Trưởng phòng Vận hành Nghiệp vụ Chứng khoán

1. Mục tiêu vị trí (Job Purpose)

Chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động vận hành nghiệp vụ chứng khoán của Công ty bao gồm quản lý tài khoản khách hàng, dịch vụ lưu ký, vận hành giao dịch chứng khoán niêm yết, sản phẩm trái phiếu – chứng chỉ quỹ và các dịch vụ tài chính. Đảm bảo các hoạt động vận hành được thực hiện an toàn, chính xác, tuân thủ quy định pháp luật và quy trình nội bộ, đồng thời nâng cao hiệu quả hệ thống và chất lượng dịch vụ khách hàng.

2. Trách nhiệm chính (Key Responsibilities)

2.1 Quản lý tài khoản & dịch vụ khách hàng

• Quản lý và giám sát hoạt động mở và vận hành tài khoản chứng khoán của khách hàng theo quy định của Công ty và cơ quan quản lý.
• Tham mưu, đề xuất phát triển các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến môi giới, lưu ký, quản lý sổ cổ đông và dịch vụ hỗ trợ tài chính.
• Tổ chức cung cấp và tư vấn các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu và phân khúc khách hàng.
• Giám sát việc tiếp nhận, xử lý thắc mắc và khiếu nại của khách hàng, đảm bảo thực hiện đúng quy trình và cam kết dịch vụ của Công ty.
• Kiểm soát hoạt động vận hành hệ thống giao dịch và xử lý giao dịch trong ngày của khách hàng.

2.2 Vận hành giao dịch chứng khoán niêm yết

• Tổ chức thực hiện và kiểm soát các nghiệp vụ lưu ký chứng khoán, bao gồm nhận gửi, rút, chuyển khoản, phong tỏa chứng khoán và thanh toán giao dịch chứng khoán trên tài khoản khách hàng và tài khoản tự doanh.
• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến đấu giá chứng khoán, đại lý phát hành và các giao dịch chứng khoán liên quan.
• Kiểm soát các hoạt động đối soát số dư chứng khoán, thanh toán bù trừ và xử lý sai sót giao dịch.
• Thực hiện các nghiệp vụ giao dịch tiền liên quan đến tài khoản chứng khoán của khách hàng.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc kiểm thử và triển khai hệ thống giao dịch mới hoặc nâng cấp hệ thống.

2.3 Vận hành sản phẩm Trái phiếu & Chứng chỉ quỹ

• Quản lý và tổ chức vận hành hoạt động phân phối và quản lý sản phẩm trái phiếu, chứng chỉ quỹ.
• Thực hiện và kiểm soát quy trình xác nhận tư cách nhà đầu tư chuyên nghiệp theo quy định.
• Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo, rà soát các hợp đồng giao dịch đầu tư và tự doanh liên quan đến trái phiếu và chứng chỉ quỹ.
• Tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý trái phiếu, chứng chỉ quỹ.
• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến đại lý lưu ký, quản lý tài sản bảo đảm và đại diện người sở hữu trái phiếu.

2.4 Dịch vụ tài chính (Margin & Financing)

• Quản lý và vận hành hệ thống tài khoản giao dịch ký quỹ, bao gồm dịch vụ ký quỹ tiêu chuẩn và ký quỹ mở rộng theo quy định của Công ty và pháp luật.
• Thiết lập và quản lý các tham số giao dịch ký quỹ như tỷ lệ ký quỹ, lãi suất, danh mục chứng khoán ký quỹ, hạn mức và thời hạn.
• Theo dõi và kiểm soát việc xử lý giải chấp tài khoản giao dịch ký quỹ theo quy định quản trị rủi ro của Công ty.
• Tham gia xây dựng và phát triển hệ thống giao dịch và quản lý giao dịch chứng khoán phái sinh phối hợp với các phòng ban liên quan.

2.5 Quản lý vận hành, tuân thủ và phát triển hệ thống

• Tổ chức và quản lý hoạt động của Phòng Vận hành Nghiệp vụ Chứng khoán, đảm bảo hiệu quả và an toàn vận hành.
• Xây dựng, rà soát và cải tiến quy trình nghiệp vụ, hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.
• Đảm bảo các hoạt động nghiệp vụ tuân thủ quy định của pháp luật, cơ quan quản lý và quy chế nội bộ của Công ty.
• Phối hợp với các đơn vị liên quan nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hệ thống vận hành.
• Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phòng.

Yêu cầu năng lực (Qualifications & Experience)

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Tài chính, Ngân hàng, Chứng khoán, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hành nghề chứng khoán theo quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 7–10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chứng khoán, trong đó ít nhất 3–5 năm ở vị trí quản lý vận hành tại công ty chứng khoán hoặc tổ chức tài chính.
• Có kinh nghiệm thực tế trong các nghiệp vụ lưu ký chứng khoán, vận hành giao dịch, trái phiếu, chứng chỉ quỹ và dịch vụ tài chính (margin).

Kiến thức và kỹ năng

• Am hiểu Luật Chứng khoán và các quy định của UBCKNN, Sở Giao dịch Chứng khoán và Trung tâm Lưu ký Chứng khoán (VSDC).
• Kỹ năng quản lý đội ngũ, xây dựng quy trình và kiểm soát rủi ro vận hành.
• Kỹ năng phân tích, xử lý vấn đề và phối hợp liên phòng ban.
• Tư duy tuân thủ và quản trị rủi ro.

4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (KPIs)

Hiệu quả vận hành

• Tỷ lệ xử lý giao dịch chính xác ≥ 99,9%.
• Tỷ lệ lỗi nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch hoặc lưu ký dưới ngưỡng quy định của Công ty.

Tuân thủ và kiểm soát rủi ro

• Không phát sinh vi phạm quy định của cơ quan quản lý hoặc quy chế nội bộ.
• Kết quả kiểm tra nội bộ và kiểm toán đạt yêu cầu.

Chất lượng dịch vụ khách hàng

• Tỷ lệ xử lý khiếu nại khách hàng đúng thời hạn ≥ 95%.
• Thời gian xử lý yêu cầu dịch vụ khách hàng theo SLA của Công ty.

Hiệu quả vận hành hệ thống

• Hệ thống vận hành ổn định trong thời gian giao dịch.
• Tham gia triển khai hiệu quả các dự án nâng cấp hệ thống hoặc sản phẩm mới.

Quản lý nhân sự

• Hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân sự phòng vận hành.
• Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu công việc của nhân viên trong phòng.