Nhân viên, Quản lý Khu biệt thự Nam Phú (NLS)

Job Description

Nhân viên quản lý Khu biệt thự Nam Phú chịu trách nhiệm quản lý vận hành KBT Nam Phú. Đáp ứng tốt thông tin và nhu cầu của khách hàng (KH) khi đang sinh sống tại dự án thông qua việc quản lý và điều hành dự án hiệu quả, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch công ty giao.

1. Công tác quản lý dự án

Quản lý và vận hành Khu Biệt Thự Nam Phú:

- Quản lý các công trình nằm trong khu mà Công ty giao;

- Đề xuất kế hoạch năm;

- Tổ chức thực hiện kế hoạch của Ban;

- Tuân thủ các nội quy, quy định của BGĐ công ty;

- Chịu trách nhiệm về kế hoạch được giao;

- Theo dõi, kiểm tra tình hình làm việc thực tế, kết quả báo cáo của nhân viên(Nếu có);

- Báo cáo kết quả hoạt động của dự án trước các phòng/ban và Ban Giám đốc Công ty;

- Tham mưu cho các phòng/ban, Ban Giám Đốc về mô hình quản lý khu dân cư, công trình tiện ích, công trình công cộng…;

- Xây dựng các qui trình, qui định và điều lệ quản lý khu dân cư để phục vụ khách hàng;

- Nghiên cứu đề xuất mô hình thu phí quản lý nhà, nền của khách hàng tại các dự án (nếu có);

- Triển khai việc thực hiện bảo dưỡng, chăm sóc cây xanh trong khu dân cư, đảm bảo mỹ quan cho khu dân cư;

- Kiểm tra kỹ thuật định kỳ các chi tiết, vận hành hồ bơi và đề xuất những sửa chữa nhỏ.

- Giám sát việc thực hiện quy trình vệ sinh của các cán bộ giám sát vệ sinh ở các đường;

- Tiếp nhận, xử lý ý kiến phản hồi từ khách hàng, chuyển các ý kiến ngoài khả năng cho cấp lãnh đạo công ty, Ban đại diện hoặc Chủ đầu tư;

- Đôn đốc, nhắc nhở cư dân thực hiện nội quy quản lý Khu Biệt thự. Nhắc nhở và hỗ trợ cư dân đăng ký tạm trú, thường trú khi vào sinh sống tại Khu Biệt thự; tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của cư dân liên quan đến công tác quản lý vận hành Khu biệt thự; hòa giải các tranh chấp giữa các hộ cư dân trong Khu Biệt thự;

- Báo cáo kết quả thực hiện công việc cho cấp trên trực tiếp hằng tuần hoặc đột xuất khi có yêu cầu từ BGĐ công ty;

- Hàng tháng Báo cáo với Ban đại diện về các trường hợp vi phạm nội quy khu dân cư (tình hình vi phạm, xử lý, kết quả như thế nào); các hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế;

- Thông báo bằng văn bản về những yêu cầu, điều lệ quản lý cho chủ nhà hoặc người thuê nhà;

- Giám sát việc thực hiện của các cán bộ trong các quy trình như: bảo vệ, vệ sinh, cây xanh, kỹ thuật…;

- Lựa chọn và đề xuất những đơn vị outsource có giá tốt, chất lượng tham mưu cho công ty trong việc ký kết hợp đồng bảo vệ, cảnh quan, vệ sinh.

- Thực hiện ngay việc ngăn ngừa nguy cơ gây thiệt hại cho các chủ nhà (khi có lốc, mưa to, cháy nổ ...);

- Định kỳ 3 tháng một lần, báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành khu dân cư cho Ban Giám đốc;

- Thông báo cho Ban đại diện và toàn bộ cư dân khi có sự thay đổi về nhân sự.

Quản lý công việc hậu mãi

- Quản lý việc, sửa chữa, xây dựng của khách hàng.

- Quản lý chăm sóc dự án.

- Quản lý chăm sóc khu nhà ở (biệt thự, đất nền).

- Quản lý nhà máy nước tại dự án, quản lý các nhà máy xử lý chất thải (Nếu có).

Công việc khác:

- Xây dựng mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương các cấp nơi có dự án của công ty.

- Phối hợp với chính quyền để đảm bảo an ninh trật tự toàn khu, cũng như chuyển những thông tin xuống cho cư dân.

- Đề xuất và triển khai thực hiện các biện pháp cải tiến hoạt động của Ban.

- Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

2. Quản lý doanh thu, chi phí.

- Thống kê doanh thu, chi phí của dự án theo kế hoạch, hợp đồng.

- Thực hiện công tác thu phí đúng tiến độ, đảm bảo doanh thu dự án.

- Thông báo thu phí, nợ phí, giám sát, báo cáo công tác thu phí, thu nợ phí.

- Tổng hợp chi phí theo kế hoạch, tháng, quý năm.

- Giám sát báo cáo chi phí của dự án.

- Cập nhật, tổng hợp doanh thu, chi phí mỗi ngày, tuần, tháng.

Nộp tiền đã thu về công ty theo đúng quy định quản lý tài chính.

3. Chăm sóc khách hàng.

- Tiếp nhận, các phản ánh, yêu cầu của khách hàng.

- Sắp xếp lịch, thời gian giải quyết những yêu cầu của khách hàng.

- Lập nhật ký ghi nhận các phản ánh, yêu cầu của khách hàng, tiến độ giải quyết, ngày hoàn tất.

- Tiếp nhận, giải quyết các thủ tục, đăng ký dịch vụ của khách hàng.

- Hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến biệt thự, tiên ích, lợi ích của khách hàng.

Job Requirement

Trình độ / Kinh nghiệm

-  Tốt nghiệp đại học – cao đẳng;

-  Ưu tiên cho người có kinh nghiệm làm việc ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương hoặc người đã làm qua công tác quản lý doanh nghiệp, công tác quản lý dịch vụ sau bán hàng, ngành kinh doanh bất động sản và có mối quan hệ tốt với địa phương, chính quyền và các đối tác bên trong NLIC và bên ngoài Cty;

-  Chứng chỉ hành nghề

-  Thông thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết);

-  Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng

Kỹ năng chuyên môn

-  Kiến thức về nguyên tắc quản lý doanh nghiệp, nhân sự, quản lý hành chính, quản lý dự án (nói chung);

-  Kiến thức chung về kinh doanh bất động sản và dịch vụ sau bán hàng, chăm sóc khách hàng;

-  Hiểu biết cơ bản luật doanh nghiệp, các chính sách, quy trình quy phạm quản lý dự án, quản lý khu dân cư/chung cư và điều lệ quản lý khu dân cư/chung cư;

-  Hiểu biết cơ bản về luật xây dựng, nhà ở, chung cư, các quy định của chính phủ và các vấn đề pháp lý liên quan đến Đầu tư –kinh doanh Bất Động Sản (BĐS), kỹ thuật xây dựng;

-  Hiểu rõ về sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp để giới thiệu, tư vấn và chăm sóc tốt cho khách hàng;

-  Kiến thức chung về dịch vụ chăm sóc khách hàng (đánh giá nhu cầu, đáp ứng chất lượng dịch vụ, đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng);

-  Phải có kỹ năng mềm (giao tiếp, ứng xử, leadership, văn hóa doanh nghiệp, .....).

Năng lực

-  Kỹ năng lãnh đạo, quản trị văn phòng, nhân lực;

-  Khả năng sáng tạo và áp dụng các kiến thức quản lý mới trong công việc thực tế;

-  Khả năng xử lý tình huống linh hoạt;

-  Khả năng đàm phán, thương lượng, thuyết phục, thuyết trình trước đám đông;

-  Kỹ năng giao tiếp tốt (biết lắng nghe, trình bày ý kiến rõ ràng, súc tích);

-  Kỹ năng hướng dẫn, giải trình tốt;

-   Kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết sắp xếp và phân bổ, điều phối nhân viên, công việc phù hợp.