Trợ lý Giám đốc (ưu tiên tiếng Trung, mảng Thương mại điện tử)

*** Giới thiệu công ty:

Công ty Cổ phần KITA E-Commerce and Enterprise Service (KITA EES) được thành lập từ tháng 4/2024 là Công ty liên doanh bởi Tập đoàn KITA Group cùng với Tập đoàn Dịch vụ doanh nghiệp 58 - Tập đoàn Dịch vụ Thương mại điện tử tại Trung Quốc, nhằm tập trung thúc đẩy sự phát triển của ngành Thương mại điện tử Việt Nam bằng cách cung cấp hoạt động Livestream chuyên nghiệp, ươm mầm cho các nhà sáng tạo nội dung với những nguồn tài nguyên lớn mạnh như sự hợp tác chiến lược cùng TikTok, Shopee, các thương hiệu sản phẩm hàng đầu Trung Quốc về mỹ phẩm, gia dụng và thời trang...

1. Mô tả công việc:

* Công việc chính:

- Là đầu mối tiếp nhận, phân loại, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng ban trình Ban Giám đốc phê duyệt và chuyển giao đến bộ phận chuyên môn sau khi phê duyệt

- Tiếp nhận, sắp xếp, xác nhận và thông báo lịch họp, lịch làm việc tới các đối tác, cá nhân liên quan

- Tiếp nhận, truyền tải thông tin/yêu cầu của Ban Giám đốc tới các Phòng/Ban thuộc phạm vi công việc được giao

- Theo dõi, giám sát và báo cáo kết quả công việc của các Phòng Ban đến Ban Giám đốc

- Chuẩn bị tài liệu, tham gia các cuộc họp, tổng hợp nội dung, soạn thảo Biên bản làm việc/Biên bản họp… theo yêu cầu

- Phụ trách công tác tiếp đón khách đến làm việc tại Văn phòng Công ty

- Phụ trách tương tác với các nhân sự của Công ty đối tác làm việc tại Công ty

*Công việc hỗ trợ (mảng Hành chính):

- Thực hiện soạn thảo, in ấn, sắp xếp quản lý văn thư, công văn hành chính, lưu trữ hồ sơ

- Phối hợp, hỗ trợ cùng bộ phận HCNS về việc đặt vé máy bay, book khách sạn cho Ban Giám đốc

- Tương tác với bộ phận HCNS để sắp xếp công tác hậu cần (bố trí xe, người phục vụ…)

- Lập hồ sơ thanh toán các khoản chi phí trình duyệt theo Quy trình

- Tham gia phối hợp cùng bộ phận chuyên môn, hỗ trợ các công việc Hành chính có liên quan trong các sự kiện livestream bán hàng, sự kiện nội bộ, hội thảo...

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban Giám dôcs

2. Chế độ phúc lợi:

o Lương thưởng:

- Tăng lương định kỳ thường niên và tăng lương theo năng lực

- Lương thưởng tháng 13, thưởng KPI theo năng lực

o Phúc lợi:

- Phụ cấp Cơm trưa

- Thực hiện đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định

o Trang thiết bị:

- Cấp máy tính, laptop theo yêu cầu công việc.

- Cung cấp toàn bộ VPP phục vụ công việc

3. Yêu cầu công việc:

o   Tác phong, ngoại hình:

- Nữ, Độ tuổi từ 28 – 40 tuổi;

- Yêu cầu ứng viên có Ngoại hình ưu nhìn (gương mặt sáng);

- Tác phong lịch sự, nghiêm túc; 

- Giọng nói dễ nghe, phát âm chuẩn.

o   Bằng cấp, kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Hành chính văn phòng, QTKD hoặc các chuyên ngành có liên quan (Luật, Hành chính lưu trữ, tiếng Anh, tiếng Trung...)  

- Ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương, ứng viên từng có kinh nghiệm tại vị trí Thư ký, Trợ lý, Admin văn phòng...

- Ưu tiên ứng viên từng làm việc với người nước ngoài (người Trung Quốc), từng làm trong môi trường ngành Thương mại điện tử là 1 lợi thế 

o   Kỹ năng mềm, tố chất cần thiết:

- Tính cách: nhiệt tình, trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn, chu đáo, linh hoạt

- Kỹ năng: làm việc nhóm, quản trị thời gian, lập kế hoạch, tổng hợp, thuyết phục, truyền đạt thông tin tốt

- Biết ngoại ngữ tiếng Trung (tiếng Phổ thông) là một lợi thế hoặc giao tiếp tiếng Anh tốt ***

- Nắm vững kiến thức nghiệp vụ Hành chính/Thư ký, ưu tiên ứng viên có kiến thức về ngành Thương mại điện tử

- Thành thạo vi tính văn phòng, sử dụng MS Office (Word, Excel…)

o   Yêu cầu khác:

- Tinh thần trách nhiệm, khả năng làm việc độc lập

- Chịu được áp lực công việc cao

- Có thể đi công tác xa (không thường xuyên)