Thư ký kỹ thuật (Kỹ thuật tòa nhà)

Job Description

Thư ký kỹ thuật đảm bảo thực hiện các công việc hành chính liên quan tới bộ phận kỹ thuật chính xác, đúng hạn và tuân thủ các quy định của công ty.

Nhiệm vụ hàng ngày:

• Tiếp nhận các chỉ thị trực tiếp về công việc hàng ngày từ Kỹ Sư Trưởng.
• Sắp xếp lịch hẹn/ thời gian làm việc cho các bộ phận khi có yêu cầu. Sắp xếp lịch trực hàng tháng, lịch đào tạo hệ thống tòa nhà, bảo dưỡng điều hòa cho phòng kỹ thuật. Thực hiện công tác chấm công, theo dõi các ngày nghỉ... của cán bộ nhân viên trong bộ phận.
• Tham dự và ghi lại biên bản cuộc họp nếu được yêu cầu. Đảm bảo các báo cáo hàng ngày/hàng tuần /hàng tháng/hàng quý/hàng năm được soạn thảo và nộp đúng thời hạn.
• Soạn thảo và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và các công văn có tính chất công việc được đề xuất bởi Quản lý Tòa nhà/ Kỹ Sư Trưởng. Hỗ trợ Giám sát dịch vụ soạn thảo các văn bản (thư từ, fax, bản ghi nhớ, thông báo...) trước khi gửi đến cư dân.
• Lưu trữ các điều lệ, quy định của Tòa nhà một cách khoa học (sổ tay, hướng dẫn thực hiện trang trí nội thất...).
• Gửi các thông tin cần thiết đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng.
• Thay mặt Kỹ Sư Trưởng, gửi đi các nhiệm vụ cần thực hiện đến toàn thể nhân viên một cách khoa học và theo dõi để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành chính xác.
• Cập nhật chỉ số điện, nước, phiếu báo hỏng, các biên bản sự cố...để làm báo cáo tuần, tháng, quý đồng thời gửi mail cho cấp trên và các bộ phận liên quan.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu và lập thành từng tệp riêng biệt, thống nhất và được lưu giữ cẩn thận. Photocopy các biểu mẫu, tài liệu và làm công văn, tờ trình, báo cáo... liên quan đến bộ phận kỹ thuật.
• Kiểm tra kho, dụng cụ của buổi hội thảo và kết hợp với Giám sát để mua vật tư. Hàng tháng tổng hợp phiếu nhập, xuất vật tư (bóng đèn, pin, băng dính...) để lên bảng Excel tổng hợp nhập, xuất, tồn gửi email cho bộ phận Kế toán.
• Thu thập, lưu trữ và báo cáo đến Quản lý Tòa nhà các khiếu nại/ các sự việc từ phía cư dân.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành liên quan về kỹ thuật.
• Am hiểu hệ thống kỹ thuật tòa nhà.
• Có kinh nghiệm tòa nhà, kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản là một lợi thế.
• Kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp tốt để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác.
• Có khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin, cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin.
• Trình độ học vấn để viết báo cáo và thuyết trình.