Trợ Lý Đối Ngoại (External Relations Assistant)

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các hoạt động đối ngoại, xây dựng và duy trì quan hệ với đối tác, khách hàng, tổ chức và các bên liên quan trong nước và quốc tế.

Đảm bảo công tác chuẩn bị thông tin, tài liệu, điều phối và theo dõi các hoạt động đối ngoại của Tổng Giám đốc được thực hiện chuyên nghiệp, kịp thời và hiệu quả; đồng thời đóng vai trò cầu nối trong giao tiếp, phối hợp và thúc đẩy các nội dung hợp tác với đối tác.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Hỗ trợ hoạt động đối ngoại của Tổng Giám đốc

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các hoạt động gặp gỡ, làm việc, trao đổi với đối tác, khách hàng, tổ chức và các bên liên quan trong nước và quốc tế.
• Chuẩn bị thông tin, hồ sơ, tài liệu và các nội dung cần thiết trước các cuộc họp, buổi làm việc hoặc sự kiện đối ngoại của Tổng Giám đốc.
• Tham gia các cuộc họp, buổi tiếp xúc đối tác theo yêu cầu; ghi nhận nội dung trao đổi, tổng hợp các đầu việc và theo dõi việc triển khai sau cuộc họp.
• Hỗ trợ giao tiếp, trao đổi và xử lý thông tin bằng tiếng Anh trong các hoạt động đối ngoại khi cần thiết.

2. Nghiên cứu và chuẩn bị thông tin phục vụ Tổng Giám đốc

• Tìm kiếm, nghiên cứu và tổng hợp thông tin về đối tác, doanh nghiệp, thị trường hoặc các vấn đề liên quan phục vụ hoạt động làm việc và ra quyết định của Tổng Giám đốc.
• Chuẩn bị briefing, báo cáo, tài liệu trình bày và các nội dung phục vụ các cuộc họp, chương trình làm việc và hoạt động đối ngoại.
• Tổng hợp, phân tích và trình bày thông tin ngắn gọn, logic, giúp Tổng Giám đốc nhanh chóng nắm bắt các nội dung trọng yếu.

3. Điều phối và duy trì quan hệ đối tác

• Phối hợp với các đơn vị liên quan để kết nối, trao đổi và triển khai các nội dung làm việc với đối tác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
• Theo dõi tiến độ các nội dung đã thống nhất với đối tác; chủ động nhắc việc, cập nhật tình hình và báo cáo Tổng Giám đốc.
• Hỗ trợ duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
• Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình trao đổi, làm việc với đối tác trong phạm vi được phân công.

4. Hỗ trợ các chương trình, sự kiện và hoạt động đối ngoại

• Phối hợp chuẩn bị và tổ chức các chương trình làm việc, hội nghị, sự kiện, chuyến công tác hoặc hoạt động tiếp đón đối tác của Tổng Giám đốc.
• Phối hợp với các phòng/ban liên quan để chuẩn bị lịch trình, tài liệu, nội dung và các điều kiện cần thiết cho hoạt động đối ngoại.
• Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong quá trình tham dự các sự kiện, chương trình networking và các hoạt động giao lưu với đối tác trong nước và quốc tế.

5. Điều phối và theo dõi công việc

• Tiếp nhận các nội dung chỉ đạo của Tổng Giám đốc liên quan đến phạm vi công việc được giao và phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai.
• Theo dõi tiến độ, tổng hợp tình trạng thực hiện và chủ động nhắc việc đối với các đầu việc đã được giao.
• Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, các nội dung cần Tổng Giám đốc xem xét hoặc đưa ra quyết định.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu và phân công của Tổng Giám đốc.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Kinh tế, Kinh doanh quốc tế, Quan hệ quốc tế, Ngoại giao, Luật, Tài chính, Quản trị Kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên đã từng học tập, trao đổi, thực tập hoặc làm việc tại nước ngoài; có trải nghiệm trong môi trường quốc tế và khả năng thích nghi tốt với sự khác biệt về văn hóa, phong cách giao tiếp và phương thức làm việc.

2. Kinh nghiệm

• Có tối thiểu 2–4 năm kinh nghiệm tại các vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc/Trợ lý Điều hành, External Relations, International Relations, Business Development, Partnership hoặc các vị trí có tính chất công việc tương đương.
• Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với lãnh đạo cấp cao và phối hợp với nhiều phòng/ban, đối tác hoặc bên liên quan.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong doanh nghiệp có yếu tố quốc tế, môi trường đa văn hóa hoặc thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài.

3. Ngoại ngữ

• Tiếng Anh thành thạo, có khả năng sử dụng độc lập trong môi trường công việc.
• Có khả năng giao tiếp, trao đổi, viết email, chuẩn bị tài liệu và tham gia các cuộc họp với đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh.
• Có khả năng truyền đạt thông tin tự nhiên, chuyên nghiệp và phù hợp với bối cảnh giao tiếp đa văn hóa.

4. Kỹ năng chuyên môn

• Có khả năng nghiên cứu, tổng hợp, phân tích và hệ thống hóa thông tin.
• Có khả năng chuẩn bị briefing, báo cáo, presentation và tài liệu phục vụ lãnh đạo.
• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng và duy trì quan hệ tốt.
• Kỹ năng tổ chức, điều phối và theo dõi nhiều đầu việc đồng thời.
• Kỹ năng viết và trình bày thông tin rõ ràng, logic, súc tích.
• Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng phục vụ công việc.

5. Thái độ/Phẩm chất

• Giao tiếp chuyên nghiệp, tự tin, tinh tế và có khả năng ứng xử linh hoạt trong các tình huống đối ngoại.
• Có tư duy cởi mở, khả năng thích nghi nhanh với môi trường mới và sự khác biệt văn hóa.
• Chủ động, trách nhiệm, có khả năng tự tổ chức và theo sát công việc đến khi hoàn thành.
• Cẩn trọng, có ý thức bảo mật cao đối với thông tin của Tổng Giám đốc và doanh nghiệp.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực, xử lý linh hoạt các yêu cầu phát sinh và thay đổi về lịch trình.
• Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu, phù hợp với vai trò thường xuyên đại diện và đồng hành cùng Tổng Giám đốc trong các hoạt động đối ngoại.

6. Yêu cầu khác

• Sẵn sàng tham gia các hoạt động đối ngoại, sự kiện và chương trình làm việc ngoài giờ khi công việc yêu cầu.
• Có khả năng đi công tác trong nước và nước ngoài.
• Có sự quan tâm và hứng thú với môi trường quốc tế, hoạt động kết nối, giao lưu và xây dựng quan hệ với các đối tác đa dạng.

Chế độ đãi ngộ

• Mức lương: cạnh tranh hấp dẫn (sẵn sàng offer cao khi đủ năng lực) + Phụ cấp (Ăn ca: 700.000 VNĐ/tháng; Gửi xe: 120.000 VNĐ/tháng; trợ cấp máy tính cá nhân (nếu có): 300.000 VNĐ/tháng).
• Chính sách thưởng: Thưởng Lễ, Tết, sinh nhật + thưởng dự án + thưởng thâm niên + Lương tháng 13 + các thưởng khác theo quy định Công ty tại thời điểm hiện hành.
• Làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động, coi trọng năng lực và khả năng sáng tạo
• Thường xuyên tổ chức các hoạt động mini game, chương trình các ngày Lễ, Tết, sinh nhật, tham gia hoạt động Teambuilding của công ty..

Đào tạo – Phát triển

• Cơ hội tiếp cận và học hỏi công nghệ tiên tiến, công nghệ mới
• Được công ty tạo điều kiện và hỗ trợ khi tham gia các khóa đào tạo, phát triển năng lực.
• Có cơ hội làm những việc thách thức, phát huy hết khả năng bản thân.]\
• Tham gia các sản phẩm công nghệ mới theo kế hoạch phát triển của công ty.

Chăm sóc sức khỏe, đời sống

• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo luật bảo hiểm.
• Được tặng quà, thăm hỏi nhân các dịp: sinh nhật, cưới hỏi, hiếu hỉ, ốm đau...
• Có thể tham gia các câu lạc bộ thể thao: đá bóng, tập yoga, thể dục cải thiện sức khoẻ...