综合行政专员/ Nhân Viên Hành Chính

岗位目标

负责公司日常行政及运营支持工作的全面管理，确保各项行政流程高效、专业并符合规范执行。同时，致力于营造稳定的工作环境，提供完善的后勤保障，以提升整体运营效率及员工的工作体验。

核心岗位职责

1. 运营工作（35%）

• 执行各类固定及临时发生的行政费用支付工作；

• 跟踪办公设备运行状况，必要时联系维修处理；

• 管理并跟进各类服务合同，按规定进行续签或合同终止处理；

• 管理、分类并归档部门行政文件资料；

• 跟踪并管理文件及快递的收发流程；

• 负责管理层或员工出差的预约安排及车辆调度；

• 管理办公室消防安全系统；

• 负责会议室准备、饮用水安排，并协助接待来访客户。

2. 物资及办公设备管理（35%）

• 跟踪物资的出入库情况，并根据公司使用需求进行物资、办公用品及工具器具的采购；

• 根据实际需求向各部门发放物资及工具器具；

• 监督并确保办公环境的清洁卫生及工作环境条件；

• 完成 HRM（人力资源经理）交办的其他行政相关工作。

3. 企业内部文化建设（20%）

• 协同组织公司内部活动，如宣传活动、生日会、团队建设及旅游等；

• 跟踪、检查并协助处理与公司企业文化建设标准相关的各类问题。

4. 人力资源支持工作（10%）

• 负责新员工入职培训；

• 配合招聘团队发布招聘信息，并安排面试区域；

• 协助管理员工劳动合同及人事档案；

• 协助处理与社会保险、考勤及薪资相关的工作。

薪资福利

1000 万-1500 万越南盾（根据能力面议）

上班时间

周一至周五: 9:00 上午至 6:00 下午

周六: 9:00 上午至 12:00 中午(居家办公)

----------------------------------------------------------------------------------------------

Mục tiêu công việc

Phụ trách toàn diện công tác hành chính và hỗ trợ vận hành hằng ngày của công ty, đảm bảo các quy trình hành chính được triển khai hiệu quả, chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn. Đồng thời xây dựng môi trường làm việc ổn định, đầy đủ hậu cần nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm làm việc cho nhân viên.

Mô tả công việc

1. Công tác vận hành (35%)

• Thực hiện thanh toán các chi phí hành chính cố định và phát sinh;

• Theo dõi tình trạng hoạt động của trang thiết bị văn phòng, liên hệ sửa chữa khi cần thiết;

• Quản lý, theo dõi các hợp đồng dịch vụ; thực hiện tái ký hoặc thanh lý hợp đồng theo quy định;

• Quản lý, phân loại và lưu trữ hồ sơ hành chính của bộ phận;

• Theo dõi và quản lý việc giao nhận chứng từ, bưu phẩm;

• Đặt lịch hẹn, sắp xếp xe cho cấp quản lý hoặc nhân viên đi công tác;

• Quản lý hệ thống PCCC tại văn phòng;

• Chuẩn bị phòng họp, nước uống và hỗ trợ đón tiếp khách đến làm việc tại công ty.

2. Quản lý vật tư & trang thiết bị (35%)

• Theo dõi xuất – nhập kho vật tư, thực hiện mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ; theo nhu cầu sử dụng của công ty;

• Cấp phát vật tư, công cụ dụng cụ cho các bộ phận theo nhu cầu thực tế; • Giám sát và đảm bảo điều kiện vệ sinh, môi trường làm việc tại văn phòng;

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của HRM.

3. Văn hóa nội bộ (20%)

• Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ như truyền thông, sinh nhật, team building, du lịch,…;

• Theo dõi, kiểm tra và hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến tiêu chí xây dựng văn hóa doanh nghiệp của công ty.

4. Hỗ trợ công tác nhân sự (10%)

• Thực hiện đào tạo hội nhập cho nhân viên mới;

• Phối hợp với team Tuyển dụng đăng tin tuyển dụng, sắp xếp khu vực phỏng vấn;

• Hỗ trợ quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự;

• Hỗ trợ xử lý các công việc liên quan đến BHXH, chấm công và tiền lương.

Mức lương Từ 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực)

任职要求

1. 工作中需使用中文（听、说、读、写），为必备要求；HSK4及以上水平;

2. 能够在文件及合同中使用规范、标准的书写与拼写；

3. 至少具备1年行政相关工作经验；

4. 具备良好的应变能力及问题解决能力；

5. 熟练掌握组织、管理、监督、检查、指导及参谋等综合能力；

6. 具备专业的职业素养，性格开朗、随和、灵活；具备良好的沟通与说服能力；热爱人力资源工作；

7. 具有积极正向的能量及高度责任感。

----------------------------------------------------------------------------------------------

Yêu cầu công việc

1. Sử dụng tiếng Trung trong công việc (nghe, nói, đọc, viết) là yêu cầu bắt buộc; trình độ từ HSK4 trở lên;

2. Sử dụng chính tả chuẩn trong văn bản và hợp đồng;

3. Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong công tác Hành chính;

4. Có kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề tốt;

5. Thành thạo các kỹ năng tổ chức, quản lý, giám sát, kiểm tra, hướng dẫn và tham mưu;

6. Tác phong chuyên nghiệp, vui vẻ, hòa đồng, linh hoạt; giao tiếp và thuyết phục tốt; yêu thích công việc Nhân sự;

7. Là người có nguồn năng lượng tích cực và tinh thần trách nhiệm cao.