Thư Ký Hotline - Văn phòng Hội đồng Điều hành

1. Công tác Thư ký Hotline:

• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến Hotline của Tập đoàn (khách hàng, đối tác, nội bộ).
• Ghi nhận đầy đủ thông tin, phân loại và chuyển tiếp yêu cầu đến các phòng ban liên quan.
• Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tình trạng xử lý các yêu cầu từ Hotline.
• Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo phản hồi khách hàng đúng thời gian và chất lượng.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình hình Hotline (số lượng cuộc gọi, nội dung, mức độ xử lý…).
• Lưu trữ dữ liệu, quản lý thông tin khách hàng và đảm bảo bảo mật thông tin.
• Hỗ trợ các công việc hành chính liên quan theo phân công của quản lý.

2. Công tác Thư ký Tổng hợp:

• Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban Lãnh đạo
• Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp
• Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng.
• Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.

3. Tổng hợp và báo cáo:

• Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng
• Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp.
• Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo cáo Ban Lãnh đạo

4. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:

• Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn
• Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ

5. Điều phối thông tin trong hoạt động Đơn vị:

• Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị.
• Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…

Trình Độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các 

Kinh nghiệm: Chuyên môn: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương Có

Kỹ Năng:

-Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng
- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…
- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu
- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;
- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt.
- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).
- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp;
- Năng động, sáng tạo, nhạy bén; 
- Giọng chuẩn, rõ ràng, biết điều chỉnh âm lượng theo môi trường làm việc
- Trang phục lịch thiệp, trang nhã - Ngoại hình gọn gàng - Tác phong nhanh nhẹn 
- Kiến thức chuyên môn cần có để có thể thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến công việc tại: