THƯ KÝ CÔNG TRÌNH - LÀM VIỆC Ở CAM RANH (CAM LÂM) NHA TRANG (GẤP)

Làm việc tại văn phòng của Công trình/ Dự án:

Chịu trách nhiệm trực tiếp và thực hiện theo chỉ đạo của CHT, PM đối với công việc được giao; cụ thể:

A. MẢNG HÀNH CHÍNH

• Đặt hàng, theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm, dụng cụ làm việc, đồng phục, logo, bảo hộ lao động theo đúng qui định.

• Lập và theo dõi hồ sơ tạm ứng, giải chi, thanh toán chi phí công trình theo quy định công ty và tổng hợp báo cáo chi phí công trình định kỳ.
• Nhận/gửi thư, vật phẩm…cho dự án.
• Hỗ trợ phòng HCNS tiếp nhận nhân viên mới ở dự án và hướng dẫn các thủ tục ban đầu cho nhân sự.

B. MẢNG NHÂN SỰ

1. Tuyển dụng, tiếp nhận công nhân

• Phối hợp Phòng HCNS triển khai tuyển dụng công nhân, ghi nhận/ báo cáo công nhân tổ đội, thầu phụ vào công trường.
• Thu thập, kiểm tra, cập nhật hồ sơ công nhân đầy đủ theo qui định công ty.

• Lập và gửi Báo cáo quân số hằng ngày trên hệ thống (BCH/ CN/ Thầu phụ/ Tổ đội) từ 8h – 10h.
• Làm các thủ tục điều chuyển công nhân theo yêu cầu của dự án

2. Quản lý chấm công công nhân, lương công nhân

• Tổng hợp, đề xuất lịch tăng ca công trình hằng ngày.
• Tổng hợp, đề xuất điều chỉnh lương cho công nhân theo qui định.
• Theo dõi chấm công hằng ngày, xác nhận công cho công nhân để phòng HCNS tính lương hàng tháng cho công nhân
• Theo dõi chấm công, tính lương, gửi hồ sơ thanh toán nhân công phần trừ Thầu phụ, Tổ đội về P. HCNS, P. Kế toán, Phòng Kiểm soát Chi phí và Phòng Hợp đồng qua Email;

• Theo dõi ngày phép định kỳ của BCH và Công nhân.

• Làm thanh toán các chi phí chính sách nhân sự: thanh toán tiền không về phép, chi phí tàu xe nhận việc ở dự án, chi phí mùng mền…cho công nhân, ban chỉ huy dự án theo đúng qui định.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự

• Phối hợp với phòng HCNS tổng hợp thông tin chuẩn bị các hồ sơ pháp lý nhân sự đầu vào dự án
• Nhắc nhở BCH giám sát thi công, shop-drawing hoàn thành đánh giá KPI đúng hạn, nộp và bảo mật kết quả KPI tháng gửi về phòng HCNS.

4. Công việc nhân sự khác:

• Phối hợp với phòng HCNS thực hiện tiệc Tất niên cuối năm, cúng tổ ngành mộc và các sự kiện khác của công ty.

C. MẢNG HỖ TRỢ DỰ ÁN

• Lưu trữ, cập nhật và quản lý toàn bộ hồ sơ dự án, bao gồm: Hồ sơ pháp lý, Biên bản họp, thư từ, công văn đi/đến, Báo cáo tiến độ, nhật ký….
• Tải và sắp xếp hồ sơ vào cây thư mục dự án trên hệ thống công ty và nhắc nhở QS, QA/QC, Shop Drawing (SD) cập nhật hồ sơ lên hệ thống đúng chuẩn.
• Đảm bảo tất cả tài liệu đều tuân thủ quy tắc mã hóa, phiên bản và phân quyền lưu trữ.
• Viết Nhật ký thi công Công trình theo yêu cầu CHT

• Sắp xếp lịch họp, hỗ trợ CHT và PM chuẩn bị tài liệu cho họp dự án, họp giao ban, họp với Chủ đầu tư và ghi biên bản, theo dõi và nhắc nhở deadline (nếu có).
• Chuẩn bị các báo cáo tuần, báo cáo tiến độ theo yêu cầu của CĐT và Ban chỉ huy.

-Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của CHT và Cấp trên.

- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Tiếng Anh, Hành chính, QTKD hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Yêu cầu tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương hoặc có kinh nghiệm làm qua vị trí Thư ký Dự án/ Thư ký Công trình.
- Kiến thức chuyên môn: Có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ thư ký văn phòng, soạn các biên bản họp, email, công văn thư từ trong Dự án/ Công trình.