Trưởng nhóm Vận hành

Job Description

A. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

________________________________________

1. Mục tiêu vị trí:

• Đảm bảo hoạt động vận hành của hệ thống ~1000 PGD diễn ra đúng quy trình, an toàn, hiệu quả.
• Tổ chức triển khai nghiệp vụ/sản phẩm mới xuống PGD đúng kế hoạch, đúng phạm vi, dễ vận hành.
• Có khả phân năng phân tích dữ liệu để tối ưu quy trình, giảm sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất của team.
• Dẫn dắt, phát triển đội ngũ vận hành đạt KPI và xây dựng văn hóa làm việc KH là trọng tâm.

________________________________________

2. Nhiệm vụ chính:

2.1. Quản lý vận hành thường nhật

• Giám sát việc tuân thủ quy trình, quy định vận hành của PGD (hồ sơ, giải ngân, thu hồi nợ, chứng từ, báo cáo…).
• Theo dõi các chỉ số vận hành chính (SLA xử lý, tỉ lệ lỗi, tỉ lệ khiếu nại, tỉ lệ chuyển khoản, tỉ lệ chứng từ đạt chuẩn…) và đề xuất hành động cải thiện.
• Phối hợp với các phòng ban (Kinh doanh, Pháp chế, Rủi ro, IT …) xử lý các tình huống phát sinh, case ngoại lệ.
• Đề xuất tối ưu quy trình/biểu mẫu/hướng dẫn để PGD thao tác nhanh hơn, giảm lỗi.

2.2. Lập kế hoạch & triển khai nghiệp vụ/sản phẩm mới

• Tham gia nhận yêu cầu sản phẩm/nghiệp vụ mới từ Trưởng phòng/QTRR, PPTP /IT …
• Lập kế hoạch triển khai:

o Phạm vi PGD, timeline, nguồn lực của team vận hành.

o Các bước pilot – rollout – tổng kết.

o Quy ước chỉ số/KPI cần đo trong và sau triển khai.

• Phối hợp xây dựng:

o Quy trình thao tác chuẩn (SOP, BPMN đơn giản),

o Hướng dẫn nghiệp vụ cho PGD (manual, checklist, video, FAQ),

o Mẫu thông báo, kịch bản training.

• Tổ chức và giám sát:

o Training online/offline cho PGD.

o Hỗ trợ PGD trong giai đoạn đầu triển khai.

o Thu thập feedback từ PGD, đề xuất tinh chỉnh quy trình/sản phẩm.

2.3. Phân tích số liệu, ứng dụng AI để tối ưu vận hành

• Sử dụng các công cụ AI để:

o Soạn thảo và chuẩn hóa quy trình, hướng dẫn, checklist, kịch bản chăm sóc khách hàng/thu hồi nợ.

o Hỗ trợ phân tích dữ liệu vận hành cơ bản (xu hướng lỗi, lý do khiếu nại, nhóm PGD có hiệu suất thấp…) để đề xuất hành động.

o Tạo template email/SMS/thông báo, script training, tài liệu Q&A cho PGD.

o Hỗ trợ thiết kế bộ câu hỏi test sau training, bảng kiểm tra tuân thủ, form theo dõi.

• Hướng dẫn và khuyến khích nhân sự trong team áp dụng AI vào công việc hằng ngày (soạn báo cáo nhanh, tóm tắt tài liệu, dịch tài liệu…).
• Đảm bảo việc dùng AI tuân thủ bảo mật dữ liệu, không đưa thông tin nhạy cảm của khách hàng/doanh nghiệp lên các nền tảng không được phép.

2.4. Quản lý & phát triển đội ngũ (Leadership)

• Phân công công việc, cân đối tải giữa các thành viên trong team; đảm bảo SLA và chất lượng xử lý.
• Thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc định kỳ, đưa ra nhận xét và kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) cho từng nhân sự.
• Xây dựng môi trường làm việc tích cực, hợp tác với các bộ phận khác; xử lý xung đột giữa team vận hành – PGD – các phòng ban.

3. Thời gian làm việc: T2- T6 (Nghỉ T7 và CN)

Buổi sáng: 8h30 - 12h00; Buổi chiều: 13h30 - 17h30

4. Địa điểm làm việc:

• Số 118-120, Đường B2, Khu đô thị Sala, Phường An Khánh, Thành Phố Hồ Chí Minh
• Số 5 Nguyễn Thị Duệ, Phường Yên Hoà, Thành Phố Hà Nội

Job Requirement

B. YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

1. Trình độ Học vấn

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng: Kinh tế, Tài chính, Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin…

2. Năng lực chuyên môn

• Hiểu biết cơ bản về quy trình cho vay cầm đồ, quản lý hồ sơ, giải ngân, thu nợ, chứng từ, kiểm soát rủi ro vận hành.
• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức triển khai, theo dõi & tổng kết dự án.
• Kỹ năng phân tích vấn đề, quản lí/thích ứng sự thay đổi & đưa ra giải pháp thay thế.

3. Các Kỹ năng

• Thành thạo các công cụ văn phòng (Excel, PowerPoint, hệ thống nội bộ).
• Đã từng sử dụng các công cụ AI hỗ trợ công việc: soạn thảo văn bản, tóm tắt tài liệu, tạo checklist, phân tích dữ liệu dạng text, xây dựng guideline/trainning.
• Có tư duy “prompting”: biết đặt câu hỏi, yêu cầu AI đúng trọng tâm; biết kiểm tra, đánh giá, chỉnh sửa kết quả AI trả về.
• Tư duy số liệu (data mindset), biết đọc hiểu các báo cáo vận hành cơ bản.

4. Các Kinh nghiệm liên quan

• Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, ưu tiên ngành tài chính tiêu dùng/cầm đồ/ngân hàng/bảo hiểm.
• Ưu tiên có kinh nghiệm:

o Quản lý nhóm từ 5 người trở lên.

o Tham gia triển khai sản phẩm/quy trình mới cho mạng lưới chi nhánh/PGD quy mô lớn.

5. Các yêu cầu khác

• Khả năng dẫn dắt team, tạo động lực, feedback thẳng thắn nhưng tôn trọng.
• Giao tiếp tốt, biết “dịch” ngôn ngữ kỹ thuật thành cách nói dễ hiểu cho PGD.
• Tinh thần chủ động, chịu trách nhiệm đến cùng với kết quả vận hành và các đợt triển khai.
• Sẵn sàng học cái mới, đặc biệt có khả năng thích ứng với sự thay đổi cao.