Trưởng phòng hành chính và Quản trị cơ sở vật chất

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tổng quan vị trí:

Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động hành chính – hậu cần của Trung tâm Đào tạo, nhằm đảm bảo một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật

Vị trí này đóng vai trò cầu nối giữa Ban Lãnh đạo và các phòng ban trong việc triển khai chính sách, quy định nội bộ; đồng thời chịu trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, tài sản, hạ tầng, tiện ích, trang thiết bị và môi trường tại Trung tâm Đào tạo KOTO, đảm bảo tất cả luôn được vận hành hiệu quả, bảo trì tốt, và sẵn sàng hỗ trợ cho các chương trình đào tạo cũng như hoạt động cộng đồng của tổ chức

Ngoài ra, vị trí này cũng giám sát các dịch vụ hỗ trợ như căng tin và vận chuyển, đồng thời phối hợp chặt chẽ với Nhóm Dịch vụ Học viên để đảm bảo học viên và nhân viên được làm việc và sinh hoạt trong môi trường an toàn, tích cực.

                 NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Công tác hành chính – lễ tân:

• Giám sát và đảm bảo các hoạt động hành chính hàng ngày diễn ra hiệu quả, bao gồm công văn, văn thư, lưu trữ, hậu cần văn phòng và quản lý vật tư tiêu hao.
• Tổ chức và hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nội bộ, đảm bảo không gian và thiết bị đầy đủ, sẵn sàng sử dụng.
• Quản lý và vận hành khu vực lễ tân, đảm bảo tiếp đón khách đến Trung tâm Đào tạo chuyên nghiệp, lịch sự, đúng quy trình.
• Là đầu mối liên hệ cho các yêu cầu hành chính – văn phòng từ các phòng ban và từ cấp lãnh đạo.

2. An toàn, Sức khỏe & Tuân thủ:

• Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, sức khỏe, phòng cháy chữa cháy và vệ sinh.
• Thực hiện kiểm tra an toàn định kỳ và triển khai các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
• Duy trì hệ thống ứng phó khẩn cấp và tổ chức diễn tập, hướng dẫn định kỳ.

3. Vận hành & Bảo trì Cơ sở vật chất:

• Giám sát hoạt động hàng ngày của toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất: tòa nhà, văn phòng, phòng họp, kho, nhà ăn, ký túc xá, khu vườn và trang thiết bị.
• Xây dựng và triển khai kế hoạch bảo trì phòng ngừa cho hệ thống điện, nước, HVAC (điều hòa thông gió) và các hệ thống khác.
• Quản lý công tác sửa chữa, cải tạo và xử lý yêu cầu dịch vụ; phối hợp với nhà thầu bên ngoài khi cần thiết.
• Đảm bảo tất cả các không gian đào tạo và vận hành luôn sẵn sàng và hoạt động hiệu quả.
• Quản lý hợp đồng và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa.

4. Giám sát hoạt động căn tin:

• Giám sát hoạt động của căn tin dành cho học viên và nhân viên, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh, an toàn thực phẩm, phối hợp với nhà cung cấp và xử lý hậu cần hàng ngày.
• Đảm bảo căn tin đáp ứng các tiêu chuẩn về dinh dưỡng, vệ sinh và chất lượng món ăn.
• Phối hợp chặt chẽ với Phòng Dịch vụ Học viên để tiếp nhận phản hồi và cải thiện môi trường ăn uống tích cực, hỗ trợ học viên.
• Giám sát quy trình tiếp nhận hàng hóa cho căn tin, cũng như cho các chương trình đào tạo ngành Nhà hàng- Khách sạn và Làm bánh.

5. Giám sát dịch vụ vận chuyển:

• Quản lý hậu cần liên quan đến phương tiện vận chuyển, bao gồm lập lịch trình xe.
• Đảm bảo phương tiện được vận hành an toàn, hợp pháp và hiệu quả về chi phí.
• Phối hợp với Phòng Dịch vụ Học viên trong việc lên kế hoạch đón/trả học viên và duy trì các quy tắc ứng xử trong suốt quá trình di chuyển.

6. Vệ sinh cơ sở & Môi trường:

• Giám sát công tác vệ sinh, đảm bảo các khu vực trong trung tâm luôn sạch sẽ và đạt tiêu chuẩn cao về vệ sinh môi trường.
• Duy trì khu vực cây xanh, khu vườn, và các sáng kiến tái chế, phù hợp với giá trị phát triển bền vững của KOTO.

7. Quản lý tài sản:

• Theo dõi và quản lý, Duy trì kiểm kê  toàn bộ tài sản, trang thiết bị, công cụ, vật tư liên quan đến cơ sở vật chất cũng như các khoản tài trợ hiện vật.
• Phối hợp mua sắm và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp liên quan đến vận hành cơ sở và tiện ích.

8. Giám sát nhân sự & nhà thầu:

• Lãnh đạo và giám sát đội ngũ nhân sự cơ sở/bảo trì.
• Quản lý phân công công việc, đánh giá hiệu suất và đào tạo cho các vị trí liên quan đến cơ sở vật chất.
• Đảm bảo đội ngũ tuân thủ các quy định của KOTO, bao gồm nội quy học viên và quy chuẩn hành vi chung.

9. Bền vững & Hiệu quả:

• Đề xuất và triển khai các cải tiến hiệu quả (ví dụ: tiết kiệm năng lượng, nước).
• Thúc đẩy thực hành bền vững trong toàn bộ khuôn viên Trung tâm Đào tạo.

Yêu cầu trình độ đối với vị trí:

• Trình độ học vấn & Kinh nghiệm:

• Tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Hành chính, Quản lý Cơ sở vật chất, Xây dựng, Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan.
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Quản lý hành chính, cơ sở vật chất, logistics hoặc quản lý vận hành.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường giáo dục hoặc ngành nhà hàng – khách sạn.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt

• Kỹ năng & Năng lực:

• Kiến thức kỹ thuật vững chắc về hệ thống và vận hành cơ sở vật chất.
• Hiểu biết tốt về an toàn thực phẩm và logistics vận chuyển.
• Kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề xuất sắc.
• Khả năng giao tiếp tốt và có năng lực lãnh đạo nhóm.
• Thành thạo các công cụ tin học văn phòng cơ bản (MS Office, Google Workspace).
• Có tinh thần chủ động, trung thực và phối hợp hiệu quả với các phòng ban.

• Phẩm chất cá nhân:

• Trung thực và có trách nhiệm
• Chủ động và có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt
• Tỉ mỉ và cẩn thận trong công việc
• Có tinh thần hợp tác và làm việc nhóm
• Tận tâm trong phục vụ và hỗ trợ người khác
• Tôn trọng và nhạy cảm về mặt văn hóa, đặc biệt là với học viên
• Cam kết với sứ mệnh giáo dục và phát triển thanh thiếu niên của KOTO