Thư ký Giám đốc Phòng khám - Hỗ trợ Vận hành

Job Description

1. Quản lý và thực hiện các công tác về hành chính quản trị, hợp đồng..

- Nắm vững và sử dụng thành thạo các biểu mẫu, văn bản, qui định, quy trình nội bộ cũng như của nhà nước, Sở Y tế ban hành để hướng dẫn thực hiện kịp thời tại bộ phận.

- Lưu giữ, bảo quản, cập nhật kịp thời, đúng và đủ các văn bản pháp quy, quy định, quy trình nội bộ và của nhà nước, Sở Y tế khoa học…cần sử dụng trong công tác điều hành hàng ngày.

- Các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Sở y tế như báo cáo lao động, Môi trường, thực hiện Tiêu chí theo quy định SYT.

- Theo dõi thời hạn và thanh toán các hợp đồng Dịch vụ thuê ngoài như: Bảo vệ; Vệ sinh; bãi giữ xe; Thu gom rác thải Y tế, xử lý môi trường- côn trùng...

- Xếp lịch, giám sát và thực hiện phân ca, chấm công làm việc trên phần mềm HR cho các bộ phận hậu cần nội bộ như: Bảo trì, Văn thư...

2. Quản lý các Facilities như: cơ sở vật chất, trang thiết bị y tế/ văn phòng, cảnh quan...

- Phối hợp bộ phận Bảo trì và bộ phận khác liên quan nhằm đảm bảo sử dụng, vận hành theo đúng quy trình nhằm kiểm soát chi phí tốt cũng như hiệu suất hoạt động, tuổi thọ.

- Phối hợp các đơn vị Nhà cung cấp, nhà thầu, chủ nhà nhằm khắc phục các sự cố hoặc phát sinh có liên quan đến các cơ sở vật chất vận hành và xử lý như thấm tường, máy lạnh...

3. Quản lý Kho và tập hợp đơn hàng:

- Tổng hợp các đơn hàng vật tư tiêu hoa, vật tư của Phòng khám từ bộ phận Điều dưỡng,Chăm sóc khách hàng, hành chính văn phòng để trình ký/ gửi đơn hàng cho phòng Cung ứng và Mua hàng đúng qui định.

- Tổng hợp báo cáo hàng tồn kho/xuất/nhập.

- Cập nhật và báo cáo tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng mỗi đầu tuần, không để hàng bị thiếu, hụt do không theo dõi thông tin từ các bộ phận cung cấp liên quan.

- Báo cáo mỗi đầu tuần các số liệu tồn kho/xuất/nhập.

4. Thư kí Giám đốc Phòng khám:

- Tổ chức/ mời họp và lập biên bản họp.

- Theo dõi/ nhắc lịch các công việc của Giám Đốc Phòng khám.

- Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.

- Chuẩn bị các hồ sơ để hỗ trợ tiếp các cơ quan ban ngành, Sở Y tế khi kiểm tra, thanh tra và thẩm định các danh mục...

5. Tương tác với khách hàng:

- Đối với khách hàng/ đối tác/ Sở ban nghành liên quan: thể hiện sự tôn trọng, giao tiếp lịch sự, ân cần, sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết tận tình các yêu cầu của khách hàng.

- Đối với đồng nghiệp: ân cần, lịch sự, hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ khi cần.

6. Khác:

- Phối hợp phòng Nhân sự tổ chức các hoạt động sự kiện tại Phòng khám các ngày lễ trong năm như: 8-3, 12-5 (Ngày Quốc tế Điều dưỡng), 27-02 (Ngày thầy thuốc Việt Nam), 20-10....

Job Requirement

- Ưu tiên Nữ. Tác phong nhanh nhẹn.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học trở lên. 

- Ít nhất 3 - 4 năm kinh  nghiệm những công việc yêu cầu trên. Kinh nghiệm công tác giám sát, quản lý các facilities và quản trị hành chính. Ưu tiên có kinh nghiệm công việc hỗ trợ vân hành trong mô hình Bệnh viện/ Phòng khám hoặc Quản lý tòa nhà.

- Kỹ năng tin học văn phòng và kỹ năng tiếng Anh cơ bản. 

- Kỹ năng soạn thảo văn bản, công văn. Lưu trữ. theo dõi khoa học các hợp đồng dịch vụ, hồ sơ pháp lý Y tế.

- Có kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp, điều phối và giải quyết công việc hiệu quả.

- Kỹ năng giao tiếp tốt, có tinh thần hỗ trợ đồng nghiệp. 

- Chi tiết, CẨN THẬN và quan sát tốt.