Tender Administrator - Quản Trị Viên Đấu Thầu

MỤC ĐÍCH:

Ứng viên phụ trách sản phẩm của TORRENT PHARMA.

Pay type: Monthly salary (Employee on parole of Distributor (Hoang Duc)

Pay range: Attractive as per Industry standard and growth over current Salary

Reporting to: NSM

About the Role:

We are looking for a highly organized and detail-oriented Tender Administrator to manage and coordinate all hospital and government tender-related activities across Vietnam via Distributor Hoang Duc.. This role is critical to ensuring successful participation in public and private hospital tenders, compliance with MOH regulations, and timely submission of high-quality tender documentation to Distributor

Job Responsibilities

Key Responsibilities

1. Tender Management

• Monitor and track all national, provincial, and hospital tenders issued by MOH and healthcare institutions.
• Prepare and submit complete tender dossiers (technical, commercial, regulatory, and legal documents).
• Coordinate with regulatory, finance, distributors, and head office for timely tender submission and clarifications.
• Maintain tender status, awarded quantities, contract periods, and hospital commitments.

2. Sales Data & Performance Coordination

• Collect and consolidate monthly sales data from  distributors in required format
• Maintain accurate sales reports by product, hospital, tender, and distributor.
• Track sales versus tender awarded quantities and highlight variances or risks.
• Prepare management reports for forecasting, performance review, and supply planning.

3. Import & Distributor Coordination

• Coordinate with distributor (Hoang Duc) for purchase orders, shipment planning, and import schedules.
• Liaise with head office supply chain, logistics, and regulatory teams to ensure timely import of products.
• Support documentation for customs clearance, product release, and warehouse receiving.

 

 

4. Inventory & Stock Management

• Monitor stock levels at distributor warehouses
• Align inventory with tender awards, sales forecasts, and expiry management by coordinating with sales team
• Plan new stock imports based on sales velocity, tender commitments, and future demand.
• Prevent stock-outs and overstock situations through proactive inventory control.

5. Tender Allocation & Supply Planning

• Track supply performance against awarded tender quantities and contractual obligations.
• Provide early warning to management on any potential supply risk or shortfall.

6. Compliance & Documentation

• Maintain up-to-date records of product registrations, GMP certificates, price approvals, contracts, and tender documents.
• Ensure compliance with Vietnam MOH regulations, distributor agreements, and hospital tender rules.

7. Reporting & Market Intelligence

• Maintain a centralized database of tenders, prices, awarded quantities, stock levels, and sales.
• Track competitor pricing, tender results, and market trends.
• Support management with data-driven insights for pricing, bidding, and supply decisions.

-----------------------

Trách Nhiệm Công Việc

Trách Nhiệm Chính

1. Quản Lý Đấu Thầu

Theo dõi và cập nhật tất cả các cuộc đấu thầu quốc gia, tỉnh/thành phố và bệnh viện do Bộ Y tế (MOH) và các cơ sở y tế ban hành.

Chuẩn bị và nộp hồ sơ đấu thầu đầy đủ (tài liệu kỹ thuật, thương mại, quy định và pháp lý).

Phối hợp với bộ phận quy định, tài chính, nhà phân phối và trụ sở chính để nộp hồ sơ đấu thầu kịp thời và làm rõ các vấn đề.

Duy trì tình trạng đấu thầu, số lượng trúng thầu, thời hạn hợp đồng và cam kết của bệnh viện.

2. Phối Hợp Dữ Liệu Bán Hàng & Hiệu Suất

Thu thập và tổng hợp dữ liệu bán hàng hàng tháng từ các nhà phân phối theo định dạng yêu cầu.

Duy trì báo cáo bán hàng chính xác theo sản phẩm, bệnh viện, đấu thầu và nhà phân phối.

Theo dõi doanh số so với số lượng trúng thầu và nhấn mạnh các biến động hoặc rủi ro.

Chuẩn bị báo cáo quản lý cho dự báo, đánh giá hiệu suất và lập kế hoạch cung ứng.

3. Phối Hợp Nhập Khẩu & Nhà Phân Phối

Phối hợp với nhà phân phối (Hoàng Đức) cho đơn đặt hàng mua, lập kế hoạch vận chuyển và lịch nhập khẩu.

Liên lạc với chuỗi cung ứng trụ sở chính, logistics và đội ngũ quy định để đảm bảo nhập khẩu sản phẩm kịp thời. (Lặp lại để nhấn mạnh).

Hỗ trợ tài liệu cho thông quan hải quan, phát hành sản phẩm và nhận hàng kho.

4. Quản Lý Tồn Kho & Hàng Tồn

Theo dõi mức tồn kho tại kho của nhà phân phối.

Căn chỉnh tồn kho với kết quả đấu thầu, dự báo bán hàng và quản lý hạn sử dụng bằng cách phối hợp với đội ngũ bán hàng.

Lập kế hoạch nhập khẩu hàng mới dựa trên tốc độ bán hàng, cam kết đấu thầu và nhu cầu tương lai.

Ngăn chặn tình trạng hết hàng và tồn kho dư thừa thông qua kiểm soát tồn kho chủ động.

5. Phân Bổ Đấu Thầu & Lập Kế Hoạch Cung Cấp

Theo dõi hiệu suất cung cấp so với số lượng trúng thầu và nghĩa vụ hợp đồng.

Cung cấp cảnh báo sớm cho ban quản lý về bất kỳ rủi ro cung cấp hoặc thiếu hụt tiềm năng nào.

6. Tuân Thủ & Tài Liệu

Duy trì hồ sơ cập nhật về đăng ký sản phẩm, chứng nhận GMP, phê duyệt giá, hợp đồng và tài liệu đấu thầu.

Đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Y tế Việt Nam, thỏa thuận nhà phân phối và quy tắc đấu thầu bệnh viện.

7. Báo Cáo & Trí Tuệ Thị Trường

Duy trì cơ sở dữ liệu tập trung về đấu thầu, giá cả, số lượng trúng thầu, mức tồn kho và bán hàng.

Theo dõi giá cả đối thủ, kết quả đấu thầu và xu hướng thị trường.

Hỗ trợ ban quản lý với các insights dựa trên dữ liệu cho quyết định giá cả, đấu thầu và cung cấp.

Candidate Profile:

Education

• Bachelor’s degree in Pharmacy, Life Sciences, Business Administration, or related field.

Experience

• 3–7 years of experience in pharmaceutical tender management in Vietnam.
• Strong familiarity with Vietnam MOH tender system, hospital procurement processes, and bidding regulations.
• Experience working with distributors and hospital procurement teams is a strong advantage.

Skills

• Excellent documentation, coordination, and follow-up skills.
• Strong knowledge of pharmaceutical regulatory and tender procedures.
• Good command of Vietnamese and English (written & spoken).
• High attention to detail, deadline-driven, and well-organized.
• Proficiency in MS Excel, Word, and reporting tools.

What We Offer:

• Opportunity to be a key contributor to a high-growth international pharma company.
• Professional development and career advancement opportunities.
• Dynamic work culture with autonomy, innovation, and collaboration at its core.

------------------------------

Học Vấn

Bằng Cử nhân trong lĩnh vực Dược học, Khoa học Đời sống, Quản trị Kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.

Kinh Nghiệm

3–7 năm kinh nghiệm trong quản lý đấu thầu dược phẩm tại Việt Nam.

Hiểu biết sâu sắc về hệ thống đấu thầu của Bộ Y tế Việt Nam, quy trình mua sắm bệnh viện và quy định đấu thầu.

Kinh nghiệm làm việc với nhà phân phối và đội ngũ mua sắm bệnh viện là lợi thế lớn.

Kỹ Năng

Kỹ năng tài liệu hóa, phối hợp và theo dõi xuất sắc.

Kiến thức vững chắc về quy trình quy định dược phẩm và đấu thầu.

Giao tiếp tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh (viết & nói).

Chú ý cao đến chi tiết, hướng đến thời hạn và tổ chức tốt.

Thành thạo MS Excel, Word và các công cụ báo cáo.

Những Gì Chúng Tôi Cung Cấp:

Cơ hội trở thành người đóng góp chính cho một công ty dược phẩm quốc tế tăng trưởng cao.

Cơ hội phát triển chuyên môn và thăng tiến sự nghiệp.

Văn hóa làm việc năng động với sự tự chủ, đổi mới và hợp tác làm trung tâm.