Receptionist cum Admin Executive

I. Mục tiêu công việc

• Hỗ trợ Tenant Executive trong công tác quản lý khách thuê, đảm bảo vận hành khu Complex chuyên nghiệp, đúng quy trình, phản hồi nhanh chóng, là đầu mối tiếp nhận thông tin giữa khách thuê và Ban Quản lý.

II. Nhiệm vụ chính

1. Hỗ trợ quản lý khách thuê

• Tiếp nhận các yêu cầu/phản ánh từ khách thuê.
• Theo dõi tình trạng xử lý công việc giữa các bộ phận (kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh…).
• Cập nhật dữ liệu khách thuê: hợp đồng, thời hạn, thông tin liên hệ.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ bàn giao mặt bằng, biên bản làm việc.

2. Công tác lễ tân – điều phối thông tin

• Trực quầy lễ tân tại khu Complex.
• Tiếp đón khách thuê, đối tác, nhà cung cấp.
• Hướng dẫn thủ tục đăng ký thi công, đăng ký sự kiện, ra vào làm việc.
• Tiếp nhận điện thoại, email, công văn đến/đi.

3. Hành chính – Báo cáo

• Soạn thảo thông báo, công văn theo chỉ đạo của Tenant Executive.
• Lưu trữ hồ sơ khách thuê, phụ lục hợp đồng.
• Hỗ trợ theo dõi phí dịch vụ, điện nước, các khoản phát sinh.
• Tổng hợp báo cáo vận hành định kỳ (tuần/tháng).

4. Hỗ trợ vận hành chung

• Phối hợp các bộ phận đảm bảo khu vực chung vận hành ổn định.
• Theo dõi lịch thi công, setup gian hàng, event tại Complex.
• Hỗ trợ kiểm tra việc tuân thủ nội quy của khách thuê.

• Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên.
• Có tối thiểu 06 tháng kinh nghiệm lễ tân, hành chính & ưu tiên từng làm tại các toà nhà/TTTM/ Khu phức hợp là lợi thế
• Giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt.
• Thành thạo Word, Excel.
• Tác phong chuyên nghiệp, trách nhiệm cao.
• Chủ động, trách nhiệm, tác phong chuyên nghiệp.