Trợ lý trưởng bộ phận Chăm sóc sức khỏe

Chức năng/Function

Trợ lý Quản lý Wellbeing hỗ trợ về hành chính, điều phối và vận hành cho Quản lý Wellbeing. Vị trí này tập trung hỗ trợ triển khai và theo dõi hoạt động vận hành trung tâm wellbeing, bao gồm quy trình và báo cáo, không giữ vai trò quyết định hay chịu trách nhiệm cuối cùng.

Trách nhiệm và nhiệm vụ/Duties and Responsibilities

a) Hỗ trợ hành chính & giao tiếp

• Là đầu mối tiếp nhận và xử lý cuộc gọi, email và thông tin liên quan đến Quản lý Wellbeing.
• Soạn thảo email, thư từ, báo cáo, bài trình bày để Quản lý Wellbeing xem xét và phê duyệt.
• Đảm bảo tính bảo mật, cẩn trọng và chuyên nghiệp khi xử lý thông tin.

b) Điều phối thời gian & lịch làm việc

• Quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp và lịch hẹn cho Quản lý Wellbeing.
• Theo dõi các mốc thời gian, đầu việc và nhắc việc kịp thời.

c) Hỗ trợ vận hành & triển khai quy trình

• Hỗ trợ xây dựng, ghi chép và cập nhật các quy trình vận hành (SOP, luồng công việc, biểu mẫu) theo định hướng của Quản lý Wellbeing.
• Điều phối và theo dõi việc triển khai các quy trình đã được phê duyệt.
• Phát hiện các rủi ro hoặc điểm nghẽn vận hành và báo cáo cho Quản lý Wellbeing.

d) Hỗ trợ báo cáo & tổng hợp dữ liệu

• Thu thập, tổng hợp và chuẩn bị các báo cáo vận hành, hoạt động (KPI, số liệu tham gia, báo cáo định kỳ).
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý.

e) Điều phối sự kiện & chương trình

• Điều phối công tác hậu cần cho các sự kiện, đào tạo, workshop và hoạt động wellbeing.
• Chuẩn bị chương trình họp, tài liệu và ghi biên bản họp đầy đủ.
• Theo dõi và nhắc việc theo phân công.

1  Yêu cầu chung/General requirements

-          Bằng cử nhân Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Truyền thông, Y tế Công cộng, Thể dục hoặc các lĩnh vực liên quan. Bachelor’s degree in Business Administration, Communication, Public Health, Fitness, or a related field.

-          Kỹ năng giao tiếp và quan hệ cá nhân tốt. Strong communication and interpersonal skills.

-          Có kinh nghiệm triển khai chương trình sức khỏe toàn diện tại nhà máy là một lợi thế. Experience in implementing wellness programs at a factory is a plus

-          Kiến thức về các nguyên tắc sức khỏe và phúc lợi tại nơi làm việc. Knowledge of workplace health and wellbeing principles.

-          Thành thạo các ứng dụng MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Proficiency in MS Office applications (Word, Excel, PowerPoint).

-          Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt. Strong organizational and time management skills.

-          Khả năng bảo mật thông tin và thể hiện mức độ chuyên nghiệp cao. Ability to maintain confidentiality and demonstrate a high level of professionalism.

-          Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp để hỗ trợ Quản lý Sức khỏe Toàn diện và làm việc với các phòng ban. Teamwork and collaboration skills to support the Wellbeing Manager and coordinate across departments.

2  Trình độ học vấn và các khóa đào tạo/Education and Training

3  Kinh nghiệm và năng lực chuyên môn/Experience and Qualification    

4  Kỹ năng và các khả năng khác/Skills and other abilities.

-          Thông thạo cả tiếng Anh và tiếng Việt. Fluency in both English and Vietnamese.

-          Thái độ tích cực, chủ động và dễ gần. Positive, proactive, and approachable attitude.

-          Tác phong chuyên nghiệp cao và khả năng bảo mật thông tin. High level of professionalism and ability to maintain confidentiality.

-          Cam kết mạnh mẽ với sự cải thiện liên tục và phát triển bản thân. Strong commitment to continuous improvement and personal development.

-          Gắn bó lâu dài với vai trò và mục tiêu sức khỏe toàn diện của tổ chức. Long-term commitment to the role and the organization's wellbeing goals.