Chuyên viên Hỗ trợ Kinh doanh (Sales Admin)

Mục tiêu công việc: 

Đảm bảo hoạt động hỗ trợ kinh doanh và điều phối Đại lý tại dự án được triển khai nhanh chóng, chính xác và hiệu quả; cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu và nguồn lực cần thiết, góp phần giúp các Đại lý hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh.

Các nhiệm vụ chính:

1. Hỗ trợ hoạt động bán hàng của Đại lý

• Hỗ trợ Đại lý trong quá trình bán hàng: điều phối quỹ căn, cung cấp sales kit, tài liệu và chính sách bán hàng.
• Hỗ trợ Đại lý gặp gỡ, tiếp xúc khách hàng khi cần xác nhận thông tin từ Chủ đầu tư về sản phẩm, chính sách bán hàng.
• Giải đáp thắc mắc của khách hàng trong phạm vi được phân quyền hoặc chuyển thông tin đến bộ phận chuyên trách.

2. Theo dõi và tổng hợp kết quả kinh doanh

• Theo dõi kết quả kinh doanh của các Đại lý, tổng hợp và báo cáo cấp quản lý hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
• Theo dõi tình hình trực bán hàng của các Đại lý tại dự án và báo cáo cấp quản lý.
• Tổng hợp dữ liệu, thông tin thị trường và thực hiện khảo sát, đánh giá thị trường theo yêu cầu.

3. Điều phối và kết nối các bên

• Điều phối, kết nối các bộ phận liên quan để hỗ trợ Đại lý đạt chỉ tiêu kinh doanh được giao.
• Là đầu mối đại diện cấp quản lý Phòng Kinh doanh trong việc điều phối và xử lý các vấn đề hỗ trợ bán hàng của các nhóm Đại lý tại dự án.
• Phối hợp điều phối, phân xử các trường hợp mâu thuẫn giữa các Đại lý.

4. Kiểm soát hoạt động của Đại lý

• Giám sát việc tuân thủ quy định, quy trình, nội quy và tiêu chuẩn làm việc của Đại lý.
• Theo dõi tiến độ triển khai, đôn đốc các bên thực hiện chỉ đạo của cấp quản lý và tổng hợp kết quả đánh giá cuối kỳ hoặc theo yêu cầu.

5. Truyền đạt và kiểm soát thông tin

• Truyền đạt chính xác thông tin và chỉ đạo của cấp quản lý Phòng đến các cá nhân/bộ phận liên quan.
• Theo dõi, đôn đốc và giám sát việc thực hiện, kịp thời báo cáo tiến độ, kết quả và các vấn đề phát sinh.

6. Hành chính và hỗ trợ vận hành Phòng Kinh doanh

• Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp của Phòng Kinh doanh.
• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp quản lý Phòng/Khối Kinh doanh.

7. Quản lý Hợp đồng và hồ sơ hợp tác Đại lý

• Phối hợp thực hiện công tác soạn thảo, trình phê duyệt và hoàn thiện thủ tục ký kết Hợp đồng/Phụ lục với các Đại lý theo mẫu và quy trình được phê duyệt.
• Theo dõi tình trạng hiệu lực, thời hạn và việc thực hiện Hợp đồng với Đại lý phân phối.
• Phối hợp cấp/thu hồi tài khoản hệ thống bán hàng (Landsoft/CRM/App hoặc hệ thống tương đương) cho Đại lý theo đề xuất được phê duyệt; theo dõi tình trạng ký quỹ của Đại lý (nếu có).
• Quản lý, lưu trữ đầy đủ Hợp đồng, Phụ lục và hồ sơ pháp lý của Đại lý; thực hiện thủ tục thanh lý/chấm dứt hợp tác đối với các Đại lý không còn phân phối.

8. Đối soát và theo dõi thanh toán phí Đại lý

• Tổng hợp dữ liệu giao dịch đủ điều kiện tính phí; thực hiện tính phí, đối chiếu và xác nhận số liệu phí môi giới/phí dịch vụ với Đại lý và các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ Đại lý hoàn thiện hồ sơ thanh - quyết toán hoa hồng, phí môi giới theo quy định.
• Theo dõi xuyên suốt tiến độ hồ sơ từ đối soát, trình phê duyệt đến thanh toán; chủ động cảnh báo các trường hợp thiếu hồ sơ, sai lệch hoặc có nguy cơ chậm thanh toán.
• Lập báo cáo và theo dõi tình trạng thanh toán phí Đại lý theo tuần/tháng hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý.

9. Quản lý danh sách, thông tin và tài khoản Đại lý

• Theo dõi, cập nhật danh sách Đại lý tham gia, tạm dừng hoặc chấm dứt phân phối theo từng dự án; quản lý thông tin pháp lý và đầu mối liên hệ.
• Cung cấp, khóa hoặc thu hồi các tài khoản liên quan khi Đại lý tham gia/dừng phân phối theo đúng quy trình và phê duyệt.
• Đảm bảo dữ liệu Đại lý được cập nhật đầy đủ, chính xác, bảo mật và thống nhất trên các hệ thống quản lý.

10. Hành chính phục vụ hoạt động Đại lý và Phòng Kinh doanh

• Thực hiện các công việc hành chính của Phòng như đặt văn phòng phẩm, đặt lịch/phòng họp, hoa/quà tặng Đại lý, phương tiện di chuyển và các nhu cầu hậu cần theo quy định.
• Phối hợp đăng ký xe, cano, voucher hoặc các dịch vụ phục vụ khách hàng/Đại lý trong các chương trình site tour, sự kiện và hoạt động bán hàng khi có phê duyệt.

1. Học vấn, trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học, ưu tiên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Kinh tế, Bất động sản hoặc các ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm làm việc (số năm kinh nghiệm, lĩnh vực) Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực Bất động sản, Sales Admin hoặc Hỗ trợ Kinh doanh.

3. Kiến thức, Kỹ năng, thái độ/tố chất

Tố chất cần thiết cho công việc:

Nhanh nhẹn, chủ động, cẩn thận, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao.

Khả năng chịu áp lực, phối hợp nhiều bên và xử lý công việc nhanh, chính xác.

Kiến thức chuyên môn:

Am hiểu cơ bản về thị trường BĐS, sản phẩm và hoạt động phân phối.

Nắm được quy trình bán hàng, chính sách và các nghiệp vụ hỗ trợ kinh doanh.

Kỹ năng thiết yếu cho công việc:

Kỹ năng tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo.

Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống.

Kỹ năng soạn thảo, trình bày văn bản và quản lý hồ sơ.

Ngoại ngữ: Tiếng Anh cơ bản, ưu tiên khả năng đọc hiểu tài liệu.

Tin học:Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Excel.

Ưu tiên sử dụng CRM hoặc hệ thống quản lý bán hàng.

Kỹ năng khác: Khả năng điều phối công việc, quản lý nhiều đầu việc và làm việc dưới áp lực cao..

4. Tiêu chuẩn khác: Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp; sẵn sàng làm việc tại dự án và trong các giai đoạn cao điểm mở bán.