Thư ký dự án (làm việc tại VP Cát Lái, TPHCM)

Địa điểm làm việc: 57 TML, Cát Lái, TPHCM

1. Quản lý Tài liệu & Hồ sơ Dự án:

• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ tất cả các tài liệu dự án (hợp đồng, bản vẽ, hồ sơ pháp lý, biên bản họp, công văn đi/đến, báo cáo, nhật ký công trình, v.v.) một cách khoa học và có hệ thống.
• Đảm bảo các phiên bản tài liệu luôn được cập nhật và kiểm soát.
• Thực hiện công tác đóng dấu, ký nhận, gửi/nhận văn bản, công văn, tài liệu liên quan đến dự án.
• Cung cấp tài liệu kịp thời theo yêu cầu của Giám đốc Dự án/Chỉ huy trưởng và các bên liên quan.

2. Hỗ trợ Hành chính & Điều phối:

• Chuẩn bị, soạn thảo các loại văn bản, công văn, thông báo, biên bản họp, hợp đồng thầu phụ, phụ lục hợp đồng theo chỉ đạo.
• Điều phối lịch họp, chuẩn bị phòng họp, tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp của dự án.
• Hỗ trợ công tác hậu cần cho dự án (đặt vé máy bay, chỗ ở, phương tiện di chuyển cho nhân sự dự án khi cần).
• Theo dõi và tổng hợp bảng chấm công của cán bộ công trường, các chi phí hành chính phát sinh.

3. Hỗ trợ Kế toán & Thanh toán (liên quan đến dự án):

• Hỗ trợ thu thập, kiểm tra sơ bộ chứng từ thanh toán của nhà thầu phụ, nhà cung cấp trước khi trình duyệt.
• Phối hợp với phòng Kế toán của công ty để đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện đúng hạn.
• Lưu trữ các hợp đồng, chứng từ liên quan đến chi phí dự án.

4. Báo cáo & Cập nhật thông tin:

• Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu, thông tin để lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ, tình hình nhân sự, vật tư cho Giám đốc Dự án/Chỉ huy trưởng.
• Cập nhật các thông tin, dữ liệu vào hệ thống quản lý dự án (nếu có).

5. Các nhiệm vụ khác:

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, hành chính, thư ký, xây dựng hoặc các ngành liên quan.

Không yêu cầu kinh nghiệm, sẽ được đào tạo.

Trình độ ngoại ngữ: có khả năng giao tiếp tiếng Anh là một lợi thế

Trình độ tin học: Word, Excel, PowerPoint (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu).

Khả năng khác:

• Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, rành mạch (bằng văn bản và lời nói)
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, sắp xếp công việc
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: nhanh nhẹn, linh hoạt trong xử lý tình huống

Phẩm chất, tính cách, thái độ, hành vi:

• Chăm chỉ, chịu khó học hỏi
• Tinh thần trách nhiệm, cẩn thận và tỉ mỉ; khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm
• Chịu được áp lực cao trong công việc, có thể làm việc ngoài giờ