TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH TIẾNG ANH

1. Quản lý hồ sơ, tờ trình & phê duyệt

• Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các tờ trình, hồ sơ trước khi trình Tổng Giám đốc/CEO phê duyệt.

• Theo dõi tình trạng xử lý tờ trình và báo cáo kịp thời cho cấp trên khi được yêu cầu.

• Thực hiện đóng dấu các hồ sơ, hợp đồng sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt theo đúng quy trình.

2. Theo dõi & báo cáo ngân sách bộ phận

• Theo dõi, cập nhật chi phí sử dụng ngân sách của bộ phận (chi phí tiếp khách, công tác trong và ngoài nước…).

• Kiểm soát các tờ trình liên quan đến ngân sách (ứng tiền, báo phí…), đảm bảo chi phí phát sinh được hạch toán đúng tháng.

• Phối hợp với Kế toán để rà soát và xử lý các trường hợp số liệu ngân sách không khớp.

• Lập và gửi báo cáo ngân sách định kỳ hàng tháng.

3. Báo cáo nhân sự CBHN

• Báo cáo ngày công: Tổng hợp dữ liệu chấm công và đơn xin nghỉ phép, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ dữ liệu; gửi báo cáo hàng tháng cho APE và Văn phòng Đài Loan.

• Báo cáo lương USD: Thực hiện tờ trình, cập nhật file, gửi email liên quan đến việc chi trả lương USD cho CBHN sau khi có giấy phép lao động; báo cáo định kỳ hàng tháng.

• Danh sách CBHN: Cập nhật danh sách liên lạc, số lượng CBHN khi có thay đổi (onboard/offboard, thông tin cá nhân…); gửi báo cáo hàng tháng.

• Lịch trình CBHN: Theo dõi và cập nhật lịch nghỉ phép, công tác; gửi báo cáo tổng hợp vào mỗi sáng thứ Hai hàng tuần.

4. Báo cáo & theo dõi đặc biệt

• Theo dõi, phân loại và cập nhật các tình huống bất thường phát sinh; lập báo cáo định kỳ 2 tuần/lần.

• Theo dõi, kiểm tra và tổng hợp báo cáo đánh giá hiệu suất CBHN; cập nhật và gửi báo cáo trước ngày 05 hàng tháng.

• Sắp xếp, theo dõi lịch chủ trì và phiên dịch cho các cuộc họp Ban Giám đốc; gửi thông báo tổng hợp cuối mỗi tháng.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên.

• Tiếng Anh giao tiếp khá (đọc – viết email, báo cáo).

• Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word, Email).

• Tính cách cẩn thận, tỉ mỉ, trách nhiệm cao, có khả năng theo dõi và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hành chính, thư ký, trợ lý điều hành hoặc báo cáo nội bộ.