Chuyên viên Quản lý tài liệu

Job Description

1. Quản lý tài liệu

Tổ chức biên soạn tài liệu: lập kế hoạch, theo dõi, đôn đốc, tổ chức góp ý, định dạng tài liệu trước khi ban hành, bảo đảm tuân thủ quy định quản lý tài liệu.

Trực tiếp biên soạn tài liệu theo phân công của GĐ phòng.

Quản lý phiên bản, ban hành, phân phối, thu hồi tài liệu. Tổ chức truyền thông tài liệu.

Quản lý Thư viện Online: Cập nhật cây thư mục trên hệ thống Thư viện Online (CMS), đảm bảo phân quyền truy cập tài liệu; Ghi nhận các phản hồi từ người dùng về hệ thống CMS, các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành CMS và tổng hợp đề xuất IT cải tiến/ khắc phục.

2. Quản lý sự tuân thủ theo các quy định cơ quan quản lý hoặc các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế:

Theo dõi các quy định của cơ quan quản lý liên quan hệ thống quản lý của Tập đoàn

Đánh giá sự khác biệt của tổ chức với các quy định. Xác định & đề xuất biện pháp ứng phó

Trình Ban TGĐ Phê duyệt và ban hành các biện pháp ứng phó

Tổ chức đánh giá (tự đánh giá, đánh giá độc lập). Tham mưu ban hành kết quả đánh giá

3. Đảm bảo hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng

Theo dõi và cập nhật tình trạng chứng nhận để xây dựng và đề xuất kế hoạch triển khai. Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện các công việc đến chứng nhận, duy trì chứng nhận các tiêu chuẩn.

Theo dõi, thúc đẩy các Công ty thành viên thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc xây dựng, duy trì các chứng nhận chất lượng hệ thống.

Tham gia các đợt đánh giá nội bộ, đánh giá tuân thủ, theo chuyên đề...theo kế hoạch hoặc đột xuất về hệ thống QLCL.

4. Số hóa thông tin

Tham gia các dự án số hóa liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng

5. Thực hiện báo cáo

Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên trực tiếp & gián tiếp.

Job Requirement

1. Trình độ

Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành về xây dựng, quản lý chất lượng, quản lý công nghiệp

Tiếng Anh sử dụng được 4 kỹ năng (Nghe, nói, đọc, viết) Toeic từ 550 trở lên.

2. Kiến thức

Hiểu rõ về các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy định liên quan tới sản phẩm của công ty.

Nắm vững kiến thức về các tiêu chuẩn hệ thống ISO, SCOR

Có kiến thức về các công cụ quản lý chất lượng (7 công cụ QC, 5 Why, 8D,...)

Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm ERP trong quản lý hệ thống chất lượng.

3. Kỹ năng

Có kỹ năng soạn thảo văn bản, thành thạo tin học văn phòng

Hoạch định, hướng dẫn, đào tạo, kiểm soát để đạt được các kế hoạch đặt ra.

Có kỹ năng giao tiếp và phát triển mối quan hệ tốt với các đơn vị trong tổ chức, đối tác bên ngoài.

4. Kinh nghiệm

Từ 2 -3 năm kinh nghiệm làm về quản lý hệ thống quản lý chất lượng tại các nhà máy sản xuất công nghiệp hoặc công ty xây dựng.

5. Phẩm chất và sức khỏe:

Tinh thần trách nhiệm cao. Chi tiết, cẩn thận.

Kiên trì bền bỉ tập trung vào công việc để hoàn thành có kết quả mục tiêu