Commercial Staff – Nhân Viên Thương Mại

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Chịu trách nhiệm triển khai các nghiệp vụ thương mại liên quan đến quản lý hồ sơ hợp đồng, chứng từ thương mại và công tác đấu thầu trong các dự án cung cấp thiết bị, vật tư và dịch vụ kỹ thuật công nghiệp của Công ty.
• Đảm bảo hồ sơ thầu được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn; các thủ tục thương mại, chứng từ và hoạt động giao nhận hàng hóa được phối hợp triển khai hiệu quả, đáp ứng yêu cầu hợp đồng và tiến độ dự án.
• Vị trí yêu cầu nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, kinh nghiệm thực tế về đấu thầu và quản lý thương mại, có khả năng làm việc độc lập, chủ động phối hợp với các phòng ban, khách hàng và nhà cung cấp.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TRÁCH NHIỆM

Quản lý hợp đồng và các thủ tục thương mại

Phối hợp rà soát, hoàn thiện và quản lý hợp đồng, đơn đặt hàng (PO) và các tài liệu thương mại liên quan.

• Theo dõi các điều khoản và nghĩa vụ thương mại trong hợp đồng để đảm bảo yêu cầu của hợp đồng và tiến độ công việc; chủ động cảnh báo các mốc thời gian quan trọng và báo cáo các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng.
• Theo dõi và phối hợp thực hiện các thủ tục bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và các loại bảo lãnh khác theo yêu cầu hợp đồng.
• Theo dõi việc hoàn thiện các chứng từ giao hàng, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu,… để tổng hợp và quản lý các hồ sơ liên quan đến công tác đề nghị thanh toán.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc chuẩn bị, phát hành và quản lý các tài liệu thương mại theo quy định của Công ty.
• Phối hợp với bộ phận Mua hàng, nhà cung cấp, khách hàng và các đơn vị vận chuyển để tổ chức giao nhận hàng hóa đúng tiến độ. Liên hệ, làm việc với các đơn vị vận tải, forwarder để sắp xếp phương án vận chuyển phù hợp.
• Phối hợp xử lý các phát sinh liên quan đến hợp đồng, chứng từ và điều kiện thương mại trong quá trình thực hiện công việc.

Lập và quản lý hồ sơ dự thầu

• Tiếp nhận, nghiên cứu và phân tích hồ sơ mời thầu (HSMT), yêu cầu chào thầu và các tài liệu liên quan từ khách hàng.
• Lập checklist và kế hoạch chuẩn bị hồ sơ thương mại, xác định danh mục tài liệu cần cung cấp và thời hạn hoàn thành.
• Chuẩn bị, kiểm tra hồ sơ thương mại và phối hợp với phòng kỹ thuật để hoàn thiện hồ sơ dự thầu.
• Thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống đấu thầu điện tử theo yêu cầu của từng gói thầu. Theo dõi kết quả đấu thầu, tổng hợp thông tin và báo cáo tình hình tham gia thầu.

Quản lý dữ liệu và báo cáo

• Quản lý, cập nhật và lưu trữ dữ liệu hồ sơ thầu, hợp đồng, PO, chứng từ thương mại và chứng từ liên quan. Lập báo cáo định kỳ về tình trạng thực hiện hợp đồng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng/Ban Giám đốc.

YÊU CẦU ỨNG VIÊN

Yêu cầu bắt buộc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kinh tế, Thương mại, Ngoại thương, Logistics, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Commercial, Tender, quản lý hợp đồng hoặc quản lý thương mại dự án.
• Có kinh nghiệm thực tế và trực tiếp thực hiện hồ sơ dự thầu.
• Có khả năng theo dõi, quản lý hợp đồng, PO, bảo lãnh và các chứng từ thương mại.
• Có khả năng phối hợp với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, khách hàng và các phòng ban nội bộ.

Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel và Word.

• Có khả năng làm việc độc lập, quản lý nhiều đầu việc đồng thời, chủ động theo dõi tiến độ và xử lý vấn đề.
• Cẩn thận, có tư duy tổ chức, kỹ năng giao tiếp và tinh thần trách nhiệm cao.
• Tiếng Anh giao tiếp thành thạo, đọc hiểu tài liệu thương mại.

Năng lực ưu tiên

• Có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp cung cấp thiết bị, dịch vụ trong công nghiệp/Oil & Gas.
• Đã trực tiếp tham gia cả đấu thầu công và đấu thầu/chào thầu tư nhân.
• Có kinh nghiệm điều phối vận chuyển, làm việc với forwarder hoặc có kiến thức về chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan.

CHẾ ĐỘ VÀ QUYỀN LỢI

• Thu nhập: 13–15 triệu VNĐ/tháng, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Thưởng theo chính sách và KPIs.
• Tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định pháp luật.
• Có cơ hội tham gia các dự án lớn trong công nghiệp/Oil & Gas.
• Có cơ hội phát triển chuyên môn về đấu thầu, quản lý thương mại dự án, hợp đồng và dự án.
• Các chế độ phúc lợi khác theo chính sách công ty.