế trong việc rà soát hợp đồng, quy định, chính sách có liên quan đến người lao động và vận hành hành chính.

c. Cải tiến hệ thống & chuyển đổi số

• Phối hợp triển khai các dự án số hóa ERP cùng với phòng CNTT đảm bảo tiến độ và tính đồng bộ dữ liệu.

• Tổng hợp, phân tích báo cáo định kỳ; đề xuất hướng cải thiện hiệu suất hành chính – nhân sự toàn công ty.

* Quyền lợi và chế độ

• Thu nhập: cạnh tranh và thương lượng mức đãi ngộ cao với các ứng viên tiềm năng.
• Xét tăng lương định kỳ hàng năm; tháng lương 13 +++++
• Nghỉ phép 12 ngày/năm, nghỉ Lễ theo quy định của Luật lao động.
• Tham gia đầy đủ các chế độ theo quy định của nhà nước + các phúc lợi riêng của công ty.
• Được tham gia các chương trình sự kiện, du xuân, nghỉ mát, teambuiding, CLB thể thao
• Trang bị thiết bị, công cụ làm việc đầy đủ
• Chính sách ưu đãi theo chế độ CBNV khi mua các sản phẩm công ty
• Địa điểm làm việc: 31 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội
• Thời gian làm việc: 8h-17h (Thứ 2- sáng thứ 7)

Job Requirement

1. Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Hành chính, Kinh tế, Luật hoặc tương đương.

• Tối thiểu 5–7 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, uu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp bán lẻ/thời trang/FMCG quy mô >700 nhân sự.

2. Kiến thức & kỹ năng

• Hiểu biết toàn diện về hành chính tổng hợp, quản lý tài sản, hợp đồng, PCCC.

• Thành thạo Excel, PowerPoint, phần mềm ERP/HRM, có tư duy hệ thống và khả năng phân tích dữ liệu.

• Kỹ năng điều phối – giám sát – lập kế hoạch – giao tiếp đa phòng ban tốt.

• Tư duy quản trị tốt.