Thư ký dự án

Quản lý hồ sơ và thư ký dự án

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ tất cả các tài liệu, lữu trữ một cách khoa học và có hệ thống.

- Đảm bảo các phiên bản tài liệu luôn được cập nhật và kiểm soát.

- Thực hiện công tác đóng dấu, ký nhận, gửi/nhận văn bản, công văn, tài liệu.

- Cung cấp tài liệu kịp thời theo yêu cầu của Giám đốc Dự án/Chỉ huy trưởng và các bên liên quan.

Hỗ trợ Hành chính và Điều phối

- Chuẩn bị, soạn thảo các loại văn bản, công văn, thông báo, biên bản họp, hợp đồng thầu phụ, phụ lục hợp đồng theo chỉ đạo.

- Điều phối lịch họp, chuẩn bị phòng họp, tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp của dự án.

- Hỗ trợ công tác hậu cần cho dự án (đặt vé máy bay, chỗ ở, phương tiện di chuyển cho nhân sự dự án khi cần).

- Theo dõi và tổng hợp bảng chấm công của cán bộ công trường, các chi phí hành chính phát sinh.

Hỗ trợ Kế toán và Thanh toán

- Hỗ trợ thu thập, kiểm tra sơ bộ chứng từ thanh toán của nhà thầu phụ, nhà cung cấp trước khi trình duyệt.

- Phối hợp với phòng Kế toán của công ty để đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện đúng hạn.

- Lưu trữ các hợp đồng, chứng từ liên quan đến chi phí dự án.

Báo cáo và cập nhật thông tin

- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu, thông tin để lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ, tình hình nhân sự, vật tư cho Giám đốc Dự án/Chỉ huy trưởng.

- Cập nhật các thông tin, dữ liệu vào hệ thống quản lý dự án (nếu có).

Công tác mua sắm và cung ứng

- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hóa phục vụ hoạt động của các dự án.

- Tìm kiếm, đánh giá và liên hệ các nhà cung cấp phù hợp.

- Thu thập, so sánh và tổng hợp báo giá để phục vụ công tác lựa chọn nhà cung cấp.

- Thực hiện đặt hàng và mua sắm vật tư, hàng hóa theo nhu cầu và phê duyệt của dự án.

- Theo dõi tiến độ cung cấp, giao nhận hàng hóa và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo hàng được cung ứng đúng yêu cầu.

- Theo dõi và kiểm tra chứng từ, hóa đơn mua hàng; phối hợp bổ sung hồ sơ, hóa đơn cho bộ phận Kế toán phục vụ công tác thanh toán và hạch toán.

- Quản lý và theo dõi các hồ sơ, chứng từ liên quan đến quá trình mua sắm.

-          Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại học ngành Kinh tế, Luật, Thư ký văn phòng … và các ngành liên quan.

-          Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm vị trí tương đương 03 năm trở lên

-          Kỹ năng giao tiếp tốt. Xử lý tình huống/ vấn đề tốt

-          Kỹ năng tổ chức tốt, chịu áp lực cao.

-          Vui vẻ, hòa đồng, nhiệt tình, tinh thần hợp tác cao.