Trợ Lý Giám Đốc Điều Hành (Executive Assistant) - Thu Nhập Từ 16-20 Triệu

Job Description

Vai trò:

Nếu bạn thích làm việc với những dự án đa dạng, mỗi ngày đều mang lại những thử thách mới, và muốn đồng hành cùng đội ngũ nòng cốt hỗ trợ trực tiếp cho thành công của công ty, vị trí Trợ Lý Giám Đốc Điều Hành tại Tạo Doanh là dành cho bạn.

Bạn sẽ đóng vai trò chủ chốt, hỗ trợ trực tiếp Giám đốc điều hành là Phùng Tấn Tài trong cả công việc cá nhân lẫn chuyên môn, đảm bảo hoạt động hàng ngày của lãnh đạo diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Giá trị cốt lõi của Tạo Doanh: Vị trí này yêu cầu bạn thấu hiểu sâu sắc và cam kết tuyệt đối với các giá trị cốt lõi của công ty:

Chủ động và sáng tạo không ngừng.

Chăm chỉ, bền bỉ và suy nghĩ dài hạn.

Cầu tiến, ham học hỏi và phát triển liên tục.

Giám đốc của Tạo Doanh là người tạo ra sản phẩm, dịch vụ và cũng là đại diện thương hiệu cho công ty, do đó mục tiêu của bạn là giúp họ tập trung hoàn toàn vào công việc thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, còn bạn hỗ trợ họ xử lý các nhiệm vụ còn lại.

Trách nhiệm chính:

1. Hỗ trợ Điều hành:

Quản lý, tối ưu lịch làm việc, chủ động sắp xếp lịch trình trước 3 tháng.

Đảm bảo lịch cá nhân và công việc không bị chồng chéo, chuẩn bị tài liệu cần thiết trước các cuộc họp.

Làm việc với các bộ phận, đối tác để lên kế hoạch cuộc họp, đảm bảo các cuộc gặp diễn ra đúng theo ưu tiên.

Theo dõi và quản lý email, tin nhắn, và các yêu cầu liên hệ từ đối tác.

Thực hiện các công việc hành chính như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, hỗ trợ cá nhân cho giám đốc.

Chụp ảnh màn hình để bổ trợ cho các đầu việc được giao.

Dùng tài khoản cá nhân của công ty để kết bạn với khách hàng.

Sắp xếp các data khách hàng để giám đốc làm việc với khách hàng mỗi ngày.

Copy note của các cuộc họp và cập nhật lên các phần mềm như CRM, HRM để lưu trữ thông tin.

Làm các công việc không tên để lấy lại thời gian cho giám đốc.

2. Quản lý Tuyển dụng:

Đăng tuyển, sàng lọc CV, sơ vấn ứng viên, tổ chức phỏng vấn.

Quản lý quá trình onboarding, soạn hợp đồng, cập nhật hệ thống HRM.

3. Quản lý Dự án:

Theo dõi tiến độ dự án, làm việc cùng freelancer và các đối tác.

Dự họp và ghi chú, cập nhật các thông tin vào CRM và HRM.

Theo dõi deadline và báo cáo hàng ngày.

4. Giao tiếp và Điều phối:

Viết, chỉnh sửa và duyệt nội dung trao đổi với các bên liên quan.

Đại diện giám đốc trong các cuộc giao tiếp khi cần.

Luôn sẵn sàng trả lời nhanh chóng (dưới 5 phút) qua Slack và các phương tiện giao tiếp khác.

Gọi điện thoại để sắp xếp lịch hẹn với khách hàng, nhân sự, đối tác.

5. Quản lý vận hành:

Chủ động dự đoán nhu cầu và xử lý vấn đề kịp thời.

Đảm bảo mọi nhiệm vụ, dự án được quản lý minh bạch và hiệu quả trên hệ thống Asana.

Hỗ trợ lập kế hoạch và theo dõi tiến độ chiến lược hàng quý.

Job Requirement

Kinh nghiệm tối thiểu 2 năm ở vị trí tương đương như Trợ lý Điều hành hoặc Operations Manager.

Thời gian giao tiếp linh hoạt và nhanh chóng từ 8h00 sáng đến 22h00 tối từ thứ 2 tới chủ nhật.

Luôn sẵn sàng trả lời nhanh chóng (dưới 5 phút) qua Slack và các phương tiện giao tiếp khác.

Kỹ năng tổ chức xuất sắc, khả năng đa nhiệm, quản lý thời gian hiệu quả.

Thành thạo tiếng Anh cả viết và nói.

Kỹ năng giao tiếp, soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, sắc bén.

Xuất sắc trong giao tiếp qua điện thoại và Zoom.

Chủ động giải quyết vấn đề và có trí tuệ cảm xúc cao.

Có gu thẩm mỹ tốt, tỉ mỉ và chỉn chu trong công việc.

Để ý chi tiết, không được sai chính tả.
 

Thu nhập: 16-20 triệu VNĐ/tháng (cộng thưởng theo kết quả công việc).

Làm việc theo hình thức Hybrid linh hoạt tại Hồ Chí Minh.

Đóng đầy đủ BHXH và BHYT theo quy định.

Môi trường làm việc nhiều cơ hội phát triển bản thân và được tiếp xúc sớm với các công cụ hiện đại nhất liên quan tới AI.

Được cung cấp đầy đủ công cụ về AI hiện đại nhất, các công cụ quản lý dự án và quản lý công việc tốt nhất.

Được đầu tư các khóa học online hàng đầu thế giới.