Trợ lý Giám đốc Tòa nhà

1. Mục tiêu công việc:
Hỗ trợ Giám đốc Tòa nhà trong công tác điều phối, giám sát vận hành, chăm sóc khách hàng, tổng hợp báo cáo và theo dõi tiến độ công việc; góp phần bảo đảm tòa nhà vận hành an toàn, ổn định và chuyên nghiệp.

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

2.1. Hỗ trợ vận hành
• Theo dõi, đôn đốc tiến độ công việc của các bộ phận Hành chính, Kỹ thuật, An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan và nhà cung cấp.
• Tổng hợp các công việc chưa hoàn thành, sự cố hoặc nội dung vượt thẩm quyền để báo cáo Giám đốc Tòa nhà.
• Phối hợp kiểm tra tình trạng vận hành, vệ sinh, an ninh, an toàn và phòng cháy chữa cháy.
• Theo dõi việc xử lý sự cố đến khi hoàn tất.
• Kiểm tra việc tuân thủ nội quy, quy trình và tiêu chuẩn vận hành.

2.2. Báo cáo và quản lý hồ sơ
• Tổng hợp báo cáo ngày, tuần, tháng của các bộ phận và trình Giám đốc Tòa nhà phê duyệt.
• Soạn thảo thông báo, biên bản, báo cáo và các văn bản hành chính.
• Chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản, theo dõi và nhắc việc sau họp.
• Lưu trữ hồ sơ vận hành, hợp đồng, báo giá, biên bản và dữ liệu khách hàng/cư dân.
• Bảo mật thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.

2.3. Dịch vụ khách hàng và cư dân
• Tiếp nhận, ghi nhận và theo dõi việc xử lý các yêu cầu, phản ánh, khiếu nại của khách hàng/cư dân.
• Hướng dẫn sử dụng tiện ích, dịch vụ và tuân thủ nội quy tòa nhà.
• Tổng hợp ý kiến khách hàng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Duy trì hình ảnh và tiêu chuẩn phục vụ chuyên nghiệp của Công ty.

2.4. Nhà cung cấp và công tác hậu cần
• Hỗ trợ tìm kiếm, liên hệ, so sánh báo giá và đề xuất nhà cung cấp.
• Theo dõi hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và chất lượng dịch vụ.
• Phối hợp chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện và chương trình chăm sóc cư dân.
• Hỗ trợ theo dõi chi phí vận hành theo ngân sách được duyệt.

2.5. Công việc khác
• Phối hợp xử lý công việc trong phạm vi được Giám đốc Tòa nhà ủy quyền.
• Hỗ trợ các bộ phận bảo đảm tiến độ và chất lượng công việc chung.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Tòa nhà và Ban Lãnh đạo.

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Kinh tế, Quản lý vận hành, Kỹ thuật hoặc liên quan.
• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Hành chính hoặc Dịch vụ khách hàng; trong đó ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại Ban Quản lý tòa nhà, chung cư, căn hộ hoặc các đơn vị quản lý vận hành bất động sản.
• Thành thạo Microsoft Office; có khả năng tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
• Có kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, phối hợp và xử lý tình huống tốt.
• Cẩn thận, trung thực, chủ động, có trách nhiệm và ý thức bảo mật.
• Có khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm và chịu được áp lực.
• Sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ khi có sự cố vận hành.
• Tiếng Anh giao tiếp.