KẾ TOÁN KHO - KIỂM SOÁT VẬT TƯ SẢN XUẤT BÊ TÔNG

Đảm bảo số liệu vật tư, sản lượng và tồn kho tại từng trạm chính xác, đầy đủ, có thể đối chiếu với chứng từ thực tế và dữ liệu hệ thống; kịp thời phát hiện sai lệch, tồn âm, hao hụt và tiêu hao bất thường; cung cấp dữ liệu đầu vào đáng tin cậy cho kế toán tổng hợp tính giá thành và lập báo cáo quản trị.

 Mô tả công việc

Kiểm tra nhập – xuất – tồn vật tư

·         Kiểm tra chứng từ nhập vật tư (đơn mua, phiếu cân, giao nhận, hóa đơn, nghiệm thu); đối chiếu nhà cung cấp, chủng loại, mã vật tư, số lượng, đơn giá và trạm nhận hàng trước khi ghi nhận trên FAST.

·         Đối chiếu phiếu xuất kho với dữ liệu trộn thực tế theo ngày, ca, trạm, mác bê tông; kiểm tra việc sử dụng đúng mã vật tư, đúng kho và đúng kỳ.

·         Rà soát nhập một mã – xuất mã khác, mã trùng, xuất âm kho, xuất khi chưa có nhập, tồn kho bất thường; lập danh sách sai lệch và theo dõi xử lý đến khi hoàn tất.

·         Theo dõi vật tư chính (xi măng, cát, đá, tro bay, phụ gia), nhiên liệu, phụ tùng và công cụ dụng cụ theo từng trạm/kho.

3.2. Đối chiếu sản lượng và kiểm soát tiêu hao

·         Đối chiếu dữ liệu trạm cân, phần mềm trộn và FAST: khối lượng nhập, sản lượng trộn, xuất bán, hàng trả lại và sản lượng ghi nhận trên sổ sách.

·         So sánh định mức cấp phối đã được phê duyệt với lượng tiêu hao thực tế theo mác bê tông, trạm, ca và kỳ; nhận diện chênh lệch do độ ẩm, thay đổi cấp phối, hao hụt hoặc ghi nhận sai.

·         Lập bảng cảnh báo vật tư tiêu hao vượt định mức, tỷ lệ hao hụt bất thường và sai lệch sản lượng; yêu cầu bộ phận liên quan giải trình, trình cấp có thẩm quyền xử lý.

·         Không tự ý sửa định mức, mã vật tư hoặc số liệu gốc; mọi điều chỉnh phải có căn cứ, phê duyệt và lưu vết.

 Kiểm kê và đối chiếu số dư

·         Phối hợp kiểm kê silo, bãi cát đá, bồn phụ gia/nhiên liệu, phụ tùng và công cụ dụng cụ theo định kỳ hoặc đột xuất; lập biên bản và phân tích nguyên nhân chênh lệch.

·         Đối chiếu tồn thực tế với sổ kho, FAST và báo cáo trạm; lập bảng theo dõi chênh lệch, xác định trách nhiệm và đề xuất xử lý.

·         Đối chiếu chi tiết tài khoản 152, 153 và dữ liệu nhập – xuất liên quan đến 154, 155 với kế toán tổng hợp; xác nhận số liệu kho trước khi khóa sổ.

·         Đối chiếu sản lượng bê tông thành phẩm từ phần mềm trộn, phiếu xuất trạm, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu và dữ liệu FAST theo từng trạm, ngày, mã mác, đơn hàng và công trình.

·         Kiểm tra nhập – xuất – tồn thành phẩm (TK 155), bao gồm bê tông thương phẩm và cấu kiện bê tông; nhận diện sai mã thành phẩm, thiếu phiếu nhập/xuất, tồn âm, xuất sai kỳ và chênh lệch giữa sản lượng sản xuất – xuất giao – ghi sổ.

·         Phối hợp kế toán bán hàng đối chiếu sản lượng đã giao, khách hàng xác nhận/nghiệm thu, sản lượng đã lập hóa đơn và chưa lập hóa đơn; lập danh sách chênh lệch để xử lý, không tự xác định doanh thu.

·         Kiểm tra thành phẩm bị trả lại, hủy bỏ, hao hụt hoặc sản phẩm không đạt chất lượng trên cơ sở chứng từ xác nhận; theo dõi việc xử lý và đối chiếu số liệu kho.

·         Định kỳ đối chiếu chi tiết TK 155 theo trạm, mã mác và loại thành phẩm với kế toán tổng hợp; xác nhận sản lượng và tồn thành phẩm làm cơ sở tính giá thành, giá vốn và khóa sổ.

Đối chiếu và kiểm soát kho thành phẩm

Phối hợp giá thành với kế toán tổng hợp

·         Tổng hợp và xác nhận lượng vật tư xuất dùng, sản lượng sản xuất, tồn kho, chênh lệch định mức theo trạm và mác bê tông để bàn giao kế toán tổng hợp.

·         Kiểm tra tính đầy đủ, đúng kỳ của dữ liệu nguyên vật liệu đầu vào; phối hợp giải trình biến động chi phí nguyên vật liệu/m³, sai lệch giá xuất kho và sản lượng.

·         Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành và kết chuyển 154–155–632; kế toán kho không chịu trách nhiệm độc lập tính toàn bộ giá thành.

Báo cáo, chứng từ và cải tiến hệ thống

·         Hằng ngày: báo cáo nhập – xuất – tồn, tồn âm, sai mã, sai lệch cân/trộn/FAST và các trường hợp cần xử lý ngay.

·         Hằng tuần/tháng: báo cáo tiêu hao theo mác/trạm, chênh lệch định mức, hao hụt, kết quả kiểm kê và danh sách vấn đề chưa xử lý.

·         Lưu trữ đầy đủ chứng từ, biên bản đối chiếu, phê duyệt điều chỉnh; phối hợp kiểm toán, kiểm tra thuế và hoàn thiện quy trình kiểm soát kho.

·         Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Kế toán trưởng phù hợp chức năng.

·         Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tài chính; ưu tiên kinh nghiệm tại doanh nghiệp sản xuất bê tông, vật liệu xây dựng hoặc nhiều kho/trạm.

·         Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm kế toán kho/vật tư sản xuất; hiểu nguyên tắc kế toán hàng tồn kho và quy trình kiểm kê.

·         Sử dụng tốt FAST, Excel (PivotTable, SUMIFS, XLOOKUP/VLOOKUP); có khả năng đối chiếu dữ liệu lớn từ nhiều hệ thống.

·         Cẩn trọng, độc lập, chủ động phát hiện vấn đề