Trưởng phòng Hành chính

1. Quản lý văn thư lưu trữ

• Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu
• Chỉ đạo giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin ( điên thoại, fax, thư tín, email…) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài
• Ban hành, lưu trữ và quản trị các chính sách, quy trình hành chính trên toàn Công ty.

2. Quản lý các hoạt động chính VP Tập đoàn

• Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quản trị hành chính trong tập đoàn
• Quản lý cơ sở vật chất, văn phòng làm việc, tài sản, trang thiết bị và các dịch vụ hành chính.
• Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ hành chính, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu quả chi phí.
• Tổ chức các hoạt động hậu cần phục vụ hội họp, sự kiện và các chương trình nội bộ của Công ty.
• Giám sát chi phí hoạt động văn phòng (điện nước, internet, xăng xe, trang thiết bị, văn phòng phẩm, các chi phí phục vụ khác…)
• Giám sát và duy trì Nội quy, kỷ luật lao động của Công ty
• Thực hiện các hoạt động quản lý tại trụ sở làm việc
• Thực hiện các hoạt động đối ngoại, làm các thủ tục hành chính cho công ty
• Đầu mối chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan trong Tập đoàn để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện, hội nghị... của Tập đoàn.
• Thực hiện thủ tục visa, vé máy bay, điều hành phương tiện đi lai cho Ban lãnh đạo, khối Quản lý và CBNV khi có nhu cầu công tác hoặc được cử đi công tác.

3. Xây dựng quy trình và kiểm soát chi phí hành chính

• Lập kế hoạch ngân sách hành chính (hàng tháng/quý/năm) và kiểm soát và tối ưu chi phí vận hành trong hạn mức được duyệt, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
• Soạn thảo, ban hành và giám sát việc thực hiện các quy chế, quy định nội bộ liên quan đến công tác hành chính, an toàn lao động, quản lý tài sản.

4. Quản lý và đào tạo đội ngũ

• Quản lý trực tiếp, phân công công việc và đánh giá hiệu suất (KPI) nhân viên thuộc phòng Hành chính.
• Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân sự cấp dưới.

• Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân lực hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm:
  • Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Quản lý hành chính tại các công ý có quy mô nhân sư trên 800 nhân viên
  • Có kinh nghiệm tổ chức các chương trình ISG, các sự kiện quy mô lớn.
• Kỹ năng:
  • Thành thạo tin học văn phòng (MS Office).
  • Kỹ năng hoạch định và tổ chức vận hành.
  • Kỹ năng quản lý nhà cung cấp.
  • Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian tốt.
  • Có khả năng liên kết, thuyết phục và tạo dựng mối quan hệ.
• Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.
• Ngoại hình ưa nhìn, chuyên nghiệp
• Tư duy hướng tới Khách hàng, Cam kết vượt trội & Đổi mới sáng tạo.