Receptionist cum Admin/ Nhân viên Hành chính kiêm Lễ tân

1. Lễ tân & Hỗ trợ khách / Reception & Visitor Support

• Đón tiếp khách đến, đăng ký thông tin, hướng dẫn khách đến khu vực phù hợp / Welcome and register visitors, guide them to designated areas.
• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu / Assist with meeting arrangements as needed.
• Tiếp nhận các cuộc gọi vào và chuyển đến các bộ phận liên quan / Handle incoming calls and route them appropriately.
• Tiếp nhận, phân loại và phản hồi các thắc mắc, yêu cầu từ khách hàng/nhân viên / Receive, classify, and respond to customer/employee inquiries.

2. Vận hành văn phòng & Dịch vụ nhân viên / Office Operations & Employee Services

• Quản lý toàn bộ các hoạt động vận hành văn phòng và các dịch vụ dành cho nhân viên / Handle overall office operations and employee services.
• Cấp thẻ nhân viên, in name card, hỗ trợ cấp quyền ra vào / Support employees with meeting room bookings, seat management, and internal service requests.
• Hỗ trợ nhân viên trong việc đặt lịch họp, quản lý chỗ ngồi, đặt phương tiện hoặc dịch vụ nội bộ / Issue badges, print name cards, manage access permissions.
• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và trong tình trạng tốt / Ensure the office is kept clean, tidy, and well-maintained.
• Duy trì phòng họp gọn gàng và thiết bị hoạt động tốt / Maintain meeting rooms and equipment readiness.
• Theo dõi và bổ sung vật phẩm pantry, văn phòng phẩm / Monitor and replenish pantry items and office supplies.
• Đảm bảo cây xanh văn phòng được chăm sóc theo kế hoạch / Ensure plants are maintained as scheduled.

3. Quản lý tài sản & vật tư / Asset & Supply Management

• Đề xuất, mua sắm, nghiệm thu, quản lý kho và đăng ký tài sản / Propose purchasing plans, execute procurement, perform acceptance, warehouse and asset registration.
• Tổng hợp và phân tích dữ liệu tài sản – vật tư / Compile and analyze asset and supply data.
• Theo dõi ngân sách vận hành, xử lý hóa đơn đúng hạn, tổng hợp chi phí / Manage operational budget, process invoices, and analyze expenses.

4. Vận hành hệ thống / System Proficiency

• Sử dụng thành thạo hệ thống đặt lịch khách, quản lý chỗ ngồi, phòng họp / Use visitor booking, seat management, and meeting room systems proficiently.
• Quản lý hồ sơ khách hàng & yêu cầu dịch vụ trên hệ thống CS / Manage customer records and service requests in the CS system.
• Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ lễ/tết theo yêu cầu của Khách hàng / Plan and execute events and festivities per Client requirements.

5. Công tác hỗ trợ & Các nhiệm vụ khác / Project & Ad-hoc Tasks

• Hỗ trợ di dời văn phòng quy mô nhỏ, thay đổi layout, cải tạo / Support small office moves, layout changes, and renovations.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Khách hàng và cấp trên, bao gồm hỗ trợ văn phòng khác từ xa / Perform other tasks assigned by Client & managers, including remote support for other Vietnam offices.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan / Graduate from College or University majoring in Business Administration, Hospitality or a related field.
• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan / At least 1 years experience in related field.
• Thành thạo tiếng Anh / Fluent in English.
• Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác / Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm / Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task.
• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi / Proactive, competent, flexible and willing to learn.
• Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình / Good at writing reports and presentations.
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực / Ability to work effectively under pressure.