Thư ký CEO

• Xây dựng và duy trì “thư viện số” của tổ chức: hồ sơ pháp lý, quy định nội bộ, quy trình làm việc, báo cáo, hợp đồng…

• Thiết kế cấu trúc phân loại, đặt tên file, phân quyền truy cập trên các nền tảng (BASE, Bitrix24, Google Drive, Teams)

• Đảm bảo backup dữ liệu định kỳ, dễ tìm kiếm, dễ truy xuất nhưng vẫn bảo mật

Hỗ trợ CEO quản lý công việc

• Lập lịch, nhắc nhở, tổng hợp báo cáo nhanh trên các công cụ quản trị (Bitrix24, Teams…).

• Chuẩn bị tài liệu, trình bày báo cáo, ghi biên bản cuộc họp

• Đóng vai trò “cầu nối thông tin” giữa CEO và các trưởng bộ phận

• Theo dõi tiến độ dự án, thúc đẩy tiến độ đảm bảo phối hợp giữa các phòng/ban

• Giám sát các thư ký viên đảm bảo thực hiện đúng đủ các văn bản thuộc VP TGĐ ban hành

• Phối hợp HCNS giám sát các công việc hành chính nội bộ, tuân thủ nội quy làm việc toàn công ty

Ứng dụng AI và công nghệ

• Sử dụng các công cụ AI (ChatGPT, Notion AI, Copilot, Claude, v.v.) để hỗ trợ CEO tìm kiếm, tóm tắt, phân tích và soạn thảo

• Đề xuất giải pháp cải tiến việc quản lý tài liệu và công việc bằng AI

• Xây dựng “AI Workflows” cho CEO: tự động hóa báo cáo, nhắc nhở, phân loại dữ liệu, tìm kiếm nhanh

• Đề xuất giải pháp cải tiến việc quản lý tài liệu và công việc bằng AI
• Quản lý quyền truy cập, kiểm soát thông tin nhạy cảm của CEO và tổ chức
• Thường xuyên rà soát, cập nhật quy trình bảo mật tài liệu

• Các yêu cầu nhiệm vụ khác do CEO yêu cầu
• Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Trưởng phòng và Ban giám đốc 

1. Giới tính: Không yêu cầu
2. Độ tuổi: Từ 24 tuổi đến 30 tuổi
3. Học vấn: Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Văn thư – Lưu trữ, Hệ thống thông tin, hoặc các ngành liên quan
4. Chuyên môn: Thư ký, trợ lý, Quản trị văn phòng, Am hiểu quản lý tài liệu & quy trình (Document Management)
5. Vi tính: Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Biết dùng AI để tăng năng suất (soạn thảo, tóm tắt, phân tích dữ liệu, tự động hóa công việc)
6. Ngoại ngữ: Tiếng Anh đọc hiểu tài liệu tốt
7. Kinh nghiệm: 2–3 năm làm trợ lý/ thư ký/ quản trị văn phòng, ưu tiên ứng viên làm việc nền tảng thương mại điện tử
8. Kỹ năng cần có

• Tư duy hệ thống, logic, tổ chức khoa học
• Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống
• Khả năng học nhanh công cụ mới
• Cẩn trọng, bảo mật, trách nhiệm cao

9. Thái độ/tố chất cần có

• Tư duy hệ thống & quản trị thông tin
• Hiểu & sử dụng AI thực tế: 
• Kỹ năng bảo mật & phân quyền
• Khả năng học công cụ nhanh
• Trung thực, kỷ luật, cam kết bảo mật tuyệt đối

10. Ngoại hình: Ưa nhìn
11. Sức khỏe: Tốt, có thể chịu được áp lực công việc
12. Hộ khẩu thường trú: Không yêu cầu
13. Ưu tiên: Ứng viên có thể linh hoạt thời gian làm việc với CEO để giải quyết công việc phát sinh theo múi giờ Mỹ, cẩn thận, trung thực, không vướng bận buổi tối khi có phát sinh, có trách nhiệm cao trong công việc đã làm việc trên nền tảng công nghệ số, thương mại điện tử, sắp xếp phân luồng công việc