Trợ Lý Giám Đốc (Ngành tổ chức sự kiện)

1. Công việc hành chính nhân sự

- Tham mưu cho Giám Đốc về công tác hành chánh nhân sự của công ty.

- Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính được giao

• Quản lý giám sát công việc của nhân sự Hành chính
• Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty.
• Xây dựng / thống nhất hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty.
• Thường xuyên nhắc nhở và thực hiện các hoạt động kiểm tra giám sát đảm bảo nhân viên tuân thủ nội quy, quy trình của công ty.

- Thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự được giao (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, quan hệ với người lao động …)

• Hỗ trợ BGĐ trong việc xây dựng quy chế lương bổng, khen thưởng, chế độ phúc lợi, xác định mục tiêu, thiết lập và thực hiện kế hoạch cho các phòng ban.
• Tham mưu cho BGĐ trong việc tuyển dụng nhân sự và xây dựng bộ máy phù hợp cho từng thời điểm phát sinh.
• Gặp gỡ, lắng nghe, hòa giải và thương lượng với nhân viên về thái độ, tinh thần làm việc, yêu cầu, tranh chấp lao động và các vấn đề khác
• Tư vấn và động viên đội ngũ nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, vạch ra đường hướng phát triển sự nghiệp, phát huy tiềm năng và đảm nhận công việc phù hợp với vị trí của họ.
• Tư vấn BGĐ xử lý các sự vụ liên quan đến việc vi phạm kỉ luật của nhân viên.

2. Công việc quản trị kinh doanh quảng cáo / tổ chức sự kiện

- Xây dựng / thống nhất các form mẫu chuẩn, hợp đồng mẫu.

- Kiểm tra nội dung các Hợp đồng, văn bản, chứng từ cho bộ phận Account trước khi trình BGĐ và đối tác ký duyệt.

- Trợ giúp BGĐ xây dựng hệ thống phần mềm quản lý dự án, đào tạo và áp dụng vào thực tế.

- Hỗ trợ BGĐ để điều phối và giám sát hoạt động hàng ngày, theo dõi tiến độ dự án, tiến độ thực hiện mục tiêu, thực hiện công việc được giao

- Tiếp nhận báo cáo định kì từ các phòng ban, tổng hợp và thực hiện các báo cáo quản trị kịp thời cho BGĐ

- Hỗ trợ BGĐ trong việc lập dự toán ngân sách, báo giá cho khách hàng

3. Trợ lý riêng

- Tiếp nhận, kiểm tra, xử lý thông tin và trình ký hồ sơ chứng từ

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp

- Chuẩn bị các giấy tờ hoặc thủ tục liên quan các chuyến đi công tác (phương tiện di chuyển, khách sạn, Visa…)

- Thực hiện công tác thư ký trong các cuộc họp của BGĐ với đối tác, khách hàng hoặc các phòng ban. (ghi chép biên bản họp, hỗ trợ và chuẩn bị cho các buổi họp và thuyết trình, v.v…)

- Thay mặt BGĐ làm việc với các phòng ban và các đối tác theo chỉ thị của BGĐ

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết và làm báo cáo theo yêu cầu của BGĐ

- Tham mưu và đề xuất các giải pháp trong việc xử lý các vấn đề trong và ngoài Công ty

4. Khác

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

- Tổ chức các hoạt động/ sự kiện tại công ty như Team Building, Company Trip, Year End Party, các sự kiện sinh nhật, lễ hội hoặc đào tạo…

- Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của BGĐ.

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành QTKD, Nhân sự, Tài chính, Marketing hoặc các lĩnh vực liên quan.

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại các công ty ngành dịch vụ, đảm nhận vị trí trợ lý giám đốc hoặc cấp quản lý bộ phận hành chính nhân sự hoặc cấp quản lý bộ phận Account tại Agency quảng cáo/tổ chức sự kiện.

- Thành thạo MS Office và các phần mềm máy tính hỗ trợ cho công việc.

- Giao tiếp tiếng Anh thành thạo

- Nhanh nhạy về công nghệ. Có kinh nghiệm thiết lập/sử dụng CRM, ERP hoặc các phần mềm quản lý là một lợi thế.

- Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.

- Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập, có năng lực giải quyết vấn đề và quản lý thời gian tốt.

- Có kỹ năng viết báo cáo; tổng hợp, cập nhật thông tin.

- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin, không ngại khó khăn áp lực trong công việc.