Trưởng Ban Thư Ký – Trợ Lý

MỤC TIÊU

Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động của Ban Trợ lý – Thư ký nhằm hỗ trợ hiệu quả cho Ban Lãnh đạo trong công tác điều hành, đối nội – đối ngoại, hành chính – văn phòng, đảm bảo luồng thông tin thông suốt, công việc chuẩn xác, bảo mật và đúng tiến độ.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

-        Quản lý, phân công và giám sát công việc của đội ngũ trợ lý – thư ký.

-        Hỗ trợ và đại diện Ban Lãnh đạo điều phối các công việc hành chính, lịch trình, công tác, đối nội – đối ngoại.

-        Tổng hợp, rà soát, trình ký và luân chuyển hồ sơ, công văn, tài liệu liên quan đến Ban Lãnh đạo.

-        Soạn thảo, biên tập, dịch thuật các văn bản, tài liệu, thông báo, công văn theo yêu cầu.

-        Tham dự và ghi biên bản các cuộc họp quan trọng, theo dõi tiến độ triển khai sau họp.

-        Lên kế hoạch, sắp xếp và quản lý lịch làm việc, lịch họp, công tác của Ban Lãnh đạo.

-        Điều phối công tác chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện, cuộc họp, tiếp khách và chuyến đi công tác.

-        Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/Tổng Giám đốc.

Thời gian làm việc:

- Từ thứ 2 - thứ 6: bắt đầu 7h40 - 16h30

- Thứ 7 : từ 7h40 - 11h30 (làm WFH)

Yêu cầu về trình độ học vấn, chuyên môn

Trình độ học vấn Đại học trở lên.

Chuyên nghành đào tạo Ưu tiên nghành Hành chính, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Kinh tế, Luật hoặc các ngành liên quan.

Ngoại ngữ Tiếng Anh Giao tiếp

Ngoại hình Khá

Yêu cầu về kinh nghiệm và kỹ năng

-   Kinh nghiệm làm việc

Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thư ký, trợ lý, hành chính – văn phòng.

-   Kỹ năng

-  Kỹ năng giao tiếp, ứng xử linh hoạt một cách chuyên nghiệp.

-  Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức và giám sát.

-  Thành thạo tin học văn phòng

-  Kỹ năng soạn thảo, xử lý văn bản, lưu trữ hồ sơ.

-  Kỹ năng dịch thuật, phiên dịch tốt.

-  Khả năng làm việc độc lập, bảo mật thông tin và chịu áp lực cao.

Yêu cầu về phẩm chất và sự phù hợp văn hóa

Phẩm chất cá nhân

-  Trung thực, minh bạch và bảo mật

-  Tận tâm, có trách nhiệm tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật

-  Tôn trọng tổ chức và đồng nghiệp

Phù hợp văn hóa

-    Chính trực, dấn thân, chủ động và hợp tác