Trợ lý Tổng Giám Đốc

Job Description

1. Nghiệp vụ trợ lý:

• Triển khai các công việc từ Tổng Giám đốc (TGĐ) tới Ban Giám đốc các công ty hoặc các phòng ban. Theo dõi, kiểm tra tiến độ & hỗ trợ các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện công việc.
• Theo dõi, kiểm tra tiến độ triển khai kế hoạch, dự án được phân công theo chỉ đạo của Tổng giám đốc, đồng thời nhận thông tin phản hồi từ các đối tác triển khai.
• Tham mưu cho Tổng giám đốc về hồ sơ, công việc, theo dõi các vấn đề liên quan theo đúng chức năng, thẩm quyền. Đề xuất giải pháp xử lý khó khăn trong quá trình thực hiện chỉ đạo của cấp trên & thay mặt Tổng giám đốc giải quyết những vấn đề phát sinh khi cần thiết.
• Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức như soạn thư mời, sắp xếp nhân lực, tổng hợp báo cáo, tài liệu cho các buổi làm việc, cuộc họp hay sự kiện có TGĐ tham dự.
• Sắp xếp lịch trình làm việc, lịch họp, chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp hoặc chuyến công tác của TGĐ.
• Cập nhật, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật mới, tình hình báo chí về xu hướng thị trường, ngành liên quan đến hoạt động của công ty cho Tổng giám đốc.
• Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về kế hoạch, định hướng phát triển của công ty.
• Thực hiện báo cáo theo định kỳ.
• Trả lời điện thoại và hoàn thành các công việc khác do Tổng giám đốc yêu cầu.

2. Công tác văn thư lưu trữ, hành chính:

• Soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Biên soạn và hướng dẫn các biểu mẫu báo cáo công việc phòng ban trong mảng được phân công theo chỉ dẫn của Tổng giám đốc.
• Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ một cách khoa học, chuyên nghiệp để có thể xuất trình cho Tổng giám đốc bất cứ khi nào cần.
• Thư ký cuộc họp và soạn thảo văn bản nội bộ.

Job Requirement

1.     Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế đối ngoại,... Ưu tiên tốt nghiệp các trường ĐH Ngoại Thương, ĐH Kinh Tế Quốc Dân, ĐH Thương Mại.

2.     Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm trong các tập đoàn hoặc công ty có quy mô phát triển trên 05 năm.

3.     Khéo léo và giao tiếp tốt với các phòng ban, đồng thời có kinh nghiệm giao tiếp và làm việc với các đối tác là các chủ doanh nghiệp hoặc các cán bộ quản lý nhà nước.

4.     Kỹ năng office thành thạo, đặc biệt có kinh nghiệm soạn thảo các mẫu biểu, thực hiện các hàm tính trong Excel cũng như tạo các báo cáo Powerpoint. Biết sử dụng AI là một lợi thế.

5.     Sử dụng tiếng anh viết và nói tương đối thành thạo để làm việc với các đối tác nước ngoài.