Tổ Trưởng Hành Chính

Job Description

1. Quản lý và điều phối công tác hành chính văn phòng
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng và tài sản hành chính;
- Kiểm soát chi phí hành chính, đảm bảo sử dụng tiết kiệm – hợp lý;
- Giám sát vệ sinh văn phòng, lễ tân, bảo vệ;
- Theo dõi hợp đồng hành chính: thuê văn phòng, nước uống, Internet, văn phòng phẩm, thuê xe,…

2. Thiết lập công tác HCNS tại dự án
- Hỗ trợ cung cấp vật tư, biểu mẫu hành chính cho dự án;
- Theo dõi công tác đời sống dự án (nếu liên quan);
- Tổng hợp nhu cầu và báo cáo cho trưởng bộ phận quản lý trực tiếp.

3. Thiết lập, kiểm tra, giám sát và điều phối hệ thống xe ôtô
- Sắp xếp, điều xe theo yêu cầu công việc;
- Theo dõi định mức, lịch trình, và chi phí vận hành xe;
- Phối hợp cùng Phòng sửa chữa kiểm tra, giám sát, thực hiện việc bảo trì bảo dưỡng xe định kì.
4. Quản lý hồ sơ, công văn, tài liệu hành chính
- Tổ chức lưu trữ, phát hành công văn, biểu mẫu, tài liệu nội bộ đúng quy định;
- Hướng dẫn nhân viên sử dụng, tuân thủ quy trình hành chính;
- Kiểm tra định kỳ việc thực hiện quy định hành chính tại các phòng ban.
5. Quản lý nhân viên hành chính thuộc tổ
- Phân công công việc, hướng dẫn và giám sát nhân viên hành chính;
- Đánh giá kết quả công việc theo định kỳ.
6. Tổ chức sự kiện nội bộ & hỗ trợ truyền thông nội bộ
- Phối hợp tổ chức các sự kiện: lễ tổng kết, sinh nhật, teambuilding, 20/10, 8/3,…;
- Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần khi có sự kiện do công ty hoặc bên ngoài tổ chức.

Job Requirement

•      Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học thuộc các ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính, Kinh tế, Quản trị kinh doanh,…

•      Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm hành chính văn phòng;

•      Ưu tiên đã từng điều phối hành chính hoặc làm tổ trưởng/leader;

•      Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và giám sát, lãnh đạo, hướng dẫn nhân viên;

•      Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt;

•      Sử dụng thành thạo Word, Excel, Outlook;

•      Kỹ năng giám sát công việc nhân viên, tổ chức – điều phối công việc.