Thư ký ban giám đốc

1. Quản lý lịch trình & tổ chức công việc BGĐ

• Theo dõi, nhắc lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp đối tác của Ban Giám đốc.
• Sắp xếp, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, buổi làm việc; soạn thư mời, sắp xếp nhân lực, chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện có BGĐ tham dự.
• Nhắc nhở các phòng ban/bộ phận/cá nhân liên quan (lễ tân, IT, hành chính...) chuẩn bị đầy đủ cho các buổi họp.

2. Điều phối công việc liên phòng ban

• Tiếp nhận, triển khai công việc từ cấp trên xuống các Phòng/Ban; làm đầu mối tiếp nhận yêu cầu, phân bổ lại cho bộ phận phù hợp.
• Truyền đạt chỉ đạo của BGĐ đến các phòng ban; đôn đốc thực hiện và thu thập phản hồi để báo cáo lại.
• Theo dõi tiến độ, xác nhận việc tiếp nhận nhiệm vụ của các bộ phận liên quan, tránh sai sót/chậm trễ.

3. Tổng hợp báo cáo & quản lý tài liệu

• Ghi chép, tổng hợp biên bản các cuộc họp; theo dõi các quyết định, nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành.
• Tổng hợp, phân tích và báo cáo tiến độ các dự án/công việc cho BGĐ định kỳ hoặc đột xuất.
• Soạn thảo, rà soát, trình ký và lưu trữ văn bản, hồ sơ, hợp đồng, công văn theo đúng quy trình.
• Xây dựng, tối ưu hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, dễ truy xuất.

4. Truyền thông - Sự kiện - Marketing

• Phối hợp lập kế hoạch, checklist truyền thông cho các chương trình/sự kiện (phân công, timeline, kênh truyền thông phù hợp).
• Phối hợp các bộ phận liên quan (Thiết kế, Marketing, Truyền hình...) triển khai truyền thông: landing page, ấn phẩm, fanpage, quay chụp, MC...
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, lễ ký kết hợp tác.
• Quản trị fanpage: lên kế hoạch đăng bài theo sự kiện thực tế, viết bài giới thiệu/tổng kết sự kiện, phối hợp trả lời tin nhắn/tương tác.
• Tổng hợp, lưu trữ dữ liệu truyền thông, hình ảnh, tư liệu sự kiện.

5. Đối ngoại & Hợp tác

• Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý các đề xuất hợp tác từ đối tác/hệ sinh thái; điều phối triển khai và đánh giá hiệu quả.
• Hỗ trợ công tác đối ngoại: tiếp đón đối tác, tổ chức các buổi làm việc/hội nghị có yếu tố quốc tế.
• Hỗ trợ phiên dịch, biên dịch tài liệu trong các cuộc họp, đàm phán với đối tác nước ngoài.

6. Công việc khác

• Tiếp nhận, xử lý thông tin nhạy cảm, bảo mật liên quan đến công việc của BGĐ.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Truyền thông, Ngoại ngữ, hoặc liên quan.
• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký/Trợ lý điều hành, Account Servicing, Coordinator, hoặc Planning tại agency/doanh nghiệp.
• Có kinh nghiệm điều phối công việc liên phòng ban, làm việc trực tiếp với cấp quản lý cấp cao là một lợi thế.
• Tư duy tổ chức, quản lý khối lượng công việc lớn, đa nhiệm tốt; biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
• Kỹ năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc/dự án.
• Kỹ năng giao tiếp, truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo với nhiều cấp bậc, phòng ban, đối tác.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, biên bản họp, báo cáo chuyên nghiệp, chuẩn văn phong hành chính.
• Có tư duy/kinh nghiệm cơ bản về truyền thông - nội dung (viết bài, lên kế hoạch đăng fanpage, phối hợp thiết kế/ấn phẩm) là lợi thế lớn.
• Thành thạo các công cụ làm việc hiện đại: Office/Google Workspace, công cụ quản lý công việc (Notion, Trello, Asana, ClickUp...), lịch điện tử (Google Calendar/Outlook).
• Tiếng Anh tốt (nghe - nói - đọc - viết), có khả năng phiên/biên dịch cơ bản là điểm cộng nếu công ty có đối tác nước ngoài.
• Chủ động, trách nhiệm cao, đáng tin cậy, chịu được áp lực và cường độ công việc lớn.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng xử lý và bảo mật thông tin.
• Nhanh nhẹn, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh
• Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tự tin, chuyên nghiệp (do thường xuyên đại diện BGĐ tiếp xúc đối tác, khách mời).

Phúc Lợi

• Làm việc trong môi trường năng động, có nhiều cơ hội thăng tiến;
• Hưởng thu nhập theo năng lực, cạnh tranh thị trường;
• Xem xét tăng lương hàng năm;
• Hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định;
• Quà mừng 8/3, 20/10, 30/4 và 01/5, 2/9, Tết Dương lịch (trị giá hiện kim);
• Quà mừng Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu (dành cho con CBNV);
• Quà mừng bản thân kết hôn (trị giá hiện kim);
• Quà chúc mừng sinh nhật (trị giá hiện kim);
• Chúc mừng CBNV sinh con (áp dụng cho nam & nữ) lên tới 01 tháng lương/lần sinh;
• Hỗ trợ tiền cơm trưa, khám sức khỏe định kỳ 1 năm/lần tại BV Đa Khoa Tâm Anh, tiêm vacxin 1 năm/lần tại VNVC;
• Ưu đãi khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ trong Hệ sinh thái: mua thuốc, TPCN tại ECO, đi tiêm vacxin tại VNVC, khám chữa bệnh tại Tâm Anh cho bản thân và Người thân.
• Tham gia Bảo hiểm sức khỏe toàn diện.
• Teambuilding/ du lịch nghỉ mát hàng năm.