Trợ Lý Thu Mua (Xuất – Nhập Khẩu)

Số lượng tuyển dụng: 01

Phòng: Thu mua -XNK

Mức lương: 15.000.000 - 20.000.000 đ/tháng

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

• Tìm kiếm và liên hệ với nhà cung cấp nước ngoài: Hỗ trợ tìm kiếm, đánh giá và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp quốc tế.

• Đàm phán điều kiện mua hàng: Phối hợp với cấp trên để đàm phán giá cả, điều khoản giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, và các điều kiện khác.

• Theo dõi đơn hàng: Quản lý và cập nhật tiến độ các đơn hàng nhập khẩu từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng.

• Xử lý chứng từ nhập khẩu: Kiểm tra, chuẩn bị, và xử lý các chứng từ liên quan như: hợp đồng, invoice, packing list, bill of lading, C/O, C/Q, v.v.

• Phối hợp với bộ phận Logistics & Hải quan: Đảm bảo thủ tục thông quan và giao hàng đúng thời hạn.

• Theo dõi thanh toán: Phối hợp với bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán đúng tiến độ và theo dõi công nợ nhà cung cấp.

• Lưu trữ hồ sơ: Quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ nhập khẩu một cách hệ thống và khoa học.

• Hỗ trợ báo cáo: Cập nhật dữ liệu mua hàng, hỗ trợ lập báo cáo định kỳ về tình hình nhập khẩu và chi phí.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Xác định và đánh giá nhà cung cấp

- Xác định và đánh giá các nhà cung cấp mới dựa trên chi phí, chất lượng, độ tin cậy và sự tuân thủ.

- Duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp được cập nhật và đủ điều kiện.

2. Hiệu quả chi phí và tiết kiệm

- Góp phần vào mục tiêu giảm chi phí bằng cách tìm nguồn báo giá cạnh tranh và tối ưu hóa chi phí mua sắm.

- Hỗ trợ đàm phán với các nhà cung cấp để có giá hoặc điều khoản tốt hơn.

3. Hỗ trợ quy trình mua sắm

- Đảm bảo xử lý kịp thời và chính xác các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng.

- Phối hợp với các nhóm nội bộ để làm rõ các thông số kỹ thuật và nhu cầu giao hàng.

4. Quản lý quan hệ nhà cung cấp

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và duy trì mối quan hệ làm việc tích cực với các nhà cung cấp chính.

- Giám sát và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp (ví dụ: thời gian giao hàng, các vấn đề về chất lượng).

5. Độ chính xác của dữ liệu và tài liệu

- Duy trì hồ sơ chính xác về các hoạt động tìm nguồn cung ứng, dữ liệu nhà cung cấp và hợp đồng.

- Đảm bảo các tài liệu mua sắm được cập nhật và lưu trữ đúng cách.

6. Giao hàng và hoàn thành đúng hạn

- Theo dõi việc giao hàng của nhà cung cấp để đảm bảo vật liệu/dịch vụ đến đúng hạn và đáp ứng các thông số kỹ thuật.

- Báo cáo nhanh chóng mọi rủi ro hoặc sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng cho Giám đốc tìm nguồn cung ứng.

7. Tuân thủ và tuân thủ chính sách

- Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động tìm nguồn cung ứng đều tuân thủ các chính sách mua sắm nội bộ và các quy định bên ngoài.

- Hỗ trợ kiểm toán và yêu cầu báo cáo.

8. Báo cáo và phân tích

- Tạo báo cáo hoạt động tìm nguồn cung ứng (ví dụ: theo dõi RFQ, số liệu hiệu suất của nhà cung cấp).

- Cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật cho Giám đốc mua sắm thường xuyên.

9. Phối hợp liên phòng ban

- Làm việc với các phòng ban như Hành chính, Tài chính và Vận hành để hỗ trợ mua sắm toàn diện.

- Hoạt động như cổng thông tin cho các truy vấn liên quan đến nguồn cung ứng.

Bằng cấp/chuyên môn

- Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Chuỗi cung ứng, Xuất nhập khẩu và các chuyên ngành liên quan.

Kinh nghiệm

Kinh nghiệm làm việc các Cty có lĩnh vực có liên quan, ưu tiên trong tìm nguồn cung ứng, quy trình đấu thầu và quản lý hợp đồng.

Ngoại ngữ

Thành thạo tiếng Anh (4 kỹ năng)

Yêu cầu khác

- Có kiến thức về các thông lệ tốt nhất về mua sắm, các thuật ngữ pháp lý và thương mại cơ bản.

- Tập trung vào khách hàng.

- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

- Có tính kỷ luật với khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực.

- Khả năng phân tích mạnh mẽ và giỏi về dữ liệu / số liệu.

Phúc lợi

- Review đánh giá, điều chỉnh lương mỗi năm một lần.

- Tham gia đầy đủ BHXH theo quy định.

- Chế độ sinh nhật, hiếu hỉ.

- Du lịch hàng năm.

- Lương Tháng 13.

- Lương kết quả hoạt động kinh doanh.

Địa điểm làm việc

136 Đường D3, KDC Kiến Á, Phường Phước Long B, Tp.Thủ Đức, HCM.