Quản lý vận hành - Operations Management

Job Description

Responsible for supporting business administration activities, including optimizing work processes. Additionally, acts as a liaison between departments to maintain connectivity and support decision-making within the organization./Chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động liên quan đến quản trị kinh doanh - văn phòng, bao gồm việc tối ưu hóa quy trình công việc. Đồng thời là cầu nối giữa các phòng ban, giúp duy trì sự liên kết và hỗ trợ quá trình ra quyết định trong tổ chức.

A. Manage work processes and internal coordination/ Quản lý quy trình công việc và điều phối hoạt động nội bộ:

● Support the development, monitoring, and improvement of work processes/Hỗ trợ xây dựng, giám sát và cải tiến quy trình công việc:

- Ensure smooth and efficient workflow across departments/Đảm bảo quy trình công việc các phòng ban diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

- Propose process improvement initiatives to optimize time and resources/Đưa ra các sáng kiến cải tiến quy trình nhằm tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.

● Coordinate daily office activities/Điều phối các hoạt động hàng ngày tại văn phòng:

- Organize internal meetings and partner visits to the office/Triển khai các buổi họp nội bộ, đối tác khi đến văn phòng.

- Oversee office layout and arrangement/Tổ chức bố trí, sắp xếp văn phòng.

B. Support the implementation of activities related to the company's business and production operations/Hỗ trợ triển khai các hoạt động gắn với hoạt động kinh doanh, sản xuất của Công ty:

● Participate in the development of plans and strategies to improve product/service quality/Tham gia vào quá trình xây dựng các kế hoạch, chiến lược nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

● Monitor and report progress: Track the implementation of strategies, provide progress reports to leadership, and propose adjustments if necessary/Theo dõi và báo cáo tiến độ: Theo dõi việc thực hiện các chiến lược, báo cáo tiến độ cho các cấp lãnh đạo, đề xuất điều chỉnh nếu cần.

C. Other tasks/ Các công việc khác:

● Optimize technology and information systems: Monitor management systems and propose technological improvements/ Tối ưu hóa công nghệ và hệ thống thông tin: Giám sát hệ thống quản lý và đề xuất cải tiến công nghệ.

● Ensure compliance with regulations: Ensure business operations comply with legal requirements, industry standards, and internal company policies/ Đảm bảo tuân thủ các quy định: Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý, tiêu chuẩn ngành và quy tắc nội bộ công ty.

● Reporting: Address issues related to management activities and provide necessary recommendations./Báo cáo: các công việc phát sinh liên quan đến hoạt động quản trị và đưa ra những đề xuất cần thiết.

● Be present at the office: Represent the Board of Directors/Board of Members in dealings with partners and clients as assigned./Thường trực tại văn phòng; làm việc với đối tác và khách hàng thay BGĐ/HĐTV theo sự phân công.

● Interact and coordinate with other departments to ensure effective implementation of activities./Tương tác và phối hợp với các bộ phận/phòng ban khác để đảm bảo mọi hoạt động được triển khai hiệu quả.

Job Requirement

● Bachelor’s degree in Business Administration, Economics, Finance, Marketing, or related fields/Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Tài chính, Marketing hoặc các ngành có liên quan.

● At least 5 years of experience in management, operations, or supporting business activities in a company/Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị, điều hành hoặc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

● Strong coordination, organization, and time management skills/ Khả năng điều phối, sắp xếp và quản lý công việc/thời gian.

● Detail-oriented, meticulous, and disciplined/Cẩn thận, tỉ mỉ, có sự kỷ luật.

● Proficient in English communication/Tiếng Anh giao tiếp tốt.