Quản lý Phòng Khám

1. Quản trị hoạt động vận hành tại phòng khám    

•     Điều phối nhân sự đón tiếp và Chăm sóc KH theo đúng đủ các Quy định về đón tiếp tư vấn
•     Giám sát việc thực hiện quy trình, quy định, tiêu chuẩn chuyên môn trong phòng khám đặc biệt như quy trình Quản trị chuyên môn Phẫu, phục hình, chỉnh nha và An toàn vô trùng vô khuẩn tại phòng khám
•     Phối hợp bác sĩ, điều phối nhân sự theo nguyên tắc công tour công bằng và theo năng lực chuyên môn phù hợp theo quy định công ty
•     Sắp xếp lịch làm việc, lịch trực,... của CBNV trong PK đảm bảo hiệu suất làm việc tối đa ở mọi bộ phận vị trí và theo Quy định Công ty.
•     Thực hiện theo đúng QA Checklist về vận hành phòng khám theo yêu cầu từ Phòng vận hành
•     Làm việc, phối hợp cùng các Phòng ban HO, Hội đồng chuyên môn về các vấn đề vận hành phòng khám, phục vụ công tác vận hành sao cho mượt mà. 
•     Thay mặt BLĐ thực hiện ngoại giao với cơ quan địa phương, cơ quan báo chí... (với sự đồng thuận và hướng dẫn của Giám đốc Vận hành & Kinh doanh và Phòng Đối ngoại)

2.Lập kế hoạch kinh doanh và thực thi    

•     Xác định mục tiêu, phân dã theo các chỉ số Key Drives. Lập kế hoạch hành động chi tiết theo từng tuần / tháng để đạt mục tiêu
•     Theo dõi các chỉ số vận hành hàng ngày từ báo cáo Sing Mục tiêu, đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch, nhận diện và phân tích sự cố, tìm giải pháp để khắc phục
•     Đề xuất các phương án hoặc hành động phối hợp để tăng các chỉ số kinh doanh quan trọng

3. Tổ chức các hoạt động thúc đẩy doanh thu tại phòng khám    

•     Hỗ trợ nhân viên tư vấn chốt sales; Chốt sales trực tiếp những ca lớn, phức tạp hoặc khi không có nhân viên tư vấn; Đào tạo đội ngũ tư vấn.
•     Tổ chức các hoạt động trade theo yêu cầu của Công ty. Phối hợp phân bổ nhân sự cùng nhân sự phụ trách kinh doanh
•     Phối hợp với Marketing trade để thực hiện các hoạt động tìm kiếm KH tiềm năng mới thông qua các hoạt động sự kiện tại và ngoài phòng khám

4. Quản trị trải nghiệm khách hàng    

•     Giám sát chất lượng phục vụ của đội ngũ lễ tân, tư vấn, trợ thủ, bác sĩ trong quá trình khách hàng trải nghiệm theo tiêu chuẩn hành trình khách hàng của công ty
•     Phân loại được nhóm khiếu nại, Xử lý khiếu nại và phản hồi khách hàng kịp thời, chuyên nghiệp theo quy định công ty 
•     Đưa ra các giải pháp nâng cao trải nghiệm dịch vụ phòng khám đối với trường hợp KH không hài lòng
•     Tiếp xúc hỏi han các KH trong PK nằm hiểu tâm lý, nhu cầu mong muốn khách hàng
•     Phối hợp cùng Vận hành thực hiện các cuộc khảo sát hài lòng KH hay nghiên cứu đánh giá trải nghiệm KH theo yêu cầu của Công ty
•     Kết nối Khách hàng, tổ chức sự kiện chăm sóc khách hàng, các chương trình sự kiện chuyên đề chuyên môn, tri ân KH cũ,... thuyết phục KH thân thiết trở thành CTV, đại sứ thương hiệu để gia tăng doanh thu nguồn KH cũ và nguồn KH giới thiệu KH

5. Đảm bảo tuân thủ pháp lý và tiêu chuẩn    

•     Phối hợp cùng với Phòng Pháp chế & Đối ngoại xử lý các vấn đề Thanh tra, kiểm tra từ cơ quan nhà nước.
•     Lưu trữ tài liệu pháp lý an toàn tại Phòng khám

6. Quản lý cung ứng và kho hàng    

•     Giám sát việc quản lý công cụ, dụng cụ, vật tư y tế theo định mức phía Trợ thủ nhằm order vật tư cần thiết cho phòng khám phục vụ vận hành
•     Quản lý việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, các mẫu vật tư nhận từ đối tác
•     Cùng Trợ thủ  kiểm kê kho theo định kỳ và theo kế hoạch kiểm kê của công ty

7. Quản lý nhân sự tại phòng khám    

•     Phối hợp Phòng nhân sự để tham gia vào hoạt động tuyển dụng nhân viên mới.             "
•     Lên kế hoạch đào tạo, phát triển nhân viên. Thực hiện đào tạo, phát triển nhân viên để nguồn lực đạt yêu cầu đáp ứng hoạt động vận hành
•     Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo kỳ
•     Xây dựng môi trường làm việc tích cực, hợp tác và hỗ trợ. Chăm lo đời sống tinh thần của CBNV tại PK. Đảm bảo tỷ lệ không vượt Turn-over cho phép
•     Phối hợp thực hiện đúng quy trình nhân sự. Tham gia vào quy trình  xử lý kỷ luật hoặc đề xuất khen thưởng kịp thời

1.       Kinh nghiệm

• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vai trò quản lý (ưu tiên Nha khoa, Thẩm mỹ, chuỗi bán lẻ, bệnh viện,…)
• Có kinh nghiệm trong việc tư vấn chốt sale
• Có kinh nghiệm trong việc triển khai các chương trình trade marketing

2.      Kỹ năng

• Lập kế hoạch & Tổ chức công việc
• Quản trị Chỉ số vận hành
• Quản trị quy trình (SOP)
• Giải quyết vấn đề & Ra quyết định
• Quản trị trải nghiệm khách hàng
• Hiểu biết về sản phẩm dịch vụ của Ngành nha và công ty
• Pháp lý và rủi ro pháp lý
• Đào tạo & Phát triển nhân sự