Trợ lý Giám đốc (Assistant Director/Executive Assistant)

Trợ lý Giám đốc (Assistant Manager/Executive Assistant) là người hỗ trợ trực tiếp cho Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều phối và triển khai các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Vị trí này đóng vai trò là "cánh tay phải" và cầu nối quan trọng giữa Giám đốc với các phòng ban hoặc đối tác. 

Dưới đây là mô tả chi tiết các nhiệm vụ và yêu cầu của vị trí này:

1. Nhiệm vụ chính của Trợ lý Giám đốc

Công việc của trợ lý thường bao gồm 4 nhóm chính:

·        Quản lý lịch trình và hành chính:

o   Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, các cuộc họp, hội thảo và sự kiện quan trọng của Giám đốc.

o   Thực hiện công tác chuẩn bị hậu cần cho các chuyến công tác: đặt vé máy bay, khách sạn, visa.

o   Tiếp nhận, sàng lọc thư từ, email và các cuộc điện thoại gọi đến cho Giám đốc.

·        Hỗ trợ điều hành và quản lý dự án:

o   Theo dõi và đôn đốc tiến độ thực hiện các công việc, dự án tại các phòng ban theo chỉ đạo của Giám đốc.

o   Thay mặt Giám đốc truyền đạt thông tin và giám sát việc thực hiện các quyết định điều hành xuống cấp dưới.

o   Tham gia các cuộc họp, ghi chép biên bản và theo dõi việc thực hiện các kết luận sau họp.

·        Xử lý dữ liệu và báo cáo:

o   Tổng hợp, phân tích số liệu từ các bộ phận (Kinh doanh, Marketing, Tài chính) để báo cáo cho Giám đốc.

o   Soạn thảo văn bản, báo cáo, bài phát biểu hoặc chuẩn bị tài liệu thuyết trình cho Giám đốc.

·        Đối ngoại và giao tiếp:

o   Tiếp đón khách hàng, đối tác và thay mặt Giám đốc xử lý một số vấn đề trong phạm vi ủy quyền.

o   Nếu làm việc trong môi trường quốc tế, trợ lý thường kiêm thêm nhiệm vụ phiên dịch và biên dịch tài liệu/hợp đồng. 

2. Yêu cầu đối với ứng viên

Để đảm nhận tốt vị trí này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn:

·        Trình độ: Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.

·        Ngoại hình: Ưa nhìn, chiều cao tối thiểu Nam ≥ 1.70m; Nữ ≥ 1.60m

·        Kỹ năng mềm:

o   Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cực tốt.

o   Khả năng giao tiếp, đàm phán và thiết lập mối quan hệ ngoại giao.

o   Kỹ năng phân tích số liệu và giải quyết tình huống nhanh nhạy.

·        Thái độ: Bảo mật thông tin tuyệt đối, cẩn thận, chỉn chu và chịu được áp lực công việc cao.

·        Ngoại ngữ: Thành thạo ít nhất một ngoại ngữ (tiếng Anh và ưu tiên biết thêm tiếng Trung…) là lợi thế lớn để nhận mức lương cao. 

3. Mức lương và cơ hội nghề nghiệp

·        Mức lương: Dao động rộng tùy theo quy mô công ty và năng lực cá nhân, trung bình từ 15.000.000 – 25.000.000 VND/tháng cho các vị trí yêu cầu kinh nghiệm và ngoại ngữ.

·        Cơ hội: Đây là vị trí "vàng" để học hỏi tư duy chiến lược từ lãnh đạo, tạo bước đệm vững chắc để thăng tiến lên các vị trí quản lý cấp cao như Giám đốc bộ phận hoặc Phó Giám đốc trong tương lai. 

Để đảm nhận tốt vị trí này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn:

·        Trình độ: Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.

·        Kỹ năng mềm:

o   Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cực tốt.

o   Khả năng giao tiếp, đàm phán và thiết lập mối quan hệ ngoại giao.

o   Kỹ năng phân tích số liệu và giải quyết tình huống nhanh nhạy.

·        Thái độ: Bảo mật thông tin tuyệt đối, cẩn thận, chỉn chu và chịu được áp lực công việc cao.

·        Ngoại ngữ: Thành thạo ít nhất một ngoại ngữ (tiếng Anh và ưu tiên biết thêm tiếng Trung…) là lợi thế lớn để nhận mức lương cao.