Sales and Office Administrator

• Quản lý công việc hành chính: theo dõi số lượng vật tư, văn phòng phẩm, thiết bị và đặt hàng, đặt vé máy bay, nơi
lưu trú cho nhân viên đi công tác, xử lý các hóa đơn và chi phí tiện ích của văn phòng (điện, điện thoại…) hàng tháng…
• Quản lý và truyền đạt thông tin, thư từ, tài liệu và bưu phẩm đến các phòng ban và khách hàng, đối tác
• Thực hiện giấy tờ thanh toán cho Giám Đốc, chi phí văn phòng
• Cập nhật thông tin ngày nghỉ phép còn lại của nhân viên và bảng chấm công hàng tháng
• Xử lý các công việc liên quan đến kinh doanh bán hàng: báo giá, đơn hàng, hợp đồng, chứng từ thanh toán với khách
hàng…
• Cập nhật và đối chiếu doanh số, báo cáo doanh số hằng tuần, hằng tháng, hằng năm
• Xử lý các yêu cầu của khách hàng qua email, điện thoại
• Lưu giữ hồ sơ và thông tin khách hàng
• Tìm mua nguồn vật tư trong nước hoặc nước ngoài
• Các nhiệm vụ khác có liên quan
• Managing administration work in office: track stock of office supplies and place orders, book flight tickets, and
accommodation for staff’s travel, process office utility bills and expenses (electric, telephone…) on a monthly basis…
• Manage and communicate information, letters, documents and parcels to departments, customers and partners
• Carry out payment documents for the Director and office expenses
• Maintaining up-to-date employee annual leave records and monthly attendance record
• Handling all administrative aspects of sales: quotes, orders, contracts and payment documents with customers...
• Update and compare sales, weekly, monthly, and yearly sales reports
• Handling customer requests via email, phone and emailing newsletters to potential customers
• Handle customer requests via email and phone
• Maintain records and customer information
• Sourcing for purchase materials locally or overseas
• Other relevant tasks

• Kỹ năng xử lý các công việc hành chính văn phòng
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt
• Có khả năng chịu được áp lực và hoàn thành công việc đúng thời hạn
• Giao tiếp: Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh giao tiếp
• Đọc/Viết: Có khả năng đọc hiểu tiếng Việt và tiếng Anh
• Sẵn sàng làm việc chăm chỉ và làm việc ngoài giờ nếu công việc yêu cầu
• Có khả năng sử dụng các phần mềm văn phòng: Excel, Words, Photoshop, Power point
• General Administrative skill
• Must be a team player
• Able to take the stress and meet the deadline
• Speaking: Vietnamese is a must and moderate English
• Writing/Reading: Able to read and write Vietnamese and English
• Willing to work hard and stay late if work requires
• Able to use office software, Excel, Word, Photoshop and Powerpoint