Purchasing Executive

Key Responsibilities/ Trách Nhiệm Chính:

1.     Receive and process domestic and oversea purchasing requests from relevant departments.
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mua hàng trong nước và nước ngoài từ các bộ phận liên quan.

2.     Source, evaluate, and negotiate with suppliers to obtain the best terms in price, quality, and delivery.
Tìm kiếm, đánh giá và đàm phán với nhà cung cấp để đạt được điều kiện tối ưu về giá, chất lượng và thời gian giao hàng.

3.     Check and confirm prices, quantities, CBM, and delivery schedules with suppliers.
Kiểm tra và xác nhận giá, số lượng, số khối và thời gian giao hàng với nhà cung cấp.

4.     Manage product sampling and evaluations for approval.
Quản lý việc lấy mẫu và đánh giá mẫu để phê duyệt sản phẩm.

5.     Issue purchase orders (POs) and ensure all orders comply with company policies and contractual requirements.
Lập đơn đặt hàng (PO) và đảm bảo tất cả đơn đặt hàng tuân thủ chính sách công ty và yêu cầu hợp đồng.

6.     Manage contract documentation, including supplier contracts, amendments, and renewals.
Quản lý hồ sơ hợp đồng, bao gồm hợp đồng với nhà cung cấp, các phụ lục và gia hạn.

7.     Obtain and verify supplier Certificate of Origin (CO) documents and other required import/export documents.
Thu thập và xác minh giấy chứng nhận xuất xứ (CO) từ nhà cung cấp và các chứng từ xuất/nhập khẩu khác theo yêu cầu.

8.     Manage the shipping plan for overseas containers, including container allotment and coordination with logistics providers.
Quản lý kế hoạch vận chuyển container quốc tế, bao gồm phân bổ container và phối hợp với các đơn vị logistics.

9.     Consolidate orders, optimize shipment plans, and reduce costs.
Gộp đơn hàng, tối ưu kế hoạch vận chuyển và giảm chi phí.

10.  Collaborate with internal departments (such as PMC, warehouse, and quality control) to ensure smooth material flow and timely delivery for production, goods inspection and accuarte payment processing.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban nội bộ (như PMC, kho và QC) để đảm bảo dòng chảy nguyên vật liệu thông suốt và giao hàng kịp tiến độ sản xuất, kiểm tra hàng hóa và xử lý thanh toán chính xác.

11.  Track, monitor, and transparently report purchase progress; provide timely and consistent updates to the PMC team on material purchasing commitments.
Theo dõi, giám sát và báo cáo minh bạch tiến độ mua hàng; kịp thời và thường xuyên cập nhật cho bộ phận PMC về các cam kết mua nguyên vật liệu.

12.  Monitor supplier performance, monitor order process and resolve any issues related to quality, quantity, delivery delays, or disputes.
Giám sát hiệu suất của nhà cung cấp, giám sát tiến độ đơn hàng và xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng, số lượng, chậm giao hàng hoặc tranh chấp.

13.  Maintain accurate purchasing records and supplier data in the company system.
Duy trì dữ liệu mua hàng và thông tin nhà cung cấp chính xác trong hệ thống công ty.

14.  Prepare purchasing reports and analysis to support decision-making by management.
Chuẩn bị báo cáo và phân tích mua hàng để hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định.

15.  Perform other tasks as assigned by the direct manager.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp.

Qualifications/ Bằng cấp yêu cầu

·           Bachelor’s degree in Business Administration, Supply Chain, or related field

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Chuỗi cung ứng hoặc các ngành liên quan

·           Minimum 1–2 years of experience in purchasing or procurement

Ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng hoặc thu mua

·           Strong negotiation, communication, and supplier management skills

Kỹ năng đàm phán, giao tiếp và quản lý nhà cung cấp tốt

·           Proficiency in Microsoft Office and ERP systems

Thành thạo Microsoft Office và hệ thống ERP

·           Good command of English (speaking, reading, and writing)

Sử dụng tiếng Anh tốt (nói, đọc và viết)

·           Ability to work under pressure and meet deadlines

Khả năng làm việc dưới áp lực và hoàn thành đúng thời hạn