Thư ký văn phòng (Phòng Kỹ thuật)

• Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ (bản cứng + số hóa) toàn bộ Biên bản nghiệm thu, Báo cáo dịch vụ của kỹ thuật viên sau khi hoàn thành.
• Cập nhật kịp thời tình trạng các ca lắp đặt/sửa chữa lên hệ thống quản lý chung. Nhắc nhở KTV khi sắp quá hạn xử lý (SLA).
• Kiểm tra số liệu linh kiện xuất đi công trình và linh kiện thu hồi (hàng lỗi/bảo hành) khớp 100% với thực tế, không có chênh lệch chưa rõ lý do.
• Nộp đúng hạn các báo cáo tuần/tháng của phòng Kỹ thuật (tổng hợp KPI, bảng kê chi phí công tác phí,...).
• Phối hợp nhịp nhàng với bộ phận Kế toán (để xuất hóa đơn) và CSKH (để khảo sát sự hài lòng sau khi KTV hoàn thành việc).
• Đảm bảo toàn bộ giấy tờ, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất/nhập linh kiện, hồ sơ bảo hành của khách hàng được lưu trữ khoa học, số hóa kịp thời và không thất lạc.
• Hỗ trợ Trưởng phòng/Trưởng nhóm cập nhật lịch trình làm việc của đội ngũ kỹ thuật

1. Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao với các con số và hồ sơ, chứng từ.

2. Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word).

3. Kỹ năng giao tiếp, nhắc việc và điều phối tốt; có khả năng kết nối linh hoạt giữa KTV tại hiện trường và các bộ phận tại văn phòng (Kế toán, Kho, CSKH).

4. Có hiểu biết cơ bản về các thuật ngữ kỹ thuật, linh kiện máy CNC là một lợi thế lớn.