Trợ Lý Điều Hành Kiêm Hành Chính Nhân Sự

Giới thiệu về Là Home

Là Home là thương hiệu hoạt động trong lĩnh vực lưu trú và dịch vụ hospitality, với định hướng xây dựng hệ thống homestay mang đến trải nghiệm lưu trú ấm cúng, chỉn chu và chuyên nghiệp. Song song đó, Là Home đang mở rộng sang các mô hình dịch vụ liên quan như café và không gian trải nghiệm.

Để đáp ứng kế hoạch phát triển, chúng tôi tìm kiếm Trợ lý Điều hành kiêm Hành chính Nhân sự – người sẽ đồng hành cùng Ban Giám đốc trong công tác điều phối vận hành, quản lý tiến độ công việc và xây dựng hệ thống quản trị nội bộ.

Mô tả công việc

1. Trợ lý Giám đốc - Hỗ trợ điều phối vận hành (40%)

·       Hỗ trợ Giám đốc trong công việc hằng ngày.

·       Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác.

·       Theo dõi tiến độ các đầu việc của từng phòng ban.

·       Nhắc deadline và báo cáo tiến độ.

·       Soạn thảo văn bản, hợp đồng, thông báo, quy trình nội bộ.

·       Là đầu mối truyền đạt chỉ đạo của Giám đốc đến các bộ phận.

·       Tổng hợp báo cáo doanh thu, vận hành và nhân sự hàng tuần.

·       Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.

·       Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.

2. Hành chính – Nhân sự (35%)

2.1 Tuyển dụng

·       Đăng tin tuyển dụng.

·       Sàng lọc CV.

·       Liên hệ ứng viên.

·       Sắp xếp lịch phỏng vấn.

·       Theo dõi quá trình thử việc tuyển dụng

2.2 Nhân sự:

·       Soạn thảo, lưu trữ và quản lý hồ sơ, văn bản, hợp đồng (hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng).

·       Quản lý hồ sơ nhân sự.

·       Chấm công.

·       Theo dõi phép năm.

·       Theo dõi tăng ca.

·       Quản lý lịch làm việc.

2.3 Đào tao:

·       Hướng dẫn nhân sự mới.

·       Theo dõi checklist đào tạo.

·       Cập nhật SOP.

·       Quản lý sổ tay nhân viên.

2.4 Hành chính:

·       Quản lý văn phòng phẩm

·       Theo dõi mua sắm, quản lý tài sản và chi phí hành chính.

·       Làm việc với nhà cung cấp và các đối tác liên quan.

·       Lưu trữ hồ sơ nội bộ

·       Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ

·       Thực hiện các công việc hành chính phát sinh.

3. Kế toán nội bộ (25%)

·       Kiểm tra doanh thu hằng ngày từ:

•    Airbnb
•    Booking.com
•    Agoda
•    Trip.com
•    OnePMS

·       Đối chiếu doanh thu với tài khoản ngân hàng.

·       Theo dõi công nợ.

·       Theo dõi thu - chi.

·       Lập phiếu thu, phiếu chi. 

·       Quản lý quỹ tiền mặt.

·       Quản lý hóa đơn, chứng từ.

·       Kiểm tra chi phí vận hành.

·       Theo dõi thanh toán nhà cung cấp.

·       Lập báo cáo doanh thu và chi phí hàng tuần.

·       Phối hợp với kế toán dịch vụ để hoàn thiện hồ sơ thuế

Độ tuổi: Nữ từ 22 - 30 tuổi

Trình độ

Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Hành chính nhân sự, Kế toán hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm tại các vị trí:

• Executive Assistant
• Operation Executive
• Office Administrator
• Project Coordinator
• Trợ lý Giám đốc

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Hospitality, F&B hoặc doanh nghiệp vận hành chuỗi.

Kiến thức & Kỹ năng

• Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt là Excel) hoặc Google Workspace.
• Có khả năng lập kế hoạch, quản lý tiến độ và sắp xếp công việc.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý công việc đa nhiệm tốt.
• Có tư duy phân tích số liệu và giải quyết vấn đề.
• Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
• Ưu tiên các ứng viên từng làm trong lĩnh vực: Khách sạn, homestay, Airbnb, Bất động sản, Chuỗi bán lẻ

Phẩm chất

• Trung thực, cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm.
• Chủ động trong công việc và sẵn sàng học hỏi.
• Linh hoạt, thích nghi tốt với môi trường làm việc năng động.
• Có định hướng phát triển lâu dài trong lĩnh vực vận hành và quản trị.

Chân dung ứng viên phù hợp

Vị trí này phù hợp với ứng viên mong muốn phát triển theo định hướng Operation/Business Management, không chỉ thực hiện công việc hành chính mà còn tham gia điều phối và xây dựng hệ thống vận hành.

Chúng tôi đánh giá cao những ứng viên có:

• Tư duy tổ chức và quản lý công việc tốt.
• Khả năng làm việc với dữ liệu và báo cáo.
• Kỹ năng điều phối và phối hợp nhiều bộ phận.
• Khả năng cân bằng giữa tính cẩn trọng và sự linh hoạt.
• Mong muốn phát triển lên các vị trí quản lý trong tương lai.

Quyền lợi

• Thu nhập: 10,000,000 - 16,000,000
• Thưởng theo hiệu quả công việc và KPI.
• Được tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
• Môi trường làm việc trẻ trung, chuyên nghiệp và đề cao tinh thần chủ động.
• Cơ hội học hỏi, phát triển chuyên môn và lộ trình thăng tiến rõ ràng.
• Tham gia đầy đủ các chế độ theo quy định của pháp luật và chính sách của công ty.

Thời gian làm việc

• Thứ Hai – Thứ Sáu: 08:30 – 17:30
• Thứ Bảy: 08:30 – 12:00