Purchasing Supervisor

JOB PURPOSE

Manage and lead all raw material sourcing and procurement activities to ensure continuous supply for production, cost optimization, and stable quality. Ensure all purchased materials and suppliers comply with applicable food safety, quality, and regulatory requirements, while maintaining sustainable supplier relationships aligned with the company’s financial strategy.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Procurement Planning & Supply Assurance

Review weekly/monthly sales forecast and production plan to prepare procurement plan Ensure 100% material availability to support production schedule

Handle urgent and small-lot orders within defined lead time (≤ 24–48 hours for urgent cases) Monitor supplier delivery and ensure on-time delivery ≥ target KPI (e.g., 95%)

Escalate any risk of delay or shortage within 24 hours

Supplier Management, Evaluation & Negotiation

Source and qualify suppliers based on quality, cost, delivery, and compliance criteria Conduct supplier evaluation at least annually (or quarterly for critical suppliers) Maintain and update Approved Supplier List (ASL) with full documentation

Ensure 100% of suppliers are approved before purchasing Negotiate to achieve cost saving targets (e.g., 3–5% annually)

Monitor supplier performance and implement corrective actions for underperforming suppliers

Quality & Compliance Control

Ensure 100% incoming materials are inspected according to QC requirements Ensure materials meet specifications, COA/COC, and regulatory requirements Handle supplier non-conformance within 3 working days

Issue and follow up Supplier Corrective Action Requests (SCAR) Support traceability within 2–4 hours when required

Risk Management & Supply Continuity

Identify critical materials and maintain minimum 2 qualified suppliers Maintain safety stock levels as defined by planning

Monitor market price trends and report significant fluctuation (±5–10%) Develop contingency plans for supply disruption

Internal Coordination & Reporting

Submit weekly/monthly procurement reports (status, risks, price changes) Coordinate with Accounting to ensure on-time payment for key suppliers Work with Planning to align supply vs demand

Support QC and R&D for material qualification

Process Improvement & Compliance

Ensure all procurement follows standard workflow (PR → RFQ → PO → GRN) Maintain 100% documentation completeness for audit

Participate in internal/external audits with zero major non-conformities Continuously improve procurement efficiency (lead time, cost, supplier base)

Team Management

Manage daily activities of purchasing team (task allocation, follow-up) Ensure team achieves defined KPIs

Train and develop team competency (supplier handling, negotiation) Resolve escalated supplier issues

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Quản lý và điều hành hoạt động mua nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cung ứng liên tục cho sản xuất, tối ưu chi phí và ổn định chất lượng. Đảm bảo nguyên vật liệu và nhà cung cấp tuân thủ các yêu cầu về an toàn thực phẩm, chất lượng và quy định hiện hành, đồng thời duy trì mối quan hệ bền vững phù hợp với chiến lược tài chính của công ty.

NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM

Procurement Planning & Supply Assurance

Xem xét forecast/kế hoạch sản xuất hàng tuần/tháng Đảm bảo không gián đoạn sản xuất

Xử lý đơn hàng gấp trong 24–48h Theo dõi giao hàng đạt ≥ KPI Báo cáo rủi ro trong 24h

Supplier Management, Evaluation & Negotiation

Đánh giá NCC theo QCDS

Đánh giá định kỳ (ít nhất 1 lần/năm) Duy trì ASL đầy đủ

100% NCC được phê duyệt trước mua Đạt mục tiêu tiết kiệm chi phí

Theo dõi & cải thiện NCC

Quality & Compliance Control

100% NVL được kiểm tra

Đáp ứng tiêu chuẩn & chứng từ Xử lý lỗi NCC trong 3 ngày Theo dõi SCAR

Truy xuất nguồn gốc trong 2–4h

Risk Management & Supply Continuity

NVL quan trọng có ≥ 2 NCC Duy trì tồn kho an toàn Theo dõi biến động giá

Kế hoạch dự phòng

Internal Coordination & Reporting

Báo cáo định kỳ tuần/tháng Phối hợp thanh toán đúng hạn Đồng bộ cung – cầu

Hỗ trợ QC/R&D

Process Improvement & Compliance

Tuân thủ quy trình mua hàng Hồ sơ đầy đủ 100%

Không có lỗi nghiêm trọng trong audit Cải tiến liên tục

Team Management

Quản lý công việc hàng ngày Đảm bảo KPI

Đào tạo nhân viên

Xử lý vấn đề phức tạp

MINIMUM EXPERIENCE REQUIREMENTS

At least 2–3 years in a supervisory or leadership role

Experience in supplier management, negotiation, and sourcing strategies

PREFERRED EXPERIENCE REQUIREMENTS

Experience working in ISO/FSSC/BRC certified environments

Knowledge of food safety standards such as HACCP, ISO 22000, or related regulations Experience with ERP systems (Odoo or similar)

Exposure to international sourcing and import/export processes

MINIMUM EDUCATION REQUIREMENTS

Bachelor’s degree in Supply Chain Management, Business Administration, Engineering, or related field

PREFERRED EDUCATION REQUIREMENTS

Certification or training in procurement, supply chain, or related field

Basic knowledge of food safety, quality systems, and regulatory requirements Understanding of supplier management and cost control

REQUIRED SKILLS

Strong negotiation and supplier management skills Analytical and cost management capability

Good communication and cross-functional coordination skills Leadership and team management skills

Problem-solving and decision-making ability under pressure

Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) and ERP systems Good command of English (spoken and written)

PHYSICAL REQUIREMENTS

Ability to work in an office and manufacturing environment Occasional warehouse or supplier site visits may be required Ability to work under time pressure and meet tight deadlines Fit for business travel if required

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

YÊU CẦU KINH NGHIỆM TỐI THIỂU

Ít nhất 2–3 năm ở vị trí quản lý/giám sát

Có kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp, đàm phán và tìm nguồn cung

YÊU CẦU KINH NGHIỆM ƯU ĐÃI

Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đạt chứng nhận ISO/FSSC/BRC Hiểu biết về tiêu chuẩn an toàn thực phẩm như HACCP, ISO 22000

Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP (Odoo hoặc tương đương) Có kinh nghiệm mua hàng quốc tế và quy trình xuất nhập khẩu

YÊU CẦU GIÁO DỤC TỐI THIỂU

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản lý Chuỗi Cung Ứng, Quản trị Kinh doanh, Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan

YÊU CẦU GIÁO DỤC ƯU ĐÃI

Có chứng chỉ hoặc đào tạo liên quan đến mua hàng, chuỗi cung ứng hoặc lĩnh vực liên quan Có kiến thức cơ bản về an toàn thực phẩm, hệ thống chất lượng và quy định

Có hiểu biết về quản lý nhà cung cấp và kiểm soát chi phí

CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT

Kỹ năng đàm phán và quản lý nhà cung cấp tốt Khả năng phân tích và kiểm soát chi phí

Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban Kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội nhóm

Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định dưới áp lực Thành thạo Microsoft Office và hệ thống ERP

Tiếng Anh giao tiếp và viết tốt

YÊU CẦU VẬT LÝ

Có khả năng làm việc trong môi trường văn phòng và nhà máy Có thể đi kiểm tra kho hoặc nhà cung cấp khi cần

Có khả năng làm việc dưới áp lực thời gian và deadline Sẵn sàng đi công tác khi cần thiết