Trợ lý/Thư ký Chủ tịch Hội đồng Quản trị

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Chịu trách nhiệm trong công tác điều phối, tổ chức công việc, quản lý lịch trình và kết nối thông tin giữa Chủ tịch với các phòng ban/đối tác, góp phần đảm bảo hoạt động điều hành được xuyên suốt, hiệu quả và bảo mật.

 II. NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Điều phối & tổ chức công việc

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ tịch HĐQT.
• Sắp xếp và chuẩn bị phòng họp, thư mời, hậu cần cho các cuộc họp nội bộ và đối ngoại.
• Nhắc việc, theo dõi tiến độ các đầu việc theo chỉ đạo của Chủ tịch.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo, thư từ và các biểu mẫu phục vụ công việc điều hành.

2. Hành chính & thư ký

• Ghi nhận nội dung họp, tổng hợp biên bản và theo dõi các đầu việc sau cuộc họp.
• Quản lý, lưu trữ và sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Chủ tịch/HĐQT.
• Tiếp nhận, sàng lọc và phối hợp xử lý thông tin, công văn, email liên quan.
• Hỗ trợ công tác thanh toán, đặt lịch công tác, khách sạn, vé máy bay khi cần.

3. Kết nối & phối hợp công việc

• Là đầu mối hỗ trợ kết nối thông tin giữa Chủ tịch với các phòng ban, đối tác và khách hàng.
• Phối hợp cùng các bộ phận để theo dõi tiến độ và cập nhật thông tin theo yêu cầu.
• Hỗ trợ Chủ tịch trong việc đón tiếp khách, đối tác và tham gia một số cuộc họp khi được phân công.

4. Tổng hợp & báo cáo

• Tổng hợp số liệu, thông tin và hỗ trợ lập các báo cáo định kỳ.
• Hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp thông tin phục vụ công tác điều hành khi cần.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Chủ tịch HĐQT.

1. Học vấn & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Thư ký, Ngoại ngữ hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 01 – 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Thư ký, Hành chính hoặc các vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng hỗ trợ cấp quản lý/BOD.

2. Kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý thời gian tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống linh hoạt.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…).
• Có khả năng tổng hợp thông tin và trình bày văn bản rõ ràng.
• Có thể giao tiếp tiếng Anh cơ bản là lợi thế.

3. Phẩm chất cá nhân

• Trung thực, cẩn thận, bảo mật thông tin tốt.
• Tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và chủ động trong công việc.
• Có tinh thần trách nhiệm và khả năng chịu áp lực công việc.
• Thái độ cầu thị, tích cực và hỗ trợ phối hợp tốt với các phòng ban.