Trợ lý điều hành (trực thuộc Tổng Công Ty)

Hỗ trợ trực tiếp Phó Tổng Giám đốc trong công tác điều hành; theo dõi, nhắc việc, tổng hợp – phân tích báo cáo, quản lý hồ sơ dữ liệu và phối hợp làm việc với các phòng ban, đối tác nhằm đảm bảo công việc được triển khai đúng tiến độ và hiệu quả.

1. Theo dõi & điều phối công việc điều hành

• Theo dõi các đầu việc theo chỉ đạo của Phó Tổng Giám đốc
• Nhắc việc, kiểm soát deadline, cập nhật tình trạng thực hiện
• Ghi biên bản họp, tổng hợp và theo dõi action plan

2. Báo cáo & phân tích

• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng từ các phòng ban
• Chuẩn hóa biểu mẫu báo cáo
• Thiết kế bảng biểu, dashboard theo dõi KPI bằng Excel
• Phân tích số liệu theo yêu cầu điều hành
• Chuẩn bị slide phục vụ họp điều hành

3. Hỗ trợ làm việc với đối tác

• Tham gia cùng Phó Tổng Giám đốc trong các buổi họp nội bộ và làm việc với khách hàng, nhà cung cấp khi được phân công
• Chuẩn bị tài liệu, dữ liệu liên quan đến buổi làm việc
• Ghi nhận nội dung trao đổi và theo dõi các đầu việc sau cuộc họp

4. Quản lý & lưu trữ hồ sơ, dữ liệu

• Lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu liên quan đến phần hành công việc
• Quản lý dữ liệu báo cáo, tài liệu họp, hồ sơ làm việc theo nguyên tắc bảo mật
• Đảm bảo tài liệu được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu

5.Công việc khác

• Thực hiện các công việc hành chính – điều hành phát sinh theo phân công của Phó Tổng Giám đốc và Ban điều hành

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Kinh tế, Tài chính – Kế toán, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế đối ngoại hoặc tương đương.
• Có 2 – 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Điều phối, Phân tích hoặc tương đương.
• Excel nâng cao (Pivot Table, Xlookup/Vlookup, Dashboard), PowerPoint tốt.
• Tiếng Anh viết email và đọc hiểu tài liệu tốt.
• Kỹ năng tổng hợp và phân tích số liệu.
• Cẩn trọng, ý thức bảo mật cao. Chủ động, linh hoạt trong công việc.
• Có khả năng làm việc trực tiếp với lãnh đạo cấp cao.
• Sẵn sàng đi công tác khi cần.
• Tư duy tổ chức công việc tốt, chịu được áp lực

Ưu tiên:

• Ứng viên từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp đa phòng ban
• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc / Ban Điều hành
• Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp
• Thành thạo quản lý dữ liệu trên Google Drive/SharePoint hoặc hệ thống nội bộ