[Tan Phu] Customer Service Administrator

Tóm tắt công việc (Overview of duties) – nêu tổng quát chung về công việc (general overview of the job)

A Customer Service Administrator supports the customer service team by handling administrative tasks, coordinating communication, and ensuring smooth daily operations. This role combines customer interaction with office and data management duties.

Trách nhiệm chính (Main Responsibilities) – nêu chi tiết từng mục công việc (details of the job)

• Trách nhiệm chung (General Duties)
• Manage manual TAT tasks on eLIMs / Quản lý các tác vụ TAT thủ công trên hệ thống eLIMs, đảm bảo đạt KPI của công ty
• Control status and responsible staff for each project on eLIMs / Kiểm soát trạng thái và nhân sự phụ trách cho từng dự án trên eLIMs
• Send daily report lists to other departments to ensure timely release to customers / Lập danh sách các báo cáo đến hạn gửi hàng ngày cho các bộ phận liên quan để đảm bảo không thiếu sót báo cáo
• Create invoice template in eLIMs / Hỗ trợ phát hành hóa đơn trên hệ thống eLIMs
• Handle subcontract submission, including internal and external / Xử lý hồ sơ/đề nghị thầu phụ, bao gồm nội bộ và bên ngoài
  • Coordinate with CS team to support complete purchasing process from subcontractors/suppliers in COUPA system / Hỗ trợ quy trình thanh toán liên quan đến nhà thầu phụ, nhà cung cấp trên hệ thống COUPA
• Upload reports to system / Tải báo cáo lên hệ thống
• Create client accounts in CRM / Tạo tài khoản khách hàng trên CRM
• Generate quotation in CONLIMS / Lập báo giá trên hệ thống CONLIMS
• Create claim expenses in Fast / Tạo đề nghị thanh toán/hoàn ứng chi phí trên Fast
• Receive and send final contracts and returned samples by courier / Nhận và gửi hợp đồng, mẫu trả lại khách hàng
• Follow up on stationery usage in CS team and arrange new purchases when needed / Theo dõi việc sử dụng và mua mới văn phòng phẩm, đồng thời hỗ trợ lưu trữ hồ sơ trong kho gọn gàng
• Support other administrative tasks related to LEAN/5S or company general procedures when required / Hỗ trợ các công việc hành chính khác liên quan đến LEAN/5S hoặc các quy trình chung của công ty khi cần
• Perform additional tasks as assigned by manager / Thực hiện các công việc khác theo phân công của giám sát

Yêu cầu (Requirements)

Kinh nghiệm (Experiences):  

Fresh graduate or 6-month experience in Customer Service or Testing is an advantage/ Mới tốt nghiệp hoặc có 6 tháng kinh nghiệm trong Dịch vụ khách hàng hoặc Kiểm Nghiệm là một lợi thế

Trình độ học vấn, chuyên ngành (Education Background, Major):   

Graduated from College / Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên

Trình độ ngoại ngữ (Foreign Languages Skills):  

English: Reading Document, Writing and Speaking – Basic level. / Tiếng Anh: Đọc hiểu tài liệu, viết và Nói – Cơ bản.

Khác (Others):  

Work independent, team work and Microsoft office skill/ Làm việc độc lộc, làm việc nhóm và kỹ năng vi tính văn phòng

Good communication is in advantage/ Giao tiếp tốt là một lợi thế.