Nhân Viên Admin Dự Án

1. Mục tiêu công việc

Hỗ trợ bộ phận Kinh doanh Dự án trong việc lập báo giá, xử lý đơn hàng, quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ cung cấp hàng hóa; phối hợp với các bộ phận liên quan để phục vụ khách hàng đúng cam kết.

2. Nhiệm vụ chính

Hỗ trợ báo giá và hồ sơ dự án

• Tiếp nhận yêu cầu từ nhân viên Sale Dự án; tổng hợp thông tin khách hàng, công trình, danh mục sản phẩm và số lượng.
• Lập, cập nhật và gửi báo giá theo thông tin, chính sách giá đã được phê duyệt.
• Phối hợp chuẩn bị catalogue, thông số kỹ thuật, hồ sơ sản phẩm và các tài liệu phục vụ chào hàng, trình mẫu.
• Soạn thảo hợp đồng, phụ lục và các biểu mẫu liên quan theo mẫu của công ty; trình kiểm tra, phê duyệt trước khi phát hành.
• Theo dõi các phiên bản báo giá, điều chỉnh hợp đồng và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Xử lý đơn hàng và theo dõi giao hàng

• Tiếp nhận, kiểm tra thông tin đơn hàng: mã hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện thanh toán, địa điểm và thời gian giao hàng.
• Nhập đơn hàng lên hệ thống theo quy trình công ty.
• Phối hợp với bộ phận Kho, Mua hàng và Giao nhận để kiểm tra tồn kho, lịch hàng về và sắp xếp giao hàng theo tiến độ công trình.
• Theo dõi hàng đã giao, hàng còn thiếu, hàng giao nhiều đợt và các trường hợp đổi trả.
• Cập nhật kịp thời cho Sale phụ trách khi phát sinh thiếu hàng, thay đổi lịch giao hoặc sai lệch đơn hàng.

Theo dõi chứng từ và thanh toán

• Phối hợp với Kế toán kiểm tra thông tin xuất hóa đơn và hoàn thiện chứng từ bán hàng.
• Tổng hợp hồ sơ thanh toán, biên bản giao nhận, đối chiếu và các chứng từ theo yêu cầu hợp đồng.
• Theo dõi thời hạn thanh toán, cập nhật tình hình công nợ và nhắc Sale phụ trách phối hợp thu hồi.
• Báo cáo các khoản quá hạn hoặc hồ sơ còn thiếu cho quản lý trực tiếp.

Quản lý dữ liệu và hỗ trợ khách hàng

• Cập nhật thông tin khách hàng, dự án, báo giá, đơn hàng và tiến độ xử lý trên hệ thống được công ty sử dụng.
• Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo từng khách hàng và công trình, bảo đảm dễ tra cứu và bảo mật.
• Tiếp nhận yêu cầu liên quan đến đơn hàng, chứng từ, giao nhận và bảo hành; chuyển đến bộ phận phụ trách và theo dõi phản hồi.
• Tổng hợp báo cáo doanh số, đơn hàng, giao hàng, công nợ và các công việc còn tồn theo yêu cầu của quản lý.
• Thực hiện các công việc hành chính hỗ trợ bộ phận Kinh doanh Dự án theo phân công.

Trình độ chuyên môn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Kinh tế hoặc ngành liên quan.
• Ưu tiên có kinh nghiệm Sales Admin, hỗ trợ kinh doanh hoặc xử lý đơn hàng; từng làm trong ngành thiết bị vệ sinh, vật liệu xây dựng hoặc kinh doanh dự án là lợi thế.
• Sử dụng tốt Excel, Word; có khả năng lập bảng theo dõi, tổng hợp và kiểm tra dữ liệu.
• Cẩn thận, có trách nhiệm; kiểm tra chính xác mã hàng, số lượng, giá bán và chứng từ.
• Giao tiếp rõ ràng, phối hợp tốt với Sales, Kế toán, Kho và các bộ phận liên quan.
• Biết sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi nhiều đơn hàng và chủ động nhắc việc.
• Bảo mật thông tin khách hàng, giá bán, hợp đồng và dữ liệu kinh doanh.

4. Phạm vi quyền hạn

• Đề nghị các bộ phận liên quan cung cấp thông tin, chứng từ cần thiết để xử lý công việc.
• Báo cáo và đề xuất hướng xử lý khi phát hiện sai lệch hoặc nguy cơ chậm tiến độ.
• Việc điều chỉnh giá bán, chiết khấu, điều kiện thanh toán và cam kết với khách hàng phải được người có thẩm quyền phê duyệt.

5. Tiêu chí đánh giá công việc

• Báo giá, đơn hàng và hồ sơ được xử lý đúng thời hạn, chính xác.
• Tiến độ giao hàng và các phát sinh được cập nhật đầy đủ, kịp thời.
• Hồ sơ thanh toán, chứng từ và dữ liệu dự án được quản lý có hệ thống.
• Công nợ đến hạn được theo dõi và thông báo đúng thời điểm.
• Phối hợp hiệu quả với các bộ phận; chủ động theo dõi công việc đến khi hoàn tất.

Quyền lợi:

Mức lương: 11.000.000 – 15.000.000 (thỏa thuận theo năng lực)