Thư ký Tổng Giám đốc

Job Description

1.1. Hỗ trợ công tác điều hành và quản lý của TGĐ

• Trợ giúp TGĐ trong việc triển khai, theo dõi và đôn đốc các công việc theo chỉ đạo.

• Tiếp nhận, tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của các phòng ban theo yêu cầu.

• Hỗ trợ TGĐ giám sát tiến độ thực hiện các dự án, kế hoạch kinh doanh của công ty.

• Phối hợp với các bộ phận để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng.

1.2. Quản lý lịch trình và tổ chức công tác

• Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của TGĐ.

• Chuẩn bị tài liệu, nội dung và tổ chức các cuộc họp nội bộ và đối ngoại.

• Ghi chép, tổng hợp và lập biên bản các cuộc họp của BHV.

• Sắp xếp các chuyến công tác, đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho TGĐ.

1.3. Soạn thảo và quản lý văn bản, tài liệu

• Soạn thảo công văn, báo cáo, biên bản, quyết định và các tài liệu liên quan theo yêu cầu của TGĐ.

• Kiểm tra và rà soát các văn bản, tài liệu trước khi trình ký TGĐ.

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của TGĐ một cách khoa học, bảo mật.

1.4. Hỗ trợ công tác truyền thông và đối ngoại

• Đại diện hoặc phối hợp với các phòng ban trong công tác tiếp đón khách hàng, đối tác, cơ quan ban ngành.

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác chiến lược, cơ quan quản lý nhà nước.

• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo theo chỉ đạo của TGĐ.

1.5. Thực hiện các công việc khác

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Tổng Giám đốc

• Hỗ trợ các công tác hành chính, hậu cần khi có yêu cầu.

Job Requirement

• Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Bảo hiểm, Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.

• Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm thư ký lãnh đạo, trợ lý Tổng Giám đốc hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm làm thư ký/Trợ lý tại các Công ty bảo hiểm Phi nhân thọ.

• Kỹ năng giao tiếp, trình bày và đối ngoại tốt

• Kỹ năng soạn thảo văn bản, báo cáo.

• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc.

• Kỹ năng xử lý thông tin và bảo mật.