Secretary to Procurement

Job Description

Mục tiêu OGSM và Kế hoạch điều hành (Operarion Plan):

- Chủ động theo dõi, giám sát, thực hiện và tổng hợp tiến độ, kết quả công việc và các vấn đề phát sinh trong việc triển khai, thực hiện mục tiêu OGSM và kế hoạch điều hành Operarion Plan (gọi tắt OP) thuộc Khối Mua hàng đảm bảo bàn giao mục tiêu theo yêu cầu.

- Chủ động nhận diện, cảnh báo và tham mưu các giải pháp xử lý, khắc phục, hạn chế tối đa các rủi ro/ vấn đề phát sinh trễ hạn/không đạt (nếu có) trong quá trình thực hiện các dự án, công việc, hành động thuộc OGSM, Operarion Plan thuộc Khối Mua hàng hoặc các dự án Công ty được triển khai đến Khối nhằm đảm bảo Cấp trên trực tiếp kịp thời ra quyết định một cách hiệu quả và đúng theo các quy định của Công ty

- Trực tiếp dẫn dắt các công việc, hành động thuộc OGSM, kế hoạch điều hành Operarion Plan và các dự án được phân công cho đến khi đạt được kết quả hoàn thành theo mục tiêu yêu cầu.

Kế hoạch ngân sách AOP:

- Tham gia xây dựng kế hoạch ngân sách định kỳ thuộc Khối Mua hàng theo kế hoạch triển khai của Công ty.

- Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng ngân sách hoạt động định kỳ của Khối so với kế hoạch ngân sách được phép sử dụng.

- Phối hợp với Trưởng đơn vị, bộ phận thuộc Khối phân tích và tham mưu các nguyên nhân gốc rễ của GAP chi phí /doanh thu thực tế so với ngân sách của Khối vào mỗi cuối tháng.

Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký:

- Tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu trình ký đến Giám đốc Khối Mua hàng / DCEO/ CEO và trình ký tiếp các cấp khác có liên quan đúng theo các quy trình, quy định Công ty, bao gồm nội dung, hình thức đảm bảo đầy đủ thông tin, đúng ủy quyền, đúng thẩm quyền, v.v..;

- Thực hiện trình ký đúng thời gian quy định, phản hồi thông tin cho các bên liên quan khi có yêu cầu từ Cấp trên về việc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ đảm bảo tính hiệu quả trong truyền đạt thông tin.

- Trả chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu đã được trình ký đến Cấp trên đảm bảo đúng thời gian quy định, đầy đủ, không thất lạc.

- Lập bảng thống kê, theo dõi tình trạng phê duyệt, xử lý chứng từ/ hồ sơ/ tài liệu, bao gồm các sự không phù hợp, thời gian xử lý chứng từ (cả online và bản cứng) đề xuất các hành động cải tiến để nâng cao hiệu quả xử lý chứng từ của Khối Mua hàng.

Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền:

- Theo dõi, kiểm soát các văn bản ủy quyền, cơ chế ủy quyền của Cấp trên trực tiếp (ủy quyền và được ủy quyền) đảm thực hiện đúng quy định, bao gồm thực hiện, hoàn thành thủ tục ủy quyền và cơ chế ủy quyền cho Cấp trên theo đúng chỉ dẫn.

Theo dõi, giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình:

- Là đầu mối trợ giúp Cấp trên triển khai thực hiện, theo dõi và giám sát tính tuân thủ các chính sách, quy định, quy trình của Công ty tại Khối Mua hàng trong việc thực thi các mục tiêu OGSM, kế hoạch công việc OP, chỉ thị và các nhiệm vụ liên quan đến Khối Mua hàng theo tiêu chuẩn ASA.

Thực hiện các báo cáo định kỳ/ đột xuất/ khác thuộc Khối Mua hàng:

- Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm soát thực hiện báo cáo công việc trên các phần mềm hệ thống, phần mềm quản lý công việc (Service Desk, Power BI,…)

- Tổng hợp ý kiến, phân tích kết quả thành tích của Khối/ kết quả kinh doanh để hỗ trợ cho các quyết định của Cấp trên trực tiếp đảm bảo hiệu quả, kịp thời và đúng quy định Công ty.

Nhận diện, theo dõi, xử lý và báo cáo các sự cố (issues), các rủi ro (risks) trong vận hành các quy định của Công ty liên quan đến con người và hệ thống tại Khối Mua hàng:

- Chủ động đề xuất giải pháp/ tham vấn giải pháp cho Cấp trên ra quyết định xử lý. Trường hợp chưa tự đề xuất được giải pháp thì trao đổi với Cấp trên gián tiếp để được hướng dẫn, định hướng đảm bảo trợ giúp cho Cấp trên trực tiếp giải quyết các phát sinh trong vận hành tại Khối.

- Theo dõi và nhắc Cấp trên trực tiếp ra chỉ đạo xử lý các sự cố (issues), các rủi ro (risks) đã được báo cáo. Chủ động tham vấn đảm bảo Cấp trên trực tiếp ra quyết định đúng theo các quy định của Công ty.

- Tổng hợp thông tin và báo cáo về tiến độ xử lý các sự cố, rủi ro tại Khối cho các công việc đang phụ trách.

Theo dõi và xử lý kịp thời công văn đi, công văn đến, thư từ, bưu phẩm liên quan đến Khối Mua hàng, bao gồm: trình xem/ trình xin ý kiến, trình ký xác nhận, lưu hồ sơ, vận chuyển đi đến đúng địa chỉ, đối tượng đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định

Văn thư, lưu trữ, kiểm soát, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ (cả file mềm và file cứng):

- Sắp xếp, phân loại, lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ lưu thuộc Khối Mua hàng theo đúng quy định liên quan, đúng tiêu chuẩn 5S.

- Phối hợp với các bộ phận chức năng liên quan như IT, QA rà soát việc thực hiện và lưu trữ online đảm bảo đầy đủ, đúng phân quyền, bảo mật thông tin..

Soạn thảo văn bản: Thư điện tử, thông báo, công văn, tờ trình, báo cáo, tài liệu nội bộ, hoặc các văn bản khác khi được yêu cầu.

Liên hệ, thay mặt đón tiếp, làm việc với khách hàng/đối tác dưới sự điều động hoặc ủy quyền của Cấp trên đảm bảo tác phong, hành xử chuyên nghiệp.

Chủ động theo dõi và tổ chức, tham gia tổ chức các sự kiện chúc mừng sinh nhật, ghi nhận/ tuyên dương tại Khối hoặc ngoài Khối khi được yêu cầu.

Thực hiện thủ tục trước, trong và sau khi đi công tác cho cấp trên đúng quy định, sắp xếp, chuẩn bị sẵn sàng, chủ động quản lý các rủi ro phát sinh của lịch công tác để tránh gây ảnh hưởng đến kế hoạch công tác.

Thực hiện và kiểm soát chấm công, tăng giờ; bảng đánh giá KPI/ đánh giá thành tích Khối Mua hàng đầy đủ, chính xác, đúng hạn.

Thực hiện đăng ký suất ăn chính xác, đúng quy định, đăng ký, nhận, cấp phát & kiểm soát sử dụng văn phòng phẩm tại văn phòng Khối Mua hàng đảm bảo đúng ngân sách, tránh lãng phí.

Đầu mối phụ trách, theo dõi, giám sát, báo cáo kết quả triển khai các Chương trình Nhân sự của Công ty mà Khối Mua hàng cần phải thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của nhóm ASA (Assistant/ Secretary/ Admin):

- Phối hợp với các đầu mối phụ trách công tác nhân sự HRBP tại các Nhà máy trong việc theo dõi, giám sát, báo cáo kết quả triển khai thực hiện các Chương trình Nhân sự của Công ty mà Khối Mua hàng cần phải thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của nhóm ASA.

Đầu mối thông tin, liên lạc, trao đổi thông tin giữa các Khối/ phòng ban với Khối Mua hàng:

- Tiếp nhận tất cả các thông tin qua email, workchat, điện thoại, thư tín,…từ các Khối/ phòng ban gửi đến Cấp trên.

- Phân loại, tổng hợp một cách có hệ thống các thông tin nhận được để báo cáo đến Cấp trên đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, rõ ràng, súc tích..

- Phản hồi cho các Khối/ phòng ban về nội dung xử lý thông tin từ Cấp trên.

- Truyền đạt các yêu cầu, quyết định của Cấp trên đến các Khối/ phòng ban liên quan.

- Kết nối với các Khối/ phòng ban để xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan theo yêu cầu của Cấp trên.

Tuân thủ các kế hoạch làm việc/ lịch làm việc từ Trưởng phòng Hành chính:

- Tham dự đầy đủ, đúng giờ các cuộc họp định kỳ và phát sinh được thông báo từ Trưởng phòng Hành chính.

- Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo nghiệp vụ ASA được tổ chức bởi Trưởng phòng Hành chính.

- Chủ động báo cáo, cung cấp các thông tin về tình hình vận hành các quy định hiện hành của Công ty diễn ra tại Khối về cho Trưởng phòng Hành chính.

- Tham mưu cho Cấp trên gián tiếp các ý tưởng, giải pháp cải tiến các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc nhóm ASA nhằm hướng đến mục tiêu tiêu chuẩn hóa các công việc, các dịch vụ của nhóm ASA, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật và có tính hệ thống.

- Chủ động sắp xếp các lịch họp/ kế hoạch hội họp định kỳ và phát sinh một cách khoa học, theo đúng thứ tự ưu tiên. Đồng thời đảm bảo các kế hoạch/ các lịch này luôn được cập nhật phù hợp, kịp thời. Sắp xếp, theo dõi và nhắc lịch làm việc của Cấp trên.

- Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu từ Cấp trên với các bên liên quan đảm bảo đúng, đủ đối tượng, tất cả các cuộc họp phải xác định trước đầu ra cuộc họp, agenda/ lịch trình cuộc họp, viết biên bản họp đảm bảo đầy đủ thông tin, rõ ràng, chính xác đảm bảo đúng theo quy định liên quan đến qui tắc quản lý cuộc họp.

- Theo dõi thực hiện các hành động đồng thuận theo biên bản họp, báo cáo kết quả thực hiện/ tiến độ thực hiện cho cấp trên định kỳ và khi được yêu cầu.